Có một số lý do một nhân viên có thể cần bằng chứng cô ấy làm việc cho bạn. Thông thường, đó là bởi vì ai đó - ví dụ như chủ nhà - muốn xác nhận rằng nhân viên của bạn có việc làm và thu nhập ổn định. Nhân viên nước ngoài có thể cần thư xác minh để có được thị thực. Viết thư không phức tạp, miễn là bạn cẩn thận không đưa ra bất kỳ thông tin bí mật nào.
Mẫu và Biểu mẫu
Kiểm tra xem bộ phận nhân sự của bạn có mẫu chuẩn cho các thư xác minh hay không. Đó là một thực tế phổ biến, đặc biệt là tại các công ty lớn hơn. Mẫu này giúp người viết hoàn thành nhanh hơn và HR không phải lo lắng về việc bức thư nói điều gì đó sai. Nếu bức thư là để đủ điều kiện cho nhân viên cho một số loại lợi ích của chính phủ, cơ quan liên quan có thể có một hình thức tiêu chuẩn. Tùy thuộc vào nhân viên mang mẫu đơn vào, sau đó bạn điền vào.
Giữ nó trang trọng
Một lá thư xác minh không thân thiện và nó không phải là văn bản sáng tạo. Đó là kinh doanh thuần túy, vì vậy hãy gửi nó trên tiêu đề thư của công ty bạn, được viết theo định dạng kinh doanh tiêu chuẩn. Ký tên như bất kỳ thư kinh doanh khác. Dòng tiêu đề - "Xác minh việc làm cho Jane Doe" - cho phép người nhận biết chủ đề. Văn bản là nơi bạn nói với người nhận rằng Jane Doe thực sự làm việc cho bạn, và mức lương của cô ấy là gì, nếu cần thiết. Khi viết thư cho người nhập cư, bạn cũng có thể cần bao gồm các chi tiết về thời gian cô ấy làm việc cho bạn và nhiệm vụ công việc của cô ấy là bao lâu.
Theo quy định
Kiểm tra với bộ phận nhân sự của bạn không chỉ về các mẫu có sẵn mà bất kỳ quy trình nào nó yêu cầu bạn phải tuân theo. Đó có thể là một quy tắc của công ty, ví dụ, trước khi bạn gửi thông tin cho nhân viên, nhân viên phải ủy quyền bằng văn bản. Giới hạn thư với các sự kiện trần trụi mà bạn đã yêu cầu: Nếu thư không yêu cầu thông tin về lương, đừng cung cấp bất kỳ. Tránh những bình luận trái chiều về tính cách hoặc hiệu suất của nhân viên có thể quay lại cắn bạn.
Những điều cần xem
Thư xác minh nghe có vẻ thường xuyên, nhưng quyết định quan trọng - nhân viên của bạn có nhận được căn hộ hoặc hợp đồng bảo hiểm không? - có thể xoay quanh chúng. Đừng chỉ đưa ra câu trả lời: Nhận thông tin về ngày làm việc hoặc tiền lương từ hồ sơ công ty của bạn trước khi đưa chúng ra giấy. (Đọc lại thư trước khi bạn gửi nó hoặc nhân sự làm như vậy. Sai lầm 50.000 đô la khi mức lương của nhân viên của bạn là 60.000 đô la có thể ảnh hưởng đến việc cô ấy có nhận được căn hộ hay không.
