Nộp hồ sơ là một hệ thống lâu đời giúp tìm tài liệu dễ dàng hơn. Những tài liệu này có thể bao gồm thư, ghi nhớ, hồ sơ tài chính, báo cáo và các hình thức tương ứng khác. Để đạt được một hệ thống nộp đơn mạch lạc và hiệu quả, bạn phải sử dụng các quy trình thích hợp. Ngay cả trong thời đại điện tử ngày nay, các doanh nghiệp và văn phòng tại nhà vẫn cần duy trì các tập tin giấy.
Thể loại
Nhóm các tệp của bạn thành các loại. Danh mục chính sẽ là tiêu đề chính, đại diện cho tất cả các tệp khác sẽ được đặt bên dưới (danh mục phụ). Tùy thuộc vào phạm vi của danh mục, nó có thể bao gồm toàn bộ ngăn kéo tủ hồ sơ. Ví dụ:
Thể loại: Người đăng ký bảng lương 2014 Thể loại: Đăng ký bảng lương Tháng 1 năm 2014 Đăng ký bảng lương Tháng 2 năm 2014 Đăng ký bảng lương Tháng 3 năm 2014
Tiếp tục các danh mục con của bạn cho đến cuối năm. Nếu danh mục của bạn sẽ lấp đầy toàn bộ ngăn kéo, hãy tạo nhãn và đặt nó ở bên ngoài ngăn kéo; gắn nhãn các thư mục thể loại con của bạn và đặt chúng bên trong ngăn kéo. Sử dụng các thư mục treo cho các danh mục của bạn khi bạn có một số danh mục cho một ngăn kéo và đặt các thư mục tệp danh mục con được gắn nhãn bên trong chúng.
Quy tắc nộp hồ sơ
Hai quy tắc nộp đơn cơ bản là theo thứ tự chữ cái và ngày. Khi thực hiện nộp bảng chữ cái, tập tin theo chữ cái của bảng chữ cái. Để nộp ngày, hãy nộp các tệp gần đây nhất của bạn lên trên. Có một số quy tắc áp dụng để nộp đơn theo bảng chữ cái.
Khi nộp theo tên, nộp bằng chữ cái đầu tiên (ví dụ: Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Khi tên đầu tiên giống hệt nhau, hãy gửi bằng chữ cái thứ hai (tức là Ace, Adele, Angie, tháng 8).
Gửi theo họ (ví dụ: Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Gửi theo tên ban đầu khi họ giống hệt nhau (ví dụ: Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Sử dụng chữ cái tiền tố đầu tiên khi họ chứa tiền tố (nghĩa là, de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Nộp theo họ đầu tiên khi có hai (tức là Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Tệp Mac, Mc, M 'là tệp Mac; nộp St và Saint là Saint (tức là MacIntyre, McKnight, M'Clever; hoặc Saint Paul's, St. Mary's).
Bảo trì tập tin
Khi hệ thống lưu trữ của bạn được đặt gọn gàng, bạn phải duy trì nó. Có một khay được chỉ định cho tất cả các tài liệu được nộp; đừng giữ họ nằm xung quanh Không đóng gói các thư mục hoặc ngăn kéo với các tập tin; điều này làm cho việc trích xuất chúng trở nên khó khăn hơn. Cố gắng làm một số nộp ít nhất một lần mỗi ngày. Nếu bạn điều hành một công ty nhỏ, hãy làm điều đó mỗi tuần một lần. Nếu bạn có các tệp bị mòn khi sử dụng, hãy tạo các tệp mới cho chúng. Đặt giấy không mong muốn vào thùng tái chế hoặc máy hủy tài liệu. Nếu các tập tin của bạn được bảo mật, luôn nhớ khóa các ngăn kéo.
