Khi một hợp đồng kết thúc, số tiền được dự toán cho hợp đồng sẽ phù hợp với những gì đã được chi trả. Trong thực tế, có thể có những sai lầm, tiền thưởng không kiếm được, đã giữ lại các khoản phí và những nơi khác trong ngân sách hợp đồng nơi các cuốn sách không cân bằng. Đối chiếu hợp đồng là quá trình giải thích và giải quyết mọi kết thúc lỏng lẻo về tài chính: các nhiệm vụ liên quan đến việc tìm ra lỗi, tìm ra nguyên nhân, tính toán kích thước và tìm ra cách khắc phục chúng.
Giấy tờ
Nhiệm vụ đầu tiên trong việc hòa giải hợp đồng là đi qua các thủ tục giấy tờ, theo Bộ Quốc phòng. Nhiệm vụ của nhân viên làm việc đối chiếu bao gồm so sánh hợp đồng cơ bản, cùng với mọi đơn đặt hàng thay đổi, với hồ sơ thanh toán, chứng từ thanh toán, hệ thống kế toán chính thức và bất kỳ giao dịch nào đã được xử lý. Chính phủ liên bang đã phát triển các hệ thống máy tính hòa giải cho phép nhân viên hòa giải đối chiếu các tài liệu được nộp dưới dạng điện tử ở các bộ phận khác nhau.
Tài liệu
Nó có thể chỉ ra rằng có những tài liệu bị thiếu khiến không thể điều chỉnh hợp đồng đúng cách. Trong trường hợp đó, công việc của nhân viên là tìm kiếm toàn bộ hồ sơ, bản điện tử và bản cứng, để tìm tài liệu. Nếu một số tài liệu không thể được tìm thấy, thì nhân viên phải làm tốt nhất có thể với thông tin họ có.
Sai lệch
Nhiệm vụ tiếp theo của nhân viên là tìm ra lý do cho sự khác biệt. Lý do tiềm năng bao gồm gian lận, lỗi kế toán, giảm chi phí vật tư hoặc nhà thầu chưa trả lại một khoản thanh toán vượt mức.
Điều chỉnh sách
Khi phát hiện ra lỗi, nhiệm vụ cuối cùng của công việc hòa giải hợp đồng là cập nhật các tài khoản mà điều chỉnh chúng khi trả lại tiền thừa, hoặc xóa lỗi hoặc khi cuối cùng chứng từ thanh toán chậm được nộp.
