Cách sử dụng Phương thức trợ cấp GAAP

Cho dù bất kỳ doanh nghiệp nào cẩn thận trong việc mở rộng tín dụng, sẽ luôn có một số khách hàng không thanh toán hóa đơn của họ. Khoản nợ xấu này phải được doanh nghiệp xóa nợ như một khoản lỗ và giảm các khoản phải thu của tài khoản và như một khoản chi phí gia tăng do khoản nợ sẽ không được thu. Phương pháp trợ cấp Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP) cho phép các công ty ước tính và xóa nợ xấu. Theo Michael C. Dennis, MBA, CBF, Hồi Theo phương thức trợ cấp, các khoản nợ xấu được ước tính và ghi nhận để khớp với doanh thu và chi phí trong một giai đoạn nhất định - đáp ứng nguyên tắc phù hợp.

Sử dụng phương pháp trợ cấp GAAP dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu để ước tính số nợ xấu sẽ không thể kiểm soát được trong năm tài chính hiện tại. Cách tiếp cận báo cáo thu nhập này rất dễ tính toán. Lấy doanh số bán hàng năm hiện tại của công ty và nhân con số này với tỷ lệ nợ khó đòi trong lịch sử của công ty. Ví dụ: giả sử rằng doanh số bán hàng của công ty trong năm hiện tại bằng 2.500.000 đô la và trung bình lịch sử của nó đối với các tài khoản không thể kiểm soát đối với nợ xấu là 3% tổng doanh số mỗi năm. Sau đó, bạn sẽ nhân doanh số bán hàng trong năm hiện tại với số nợ không thể ước tính: 2.500.000 đô la x 3% = 75.000 đô la.

Ước tính số nợ xấu cho năm tài chính hiện tại bằng cách sử dụng tỷ lệ phần trăm của tổng các khoản phải thu. Đây là cách tiếp cận bảng cân đối. Một số công ty cho rằng một tỷ lệ phần trăm nhất định trong lịch sử hoặc ngành của các khoản phải thu tồn đọng sẽ không thể thu được. Nếu một công ty nhận ra rằng trong lịch sử, công ty không thể thu được 6 phần trăm các khoản phải thu tồn đọng, thì công ty cũng sẽ sử dụng tỷ lệ phần trăm này cho ước tính năm hiện tại. Ví dụ: nếu một công ty có khoản phải thu hiện tại bằng 425.000 đô la và nợ xấu trung bình trong lịch sử của công ty là 6%, thì công ty sẽ nhân các khoản phải thu hiện tại với trung bình lịch sử của nợ xấu không thể kiểm soát: 6% x 425.000 đô la = 25.000 đô la.

Sử dụng phân tích lão hóa của phương pháp các khoản phải thu (còn được gọi là phương pháp bảng cân đối kế toán) để ước tính số nợ xấu sẽ không thể thu được trong năm tài chính hiện tại. Phương pháp kế toán GAAP này được coi là tinh vi và chính xác hơn so với tỷ lệ phần trăm của phương pháp phải thu. Theo phương pháp trợ cấp này, một công ty áp dụng các tỷ lệ phần trăm khác nhau dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ cho các loại lão hóa khác nhau. Ví dụ: một công ty giả định như sau: 0-30 ngày quá hạn các khoản phải thu hiện tại = 50.000 đô la và trung bình lịch sử đối với các khoản nợ khó đòi trong giai đoạn này là 5%. Sau đó, số nợ khó đòi trong giai đoạn này sẽ là $ 2,500: $ 50.000 x 5% = $ 2,500. Đối với các tài khoản quá hạn 31-60 ngày với các khoản phải thu hiện tại = 40.000 đô la và trung bình lịch sử đối với khoản nợ khó đòi trong giai đoạn này là 5%, thì số nợ khó đòi trong giai đoạn này sẽ là 2.000 đô la: 40.000 đô la x 5% = 2.000 đô la. Đối với các tài khoản quá hạn 61-90 ngày (các khoản phải thu hiện tại = 2.650 đô la và trung bình lịch sử đối với khoản nợ khó đòi trong giai đoạn này là 10%, thì số nợ khó đòi trong giai đoạn này sẽ là 265 đô la: 2.650 đô la x 10% = 265 đô la. Tổng số tiền ước tính cho nợ xấu không thể kiểm soát trong năm hiện tại sẽ là $ 4,765: $ 2,500 + $ 2.000 + $ 265 = $ 4,765.

Ghi lại chi phí tài khoản không thể ước tính. Đây là khoản nợ xấu khó kiểm soát trong năm nay. Công ty sẽ thiết lập các khoản phụ cấp liên quan cho các tài khoản không thể kiểm soát (tài khoản tài sản này sẽ bù vào số dư tài khoản phải thu) trong một sổ cái.Khi công ty đã ước tính số nợ xấu mà họ sẽ không thể thu được cho năm hiện tại, bằng cách sử dụng tỷ lệ phần trăm doanh thu, tỷ lệ phần trăm các khoản phải thu hoặc phân tích lão hóa phương thức các khoản phải thu, công ty phải đăng nhập thông tin này vào tạp chí. Công ty chỉ đơn giản là lấy khoản nợ xấu ước tính và ghi nợ số tiền vào chi phí tài khoản không thể kiểm soát và ghi có khoản trợ cấp cho các tài khoản không thể kiểm soát. Ví dụ, giả sử rằng công ty ước tính rằng họ sẽ không thể thu được 10.000 đô la nợ cho năm hiện tại; mục tạp chí sẽ như thế này:

Chi phí tài khoản không thể thu được - $ 10.000 (Ghi nợ)

Trợ cấp cho các tài khoản không thể thu hồi - $ 10.000 (Tín dụng).

Viết ra một tài khoản cá nhân đã được coi là không thể kiểm soát. Một khi một công ty đã chứng minh rằng họ chắc chắn sẽ không thể thu được số tiền nợ của một con nợ, họ sẽ phải xóa số tiền còn nợ trong một tạp chí. Trong trường hợp này, số tiền được xóa không phải là ước tính nhưng đã được chứng minh là không thể thu được. Công ty sẽ ghi có khoản trợ cấp cho các tài khoản không thể kiểm soát và ghi nợ các tài khoản phải thu. Ví dụ: nếu một con nợ cụ thể nợ 1.500 đô la và không thể trả lại trong năm tài chính hiện tại, mục nhật ký sẽ như thế này:

Trợ cấp cho các tài khoản không thể thu hồi - $ 1.500 (Ghi nợ)

Tài khoản phải thu - $ 1.500 (Tín dụng).

Mục xóa sổ này làm giảm cả trợ cấp cho các tài khoản không thể kiểm soát và các khoản phải thu liên quan và không ảnh hưởng đến báo cáo thu nhập. Nó cũng không có tác động đến giá trị thực nhận (NRV) của các khoản phải thu - số tiền được coi là có thể thu được sau khi một công ty ước tính số tiền sẽ không thể thu được: các khoản phải thu = các khoản nợ xấu không thể kiểm soát được. Ví dụ: nếu các khoản phải thu = 200.000 đô la và trợ cấp cho các tài khoản không thể kiểm soát = 20.000 đô la trước khi xóa sổ, thì NRV sẽ là 180.000 đô la: 200.000 đô la - 20.000 đô la = 180.000 đô la. Nếu 1.500 đô la sau đó bị xóa sổ là không thể thu được, thì NRV vẫn sẽ là 180.000 đô la vì công ty sẽ giảm cả hai khoản phải thu 1.500 đô la (200.000 - 1.500 đô la = 198.500 đô la) và trợ cấp cho các tài khoản không thể kiểm soát được 1.500 đô la (20.000 đô la - 1.500 đô la = 18.500 đô la $ 18.500 = $ 180.000).

Đảo ngược mục xóa nợ nếu tổng số hoặc một phần của khoản nợ đã được xóa đã được thu hồi và ghi lại số tiền đã thu được. Đôi khi một công ty có thể thu thập trên một tài khoản đã bị xóa trước đó. Trong trường hợp này, một mục nhập phải được ghi lại để hiển thị phục hồi. Quá trình này bao gồm hai bước: (1) Đảo ngược mục xóa sổ và (2) ghi lại việc thu tiền mặt trên tài khoản. Ví dụ: nếu $ 1.000 được thu thập trong lần xóa trước, thì công ty sẽ đảo ngược mục được ghi tại thời điểm xóa. Trong trường hợp này, các khoản phải thu sẽ được ghi có và khoản trợ cấp cho các tài khoản không bị kiểm soát sẽ bị ghi nợ:

Các khoản phải thu - $ 1.000 (Ghi nợ)

Trợ cấp cho các tài khoản không thể thu hồi - $ 1.000 (Tín dụng).

Công ty sau đó sẽ ghi lại số tiền mặt đã thu được bằng cách ghi nợ tiền mặt và ghi có các khoản phải thu.

Tiền mặt - $ 1.000 (Ghi nợ) Khoản phải thu tài khoản - $ 1.000 (Tín dụng)

Trong các mục này, có vẻ như khoản trợ cấp cho các tài khoản không thể kiểm soát được tăng lên, nhưng giả định rằng một tài khoản khác có thể chứng minh là không thể kiểm soát được trong tương lai nên ước tính chung cho các khoản nợ xấu không thể kiểm soát sẽ giữ nguyên.