Nếu bạn đang bắt đầu một công việc mới đòi hỏi nhiệm vụ văn thư chuyên nghiệp, gửi thư cá nhân hoặc kinh doanh hoặc gửi một tờ quảng cáo cho một người gây quỹ hoặc sự kiện khác, bạn sẽ cần học cách nhét phong bì đúng cách. Thư không được trình bày đúng cách có thể gửi thư cho người nhận rằng bạn đã không quan tâm đầy đủ về anh ấy hoặc cô ấy dành thời gian để gấp đúng cách và chèn các mục vào một phong bì.
Địa chỉ phong bì của bạn trước khi bạn nhét chúng, đặc biệt nếu chúng có chứa thư cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Phong bì có thể được xử lý bằng cách sử dụng máy in để chuyển địa chỉ trực tiếp lên phong bì bằng cách in nhãn gửi thư có thể được bảo mật trên phong bì hoặc bằng cách viết địa chỉ bằng tay. Phong bì viết tay chỉ nên được sử dụng khi gửi thư từ cá nhân cho bạn bè hoặc thành viên gia đình.
Tập hợp các tài liệu phải được đặt vào phong bì của bạn. Nếu bạn có nhiều phong bì để nhồi những thông tin tương tự, hãy tìm một diện tích bề mặt lớn để làm việc, chẳng hạn như mặt bàn, bàn hoặc quầy. Tách các thành phần khác nhau của mỗi thư thành các cọc riêng biệt trong một khoảng cách có thể tiếp cận từ nơi bạn sẽ làm việc.
Kiểm tra tờ giấy lớn nhất sẽ được bao gồm trong thư. Nếu tờ lớn nhất là một chữ cái 8,5 x 11 inch thông thường, nó sẽ cần được gấp lại thành ba phần, với tất cả các tờ nhỏ hơn hoặc các thành phần gửi thư được gấp bên trong. Nếu kích thước giấy lớn nhất nhỏ hơn đáng kể so với tờ giấy cỡ chữ thông thường, bạn có thể gấp giấy lại một nửa hoặc để nó mở ra nếu nó sẽ nằm gọn trong phong bì của bạn.
Trượt (các) tờ giấy gấp vào một phong bì với đầu mở hướng về phía trước phía dưới của phong bì. Người nhận của bạn sẽ có thể mở nắp phong bì, kéo thư của bạn ra và đọc nội dung thư của bạn mà không cần phải lật giấy hoặc lộn ngược. Niêm phong phong bì của bạn bằng một miếng bọt biển ẩm nếu bạn không sử dụng phong bì tự dán (hoặc dán lại).
