Giao tiếp kinh doanh thuộc bất kỳ loại nào đều có tác động đến hình ảnh công khai của bạn. Điều quan trọng là lập kế hoạch cẩn thận thông điệp kinh doanh của bạn để đảm bảo rằng giao tiếp của bạn sẽ hiệu quả và có ý nghĩa. Việc đưa thông tin kinh doanh vào truyền thông mà không có kế hoạch cẩn thận có thể tạo ra dư luận tiêu cực nếu thông điệp của bạn bị hiểu lầm.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình xử lý văn bản
-
truy cập Internet
Xác định mục đích của tin nhắn của bạn. Bạn đang truyền đạt một thông điệp bán hàng hoặc một tin nhắn kinh doanh tư nhân cho một chủ doanh nghiệp khác? Bạn đang viết một bài báo cho bản tin công ty của bạn hoặc một thông cáo báo chí? Có lẽ bạn đang viết một bài phát biểu mà bạn sẽ cung cấp tại một hội thảo đào tạo. Mục đích của bài viết của bạn sẽ giúp xác định định dạng của bạn trong bước tiếp theo.
Dựa trên mục đích của tin nhắn của bạn, hãy quyết định một định dạng phù hợp cho tin nhắn của bạn. Giao tiếp với chủ doanh nghiệp khác có thể ở dạng thư kinh doanh. Một bài viết bản tin hoặc thông cáo báo chí phải ở dạng bài viết và bài phát biểu nên có tính đối thoại hơn một chút so với bài viết. Hãy suy nghĩ về đối tượng của bạn và cách thông điệp của bạn sẽ được truyền đạt tốt nhất.
Tạo các gạch đầu dòng của thông tin bạn muốn truyền đạt trong tin nhắn của bạn. Hãy chắc chắn bao gồm bất kỳ thông tin cơ bản nào có thể cần thiết cho khán giả của bạn để hiểu đầy đủ về tác động của thông điệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang viết thông cáo báo chí, bạn có thể cần đưa vào một số thông tin cơ bản về doanh nghiệp của mình và những gì bạn làm vì lợi ích của những độc giả không quen thuộc với doanh nghiệp của bạn.
Xác định âm báo và giọng nói của tin nhắn của bạn. Thông điệp quảng cáo nên có giọng điệu ít trang trọng hơn một bài phát biểu hoặc thư kinh doanh. Đối tượng mục tiêu của bạn cũng sẽ có tác động đến âm sắc và giọng nói của tin nhắn của bạn. Một bài phát biểu gửi cho một nhóm các chuyên gia đồng nghiệp tại một hội nghị có thể sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, trong khi một bài phát biểu tương tự được gửi tới công chúng sẽ sử dụng các thuật ngữ của giáo dân.
Viết tin nhắn của bạn, giữ cho giọng điệu, định dạng và đối thoại của bạn trong tâm trí. Cố gắng trình bày thông tin của bạn theo thứ tự hợp lý và theo cách có ý nghĩa với đối tượng mục tiêu của bạn.
Xem lại những gì bạn đã viết cho lỗi chính tả và ngữ pháp. Sửa lại bất kỳ câu hoặc đoạn khó xử. Đọc thông tin liên lạc của bạn cho chính xác và kiểm tra bất kỳ sự thật mà bạn không chắc chắn. Nó có thể giúp đọc to tin nhắn của bạn hoặc để người khác xem lại tài liệu của bạn. Bạn có thể chọn những phần không rõ ràng hoặc cần chỉnh sửa thêm.
Xuất bản tin nhắn của bạn. Một bài phát biểu hoặc bài viết chỉ có thể được gửi hoặc xuất bản một lần, nhưng thông cáo báo chí có thể cần phải được gửi đến nhiều cơ quan truyền thông.
Giữ ngón tay của bạn trên tác động y
Lời khuyên
-
Nếu bạn đang viết một bài phát biểu, hãy ghi nhớ khung thời gian được phân bổ để trình bày tài liệu của bạn. Dành thời gian cho chính mình khi bạn đọc to với tốc độ bình thường để chắc chắn rằng tin nhắn của bạn phù hợp với thời gian được cung cấp.
Cảnh báo
Các giao tiếp kinh doanh theo kế hoạch tốt nhất vẫn có thể đi lạc. Hãy sẵn sàng tiến hành kiểm soát thiệt hại nếu tin nhắn của bạn bị khán giả hiểu nhầm bằng cách phát hành một tin nhắn mới làm rõ quan điểm của bạn.
