Số nhận dạng người sử dụng lao động đề cập đến số nhận dạng thuế cụ thể do IRS cấp cho các thực thể kinh doanh. Một tổ chức phải duy trì thông tin EIN chính xác về các doanh nghiệp đối tác được trả hơn 600 đô la trong một năm dương lịch. EIN sai hoặc không hợp lệ có thể dẫn đến xung đột trên tờ khai thuế. Xung đột có thể dẫn đến sự từ chối tiềm năng hoặc kiểm toán tờ khai thuế. Xác minh EIN yêu cầu đặt câu hỏi đúng và sử dụng đúng tài nguyên có sẵn cho chủ doanh nghiệp.
Hỏi doanh nghiệp
Hầu hết các công ty có được Mẫu IRS I-9 từ một nhà cung cấp kinh doanh hoặc nhà thầu độc lập khi bắt đầu mối quan hệ làm việc. I-9 nêu tên, địa chỉ và thông tin EIN của công ty, tất cả đều được cung cấp bởi người được trả tiền. Số EIN không chính đáng xuất phát từ một trong hai điều: hoán vị số ngẫu nhiên hoặc cố ý nhập thông tin gian lận.
Bất kể lý do là gì, việc xác nhận EIN là cần thiết. Để xác minh thông tin, hãy yêu cầu một bản sao của thư EIN từ nhà cung cấp I-9 trực tiếp. Để có được EIN, một công ty nộp Mẫu IRS SS-4 và sau đó nhận được thư xác nhận EIN. Công ty không bắt buộc phải cung cấp tài liệu này, nhưng những người muốn hợp pháp kinh doanh không nên từ chối yêu cầu.
Internal Revenue Service
IRS duy trì thông tin về mã số thuế. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể có được thông tin cá nhân về một doanh nghiệp khác trừ những trường hợp cụ thể. Người sử dụng lao động có thể xác minh thông tin nhận dạng thuế của nhân viên, cụ thể là số An sinh xã hội, thông qua Hệ thống xác minh số an sinh xã hội.
Có hai phương pháp để xác minh thông tin doanh nghiệp. Đầu tiên là Chương trình khớp số nhận dạng người nộp thuế trực tuyến. Cơ sở dữ liệu này khớp với tên và thông tin TIN đã cho để xác minh rằng hai thành phần thuộc về nhau. Hệ thống được thiết kế để khớp thông tin về các bên có thể bị giữ lại dự phòng, điều đó có nghĩa là không phải mọi doanh nghiệp đều nằm trong hệ thống.
Phương pháp thứ hai áp dụng khi bạn đang tìm kiếm các tổ chức phi lợi nhuận. Thông tin EIN cho các doanh nghiệp được miễn thuế được duy trì thông qua cơ sở dữ liệu của Tổ chức miễn thuế IRS Chọn Kiểm tra cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này không chỉ xác minh xem EIN có khớp với thực thể phi lợi nhuận được đặt tên hay không, nó lưu ý xem thực thể đó có bị thu hồi trạng thái phi lợi nhuận hay không.
Chương trình chuẩn bị thuế
Các công ty phần mềm thuế lớn đã biên soạn thông tin cơ sở dữ liệu trong những năm qua. Khi doanh nghiệp hoặc người tiêu dùng nhập thông tin W-2 tương ứng với tên công ty và EIN, phần mềm chương trình ghi lại dữ liệu vào cơ sở dữ liệu lớn hơn. Do đó, có thể khi người khai thuế của bạn nhập tên công ty hoặc EIN trong khi hoàn thành tờ khai thuế, thông tin bổ sung của công ty sẽ được cung cấp.
Các chương trình như TaxAct, H & R Block và Turbo Tax có cơ sở dữ liệu như vậy. Đừng hy vọng đây là những cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh hoặc chính xác 100 phần trăm vì một số thông tin dựa trên dữ liệu do người dùng nhập, có thể có lỗi.
Kiểm tra cơ sở dữ liệu trực tuyến
Một cách khác để kiểm tra xem EIN có hợp lệ hay không là sử dụng cơ sở dữ liệu trực tuyến. Tìm kiếm FEIN, EIN Finder và Tìm kiếm thực đều là những tài nguyên tốt. Những dịch vụ này thay đổi phí hàng tháng hoặc hàng năm. Cuối cùng, bạn có thể bắt đầu với Melissa, một cơ sở dữ liệu miễn phí bao gồm tất cả các địa chỉ được công nhận bởi Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ. Người dùng có thể tra cứu bất kỳ công ty nào ở Hoa Kỳ, bao gồm số lượng nhân viên và báo cáo bán hàng.
Để xác minh EIN của tổ chức từ thiện, hãy sử dụng Guidestar. Nền tảng trực tuyến này cung cấp dữ liệu về hơn 1,8 triệu tổ chức được miễn thuế trên tất cả các lĩnh vực. Nó miễn phí để sử dụng và cung cấp một cái nhìn tổng quan chính xác về công ty mà bạn quan tâm.
Các tùy chọn khác bao gồm các cơ sở dữ liệu lớn như Dun & Bradstreet và Experian. Tuy nhiên, những dịch vụ này cung cấp nhiều hơn là một công ty LỚN EIN. Họ cung cấp một cái nhìn tổng quan tài chính đầy đủ và thông tin nội bộ. Do đó, chúng đắt hơn so với Tìm kiếm FEIN và các cơ sở dữ liệu EIN khác.
