Khi bạn viết lên một nhân viên, bạn đảm nhận một trong những nhiệm vụ khó khăn nhưng quan trọng nhất của quản lý. Viết nhân viên một cách công bằng, cẩn thận và xây dựng và bạn sẽ có một bộ phận hoạt động tốt với cải tiến hiệu suất. Viết một nhân viên báo thù, với sự cường điệu hoặc vì lý do hoàn toàn trừng phạt và bạn có thể kết thúc với một bộ đồ trên tay. Làm việc với bộ phận nhân sự của bạn để đảm bảo bạn sử dụng quy trình của công ty để cải thiện hiệu suất của nhân viên.
Kiểm tra chính sách của công ty về việc viết lên một nhân viên. Nhiều tổ chức đã thiết lập các chính sách hoặc biểu mẫu để viết lên một nhân viên và hy vọng những điều này sẽ được tuân theo. Nếu bạn không biết liệu chính sách đó có tồn tại hay không, hãy kiểm tra với người giám sát của chính bạn hoặc với một nhân viên dài hạn. Đừng phá vỡ sự tự tin bằng cách chia sẻ những người viết lên sẽ quan tâm.
Dán nhãn lên một Kế hoạch cải thiện hiệu suất. Nhãn kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) đặt nhân viên viết lên đúng chế độ và chức năng. Mục tiêu của nó là cải thiện hiệu suất và cung cấp một kế hoạch mang tính xây dựng để thực hiện điều đó, không phải để đối xử bằng lời nói hay làm xấu hổ nhân viên.
Bắt đầu bằng cách liệt kê theo thời gian các vấn đề hiệu suất quan sát khách quan. Chúng nên đọc càng thực tế càng tốt với càng ít phát biểu càng tốt. Hãy nhớ rằng, những điều này trở thành tài liệu chịu trách nhiệm pháp lý. Bám sát sự thật và để phần còn lại ở trong tâm trí của riêng bạn.
Kết nối các vấn đề biểu diễn với mô tả công việc thực tế. Nhân viên của bạn nên có một bản mô tả công việc với các mục tiêu cụ thể. Lưu ý cách các vấn đề hiệu suất được quan sát ảnh hưởng tiêu cực đến việc hoàn thành các mục tiêu được liệt kê trong bản mô tả công việc. Càng rõ ràng, cô đọng và trực tiếp càng tốt.
Viết ra các bước cụ thể của một kế hoạch để cải thiện. Khi bạn viết lên một nhân viên, nó phải hoạt động tích cực hướng tới tương lai, chứ không phải tiêu cực về quá khứ. Chỉ định các hành động cụ thể mà bạn muốn nhân viên thực hiện. Hãy rõ ràng về quy trình, PIP sẽ được chia sẻ với ai và hậu quả đối với các vấn đề về hiệu suất liên tục. Đọc lại tài liệu của bạn nhiều lần, đọc to và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Kết thúc với những tuyên bố tích cực về thành tích của nhân viên và mong muốn của bạn để thấy nhân viên tiếp tục đóng góp theo cách này.
Có một cuộc họp riêng với nhân viên. Không cho các nhân viên khác biết rằng người đó đang gặp rắc rối hoặc bị kỷ luật, hãy có một cuộc họp riêng. Sử dụng một vị trí mà bạn tình văn phòng không thể bỏ qua hoặc tình cờ nghe thấy. Giữ giọng điệu bình tĩnh và tránh phản ứng cảm xúc. Hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu những gì bạn đã viết và yêu cầu nhân viên khởi tạo tài liệu cho biết rằng nhân viên hiểu thông tin.
Lời khuyên
-
Hãy nói rõ rằng cuộc họp này không phải là để bảo vệ các hành động trong quá khứ mà là cải thiện hiệu suất trong tương lai. Nếu nhân viên từ chối ban đầu hoặc ký vào tài liệu, hãy lưu ý và tự ký. Đưa một bản cho nhân viên và giữ một bản cho chính bạn.
