Một lá thư giới thiệu tốt nắm bắt được bản chất của doanh nghiệp mà bạn muốn giành chiến thắng, thiết lập giai điệu cho cuộc trò chuyện và định vị bạn là người đã thực hiện bước bổ sung quan trọng này mà những người khác thường che đậy. Tập trung vào việc thể hiện rằng bạn hiểu rõ vấn đề và bạn có thể cung cấp giá trị và kinh nghiệm mà người khác có thể thiếu, giới thiệu kinh doanh ngắn gọn có thể là công cụ tiếp thị tốt nhất của bạn.
Biết đối tượng của bạn
Giữ khán giả của bạn trong tâm trí khi viết giới thiệu của bạn. Một lá thư cho chủ sở hữu của một lô xe đã qua sử dụng, chẳng hạn, có lẽ sẽ được viết một cách không chính thức bằng văn bản, gửi địa chỉ cho người nhận bằng tên. Nếu làm kinh doanh ở nước ngoài, hãy dành thời gian để hiểu văn hóa của người nhận - một lá thư giới thiệu cho một giám đốc điều hành ở Hồng Kông, chẳng hạn, sẽ không bao giờ bắt đầu bằng cách gọi tên người đó bằng tên. Thay vào đó, bạn sẽ gọi người đó là Ông hoặc Bà, hoặc bằng một chức danh chuyên nghiệp, như trong "Kính gửi giám đốc Lưu."
Lưu lại doanh số bán hàng cho sau này
Bất kể doanh nghiệp của bạn, bán hàng khó khăn trong một giới thiệu không bao giờ là một ý tưởng tốt. Giới thiệu không giống như một quảng cáo bán hàng, ngay cả khi mục tiêu là để bán hàng. Thay vào đó, mục tiêu là làm nổi bật cách bạn có thể giải quyết các vấn đề cấp bách nhất của khách hàng tiềm năng và mang lại kết quả có thể đo lường được. Càng cụ thể càng tốt và bao gồm ngôn ngữ cho phép người nhận thực hiện hành động trực tiếp. Bức thư nên bao gồm lời kêu gọi hành động hoặc "hỏi" trong đoạn cuối cùng, nhưng "yêu cầu" đó không nhất thiết phải là "mua ngay bây giờ". Hiệu quả hơn, đó là một cuộc gọi để thiết lập một cuộc họp.
Bao gồm tất cả các phần bên phải
Tuy nhiên, hãy giới thiệu ngắn gọn để tránh mất sự chú ý của khán giả, tuy nhiên, bao gồm mọi thứ bạn cần đưa vào. Có ba phần rộng trong thư giới thiệu: Giới thiệu bản thân và tổ chức của bạn, xác định điểm mạnh của bạn và kết thúc bằng lời kêu gọi hành động trực tiếp nhưng lịch sự. Cuộc gọi đó cần phải vượt ra ngoài "gọi cho tôi một cuộc hẹn", nhưng thay vào đó củng cố giá trị của bạn bằng cách nói, ví dụ: "để biết thêm thông tin về cách tôi có thể cung cấp thông tin chuyên sâu về cải thiện điểm mấu chốt của bạn, vui lòng gọi cho tôi để gặp gỡ một cách thuận tiện."
Hãy là người giải quyết vấn đề
Vượt qua ý tưởng rằng bạn là một người có kỹ năng hoặc một sản phẩm đáng giá, nhưng đừng làm điều đó với một tuyên bố "mua cho tôi" đơn giản. Thông điệp nên được tạo ra theo cách làm cho nó về đối tượng mục tiêu của bạn - chứ không phải về bạn. Cung cấp một cuộc thảo luận ngắn gọn về kết quả mong đợi và các vấn đề chính mà bạn đủ điều kiện để giải quyết. Một lá thư giới thiệu hiếm khi chỉ là để tìm hiểu ai đó - bạn muốn bán hàng, ký hợp đồng hoặc nhận một công việc. Làm cho yêu cầu của bạn rõ ràng và có thể thực hiện được, với ngôn ngữ cho biết nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho mọi người tham gia.
Sử dụng định dạng để lợi thế của bạn
Nhiều lời giới thiệu doanh nghiệp được gửi qua email và định dạng văn bản phong phú có thể được sử dụng để lợi thế của bạn. Sử dụng chữ đậm trong lời kêu gọi hành động và sử dụng siêu liên kết thay vì URL đơn giản. Mặc dù quá nhiều định dạng có thể làm cho chữ trông khó hiểu, việc sử dụng gạch chân, in nghiêng hoặc in đậm ở những điểm thích hợp có thể thêm điểm nhấn. Tuy nhiên, tránh hình ảnh bất cứ khi nào có thể, vì nhiều chuyên gia kiểm tra email trên thiết bị di động không được đặt để xem hình ảnh.
