Để quản lý một văn phòng y tế một cách hiệu quả, cho dù là một phòng khám nhỏ hay phòng khám lớn, các quy trình rõ ràng, toàn diện phải được phát triển và thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ và trách nhiệm cần thiết. Các thủ tục văn phòng nên nêu bật các nhiệm vụ khác nhau của nhân viên, như mô tả những gì nhân viên tiếp tân nên làm khi văn phòng mở và đóng cửa. Bạn nên hiểu làm thế nào văn phòng y tế làm việc để điều chỉnh các thủ tục thích hợp.
Khái niệm cơ bản
Thủ tục văn phòng nên truyền đạt cách tương tác với khách hàng. Các chủ đề có liên quan bao gồm lời chào khách hàng tiêu chuẩn (ví dụ: trực tiếp và qua điện thoại), quản lý khách hàng bất mãn hoặc tức giận, bảo mật khách hàng (ví dụ: quy định của HIPAA) cũng như cài đặt và thông báo cuộc hẹn. Kỹ năng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ là cần thiết cho hầu hết các nhân viên văn phòng y tế. Vì vậy, các thủ tục nên phân biệt dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt và khác nhau. Cần có các quy trình chuẩn trong trường hợp khẩn cấp hoặc thiên tai, như hỏa hoạn hoặc lũ lụt. Tạo một sổ tay nhân viên riêng để thảo luận về các chính sách về trang phục, điểm danh, quấy rối tình dục, bảng lương, kỳ nghỉ và lợi ích.
Hồ sơ
Một văn phòng y tế thành công quản lý hồ sơ bệnh nhân của nó một cách hiệu quả. Các thủ tục sao lưu phải là bắt buộc đối với các văn phòng không giấy tờ (ví dụ: với thông tin bệnh nhân được lưu trữ trực tuyến hoặc trên chương trình máy tính). Hướng dẫn sử dụng văn phòng cần giải thích cách tạo, cập nhật và lưu trữ hồ sơ khách hàng. Hướng dẫn cũng nên bao gồm các quy trình về cách làm cho hồ sơ không hoạt động, chẳng hạn như khi bệnh nhân di chuyển. Một khía cạnh quan trọng khác liên quan đến lịch bác sĩ. Chẳng hạn, bằng cách lên lịch cho hai bệnh nhân mỗi giờ, một bác sĩ có thể có 20 đến 30 phút rảnh rỗi. Các thủ tục nên giải thích làm thế nào để sắp xếp một số lượng bệnh nhân thích hợp trên cơ sở hàng giờ và hàng ngày. Các thủ tục cũng có thể mô tả một cách tiêu chuẩn để chỉ định phòng thi.
Thanh toán
Thủ tục văn phòng y tế nên chi tiết làm thế nào để thu tiền thanh toán từ bệnh nhân. Nếu một bệnh nhân sử dụng bảo hiểm, các thủ tục sẽ giải thích những thông tin cần thiết để xác minh bảo hiểm và thu tiền đồng thanh toán, nếu cần. Các thủ tục nên giải thích việc có được thanh toán trước hay sau khi thăm khám khi bệnh nhân đang trả tiền túi. Ngoài ra, mô tả các bước cần thiết để được bồi hoàn kịp thời các yêu cầu bảo hiểm. Chẳng hạn, giải thích ai sẽ viết mã hoặc xác định các thủ tục y tế cho hồ sơ bệnh nhân cũng như thanh toán. Các quy trình nên chỉ định cách xử lý các tài khoản quá hạn, chẳng hạn như các tài khoản còn tồn đọng trong 6 tháng hoặc 1 năm.
