Một cấu trúc tổ chức chiến lược, được lên kế hoạch cẩn thận giúp một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và hiệu quả. Một cấu trúc không hiệu quả có thể gây ra vấn đề đáng kể cho một công ty, bao gồm lợi nhuận bị mất, doanh thu nhân viên nhanh chóng và mất năng suất. Các chuyên gia quản lý sử dụng sáu yếu tố cơ bản của cấu trúc tổ chức để đưa ra kế hoạch đúng đắn cho một công ty cụ thể. Các yếu tố này là: bộ phận hóa, chuỗi chỉ huy, khoảng kiểm soát, tập trung hóa hoặc phân cấp, chuyên môn hóa công việc và mức độ chính thức hóa. Mỗi yếu tố này ảnh hưởng đến cách các công nhân tham gia với nhau, quản lý và công việc của họ để đạt được các mục tiêu của nhà tuyển dụng.
Lời khuyên
-
Sáu yếu tố cơ bản của cấu trúc tổ chức là: bộ phận hóa, chuỗi chỉ huy, khoảng kiểm soát, tập trung hóa hoặc phân cấp, chuyên môn hóa công việc và mức độ chính thức hóa.
Bộ môn
Bộ phận hóa đề cập đến cách cơ cấu tổ chức nhóm các chức năng, văn phòng và nhóm của công ty. Những nhóm riêng lẻ thường được gọi là các phòng ban. Các phòng ban thường được sắp xếp dựa trên các loại nhiệm vụ mà công nhân trong mỗi bộ phận thực hiện, nhưng đây không phải là cách duy nhất để tạo ra sự cố bộ phận của công ty. Bạn cũng có thể chia doanh nghiệp thành các nhóm dựa trên các dòng sản phẩm hoặc nhãn hiệu, vị trí địa lý hoặc thậm chí là nhu cầu của khách hàng.
Chuỗi các lệnh
Hầu hết các tổ chức, từ các doanh nghiệp đến các tổ chức phi lợi nhuận cho quân đội, sử dụng một chuỗi chỉ huy. Điều này giúp loại bỏ sự thiếu hiệu quả bằng cách yêu cầu mỗi nhân viên báo cáo cho một người quản lý, thay vì một vài ông chủ. Trong bối cảnh doanh nghiệp, loại chuỗi lệnh này được phản ánh trong cơ cấu tổ chức và ảnh hưởng đến mô tả công việc cũng như hệ thống phân cấp văn phòng. Các nhà quản lý phân công nhiệm vụ, truyền đạt kỳ vọng và thời hạn cho nhân viên và cung cấp động lực trên cơ sở một-nhiều.
Khi nhân viên gặp trở ngại hoặc vấn đề, họ báo cáo lại cho người quản lý thích hợp. Khi cần thiết, người quản lý sau đó có trách nhiệm đưa mối quan tâm hoặc đưa chuỗi lệnh lên cấp độ tiếp theo, v.v. Chuỗi quyền hạn hoặc chỉ huy này hợp lý hóa các hoạt động và truyền thông của công ty để kinh doanh hiệu quả và hiệu quả hơn.
Khoảng thời gian kiểm soát
Một tổ chức phạm vi kiểm soát phạm vi xác định có bao nhiêu nhân viên mà mỗi người quản lý chịu trách nhiệm trong công ty. Không có loại kiểm soát duy nhất nào mà lý tưởng cho các công ty hay thậm chí cho tất cả các doanh nghiệp trong một ngành cụ thể. Khoảng tối ưu sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quy mô của lực lượng lao động, cách thức công ty được chia thành các phòng ban và thậm chí cả mục tiêu và chiến lược kinh doanh cụ thể của công ty.
Các yếu tố khác cần xem xét là loại người quản lý được chỉ định cho từng bộ phận cụ thể và mô tả công việc của nhân viên báo cáo cho người quản lý đó. Dựa trên phong cách hoặc cách tiếp cận cá nhân của người quản lý, khoảng thời gian kiểm soát có thể dao động từ ba hoặc bốn đến 15 hoặc nhiều hơn. Tất nhiên, các nhà quản lý được đặt cao hơn trong chuỗi chỉ huy thường có phạm vi kiểm soát chặt chẽ hơn, vì họ chịu trách nhiệm trực tiếp cho người quản lý cấp trung hoặc trưởng nhóm.
Tập trung hóa và phân cấp
Cơ cấu tổ chức cũng nằm đâu đó trên một quang phổ tập trung. Nói chung, các thực thể công ty bảo thủ hơn thông qua một cấu trúc tập trung. Trong thiết kế này, các nhà quản lý cấp C đưa ra tất cả các quyết định, quản lý thiết kế một kế hoạch thực hiện và nhân viên tuyến đầu thực hiện kế hoạch đó. Các sĩ quan cấp C nói chung là những người ở cấp cao nhất của sơ đồ tổ chức, chẳng hạn như giám đốc điều hành, giám đốc điều hành và giám đốc tiếp thị.
Tập trung quyền lực trong một doanh nghiệp có nghĩa là quản lý cấp trung thường không có nhiều hoặc không có đầu vào về các mục tiêu mà công ty đặt ra. Hệ thống này là điển hình trong các tổ chức doanh nghiệp lớn hơn, cũng như tại các công ty trong các ngành công nghiệp bảo thủ hơn. Mặt khác, một công ty có thể áp dụng cách tiếp cận phi tập trung hơn. Một hệ thống phi tập trung cho phép tất cả các cấp quản lý có cơ hội đưa ra đầu vào cho các mục tiêu và mục tiêu tầm nhìn lớn. Các quyết định lớn hơn, toàn công ty vẫn thường dành cho các sĩ quan cấp C, nhưng các nhà quản lý bộ phận được hưởng một mức độ vĩ độ lớn hơn trong cách các nhóm của họ hoạt động.
Chuyên môn hóa công việc
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, nhân viên ở tất cả các cấp thường được cung cấp một mô tả về nhiệm vụ của họ và những kỳ vọng đi kèm với vị trí của họ. Trong các công ty lớn hơn, mô tả công việc thường được thông qua chính thức bằng văn bản. Cách tiếp cận này giúp đảm bảo rằng các nhu cầu lực lượng lao động cụ thể của công ty được đáp ứng, mà không có bất kỳ nỗ lực trùng lặp không cần thiết nào. Chuyên môn hóa công việc đảm bảo rằng tất cả nhân viên có nhiệm vụ cụ thể mà họ dự kiến sẽ thực hiện dựa trên kinh nghiệm làm việc, giáo dục và kỹ năng của từng nhân viên. Điều này ngăn cản sự kỳ vọng rằng nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ mà họ không có kinh nghiệm hoặc đào tạo trước đó và để giữ cho họ không thực hiện dưới khả năng của họ.
Chính thức hóa
Cuối cùng, cấu trúc tổ chức thực hiện một số mức độ chính thức hóa. Yếu tố này phác thảo các mối quan hệ liên tổ chức. Chính thức hóa là yếu tố quyết định các quy trình, quy tắc và hướng dẫn của công ty khi được ban quản lý thông qua. Chính thức hóa cũng xác định các khía cạnh văn hóa công ty, chẳng hạn như liệu nhân viên có phải đăng nhập và rời khỏi văn phòng hay không, bao nhiêu giờ nghỉ của công nhân và thời gian nghỉ có thể là bao lâu, làm thế nào và khi nào nhân viên có thể sử dụng máy tính của công ty và làm thế nào tất cả các cấp dự kiến sẽ ăn mặc cho công việc.
