Các chức năng của các cấu trúc tổ chức khác nhau là để chi phối hiệu quả và năng suất của công ty. Nó thường là một chuỗi các mệnh lệnh trong kinh doanh và cách phân cấp và từng bộ phận được cấu trúc để làm cho nó hiệu quả - hay không. Một cơ cấu tổ chức chức năng của thành phố Cameron tận dụng các đặc tính của nhân viên và tránh xa việc có những người nói chung có thể thực hiện nhiều vai trò.
Mục đích của cơ cấu tổ chức là gì?
Có bốn loại cơ cấu tổ chức chính, và mỗi loại đều có ưu và nhược điểm. Lý do họ tồn tại là để tạo ra trật tự trong sự hỗn loạn của kinh doanh. Nếu không có một chuỗi mệnh lệnh hoặc một phương thức giải quyết tranh chấp được chấp nhận, tình trạng hỗn loạn có thể trị vì.
Người ta nói rằng các cuộc tấn công ở đây đã trở nên sáo rỗng trong thế giới ngày nay, nhưng cơ cấu tổ chức chỉ là tìm ra nơi mà các điểm dừng lại và làm thế nào. Ngay cả khi bạn không nghĩ rằng bạn đã có một cơ cấu tổ chức, bạn vẫn làm. Đôi khi chúng chỉ phát triển và phát triển hữu cơ theo thời gian, nhưng thường thì chúng lại cố tình và lên kế hoạch.
Bốn loại cấu trúc tổ chức là phẳng, ma trận, phân chia và cấu trúc chức năng đã đề cập trước đó.
Cấu trúc cuối cùng ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên, cách truyền thông, nơi trách nhiệm giảm và cách quản lý giám sát công ty. Nó thậm chí có thể ảnh hưởng đến cách một công ty phát triển thị trường hoặc mở rộng kinh doanh.
Tin tốt là các cấu trúc được viết bằng đá, và chúng dễ dàng được điều chỉnh hoặc thay đổi khi các công ty phát triển hoặc hợp đồng với thời gian.
Chức năng của các cấu trúc tổ chức khác nhau
Giống như cách một số dự án công việc được hưởng lợi từ việc áp dụng một quy trình công việc cụ thể, các tổ chức thường có thể hoạt động tốt hơn khi có tổ chức cấu trúc tại nơi làm việc.
Các tổ chức chức năng thường hoạt động bằng cách ủy thác công việc cụ thể cho các bộ phận sẽ chịu trách nhiệm cho bất cứ điều gì và mọi thứ dưới chiếc ô đó. Ví dụ, kế toán sẽ xử lý các vấn đề phải trả và phải thu. Marketing xử lý tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi. Nhân sự xử lý việc tuyển dụng, trên tàu và ngoài khơi, đào tạo và các nhiệm vụ khác liên quan đến nhân viên.
Khi lập một sơ đồ tổ chức và các chức năng của họ, mỗi bộ phận đều biết vai trò của nó, chuỗi lệnh của họ và quy trình làm việc mà cụ thể đối với họ.
Thiết kế tổ chức là gì?
Khi quyết định cấu trúc cho một công ty, thiết kế tổ chức đó. Nó đánh giá các mục tiêu của công ty là gì và sau đó đưa ra một chuỗi các cơ cấu chỉ huy và tổ chức sẽ có năng suất cao nhất trong việc đạt được các mục tiêu nói trên.
Các công ty tốt nhất không nên giữ tĩnh - họ thích nghi và thay đổi khi thời gian trôi qua để họ có thể đáp ứng tốt hơn các mục tiêu của mình hoặc đa dạng hóa cho các thị trường mới.
Giả sử một công ty từ Hoboken, New Jersey, có 47 năm kinh nghiệm trong việc thống trị Biển Đông của Hoa Kỳ với hệ thống dây điện tử. Có lẽ họ đã có một mục tiêu mới là giải quyết thị trường châu Á vì một cánh cửa đã mở ra với một cơ hội tuyệt vời. Kinh doanh như thường lệ sẽ không bay ở phía bên kia Thái Bình Dương. Quy trình làm việc, ngôn ngữ và phong tục khác nhau sẽ đòi hỏi công ty phải thích nghi và phù hợp với truyền thống kinh doanh dự kiến ở châu Á.
Bằng cách thiết kế lại cấu trúc tổ chức của họ, công ty có thể tạo ra các phòng ban mới và thuê nhân viên mới phù hợp nhất với các vai trò này. Bộ phận tiếp thị sẽ cần phải thuê nhân viên đa ngôn ngữ và đội ngũ pháp lý sẽ cần biết luật pháp cho từng thị trường mới mà Lôi nhập. Các đại lý và nhà đàm phán sẽ phải hiểu các phong tục và khả năng ở mỗi nơi. Tất cả những điều này có thể được dự đoán và lên kế hoạch bằng cách tạo ra một động lực tổ chức mới sẵn sàng đối mặt với những thách thức này.
Thay đổi thực hành công nghệ tại một công ty, thêm một loạt sản phẩm mới, mở một địa điểm khác - tất cả những điều này có thể được hưởng lợi từ việc điều chỉnh hoặc thiết kế lại cấu trúc tổ chức hiện có.
Ưu điểm của cấu trúc chức năng
Theo nhiều cách, các cấu trúc chức năng có thể cực kỳ hiệu quả. Bằng cách tập trung vào từng điểm mạnh của nhân viên và giao cho họ một bộ phận tận dụng những điểm mạnh đã nói, công ty thường có lợi.
Các phòng ban này được dẫn dắt lý tưởng bởi một người có khả năng và kỹ năng giám sát và tiến hành tất cả các nhiệm vụ trong tay. Bằng cách được nhóm với những người khác có cùng kiến thức cơ bản, thường có sự đánh đổi và bổ sung các phẩm chất trao đổi giữa các nhân viên này, điều này có thể giúp họ mở rộng tài năng.
Đây chính xác là lý do tại sao các lĩnh vực như đào tạo có thể được giúp đỡ rất nhiều khi các cấu trúc chức năng được chơi vì nhân viên được bao quanh bởi các kỹ năng họ cần để phát triển.
Nó cũng là lý do đào tạo có thể đi xa hơn trong các định dạng chức năng vì họ đang phát triển các nhân viên có thể ở đó trong một thời gian dài. Bởi vì nhân viên đang làm việc trong các phòng ban tập trung vào chuyên môn của họ, có thể có một cơ hội nhận thức về tăng trưởng và phát triển có thể khuyến khích lòng trung thành lâu dài và doanh thu thấp hơn.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng
Vấn đề với các bức tường là, đôi khi khi chúng đi lên, chúng ở lại. Một số công ty được phân chia chức năng có thể chịu những thách thức về truyền thông vì nhận thức rằng họ làm việc riêng với lý do chính đáng, trái ngược với việc chỉ là một phương pháp hiệu quả. Trong những trường hợp này, có thể có xung đột giữa nhu cầu của các bộ phận khác nhau. Có lẽ cả nhân lực và bộ phận CNTT đều có nhu cầu hỗ trợ từ bộ phận tiếp thị, nhưng tiếp thị có thể quyết định nội bộ yêu cầu nào sẽ tuân thủ dựa trên sự phù hợp hoặc các yếu tố khác. Rõ ràng, những tình huống này có thể trở nên tồi tệ, và nó phải quản lý để phá vỡ những bức tường đó gây ra những cuộc tranh chấp lãnh thổ.
Bằng cách nắm lấy các chuyên gia nhiệm vụ cho mỗi bộ phận, điều đó có nghĩa là các nhà tổng quát có thể bị bỏ qua. Một điểm cộng cho các nhà tổng quát là họ thường có thể đánh giá tốt hơn nhu cầu giao tiếp nội tâm hoặc có tầm nhìn xa hơn về cách một nhiệm vụ mang lại lợi ích cho người khác và v.v. Nếu các nhà tổng quát mất vị trí trong công ty vì họ không nhận thấy mình có đủ kỹ năng mạnh trong bất kỳ một bộ phận nào, điều đó có nghĩa là công ty sẽ mất đi sự đa dạng hóa có giá trị và những phẩm chất mà những người chơi này mang lại.
Xung đột quản lý cũng có thể phát sinh trong các công ty có cấu trúc chức năng. Có thể xảy ra rằng mỗi người đứng đầu bộ phận có một cái nhìn cận thị về những gì đòi hỏi sự thành công, chẳng hạn như hiệu suất của bộ phận họ là tiêu chí quan trọng nhất để đo lường thành công thay vì nhìn vào bức tranh lớn. Khi điểm chuẩn phụ thuộc vào hiệu suất của bộ phận, nó cũng có thể ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên và có thể cản trở cả sự đổi mới và ra quyết định nhanh chóng.
Khi cấu trúc chức năng có lợi?
Khi các công ty ổn định và don liên tục giới thiệu các sản phẩm mới, họ có thể hoạt động tốt như một tổ chức chức năng. Nếu ngành công nghiệp không được thay đổi thường xuyên, thì có một cơ sở tài sản cố định và đây là những phẩm chất phù hợp với cấu trúc chức năng.
Quy mô công ty không nhất thiết phải chuyển sang liệu một tổ chức chức năng có lợi cho nó hay không. Một cửa hàng lốp xe địa phương có thể làm tốt với một cấu trúc chức năng, nhưng Amazon.com cũng sử dụng một cấu trúc chức năng. Nó có một chuỗi lệnh dọc đang chơi ở Amazon, tốt và xấu. Điều đó có thể có nghĩa là đôi khi họ chậm phản ứng trước những tình huống khó xử, nhưng điều đó cũng có nghĩa là có một thương hiệu trung tâm mạnh mẽ và phương pháp quản lý gắn kết giữa tất cả các bộ phận của họ trên phạm vi quốc tế.
Các cấu trúc tổ chức có thể giống như bất động sản - những gì mà Perfect hoàn hảo cho ngày hôm nay có thể quá lớn hoặc quá nhỏ cho ngày mai. Thỉnh thoảng hãy suy nghĩ về cách thức tổ chức một doanh nghiệp vì một chút tinh chỉnh và đổi mới có thể có tác động mạnh mẽ đến năng suất và thành công.
