Sắp xếp sự khác biệt giữa các loại tài khoản là điều cần thiết để hiểu cách hạch toán các giao dịch kinh doanh. Chủ doanh nghiệp và nhân viên kế toán dự kiến sẽ có thể nhanh chóng nhận ra bản chất của giao dịch. Thời điểm của dòng tiền của giao dịch là chìa khóa, nhưng một khi loại tài khoản được xác định, điều quan trọng hơn là phải tìm ra những gì cần làm với tài khoản và cách một nhà phân tích sẽ sử dụng nó.
Thời gian
Sự khác biệt chính giữa trách nhiệm và chi phí là thời gian. Chi phí là những khoản chi trong giai đoạn hiện tại không có lợi ích trong tương lai. Nợ phải trả tồn tại khi một công ty có nghĩa vụ trong tương lai liên quan đến lợi ích đã nhận được. Khi một khoản nợ được đặt, công ty ghi nhận một khoản nợ dưới dạng tín dụng và ghi nợ một tài khoản chi phí. Điều này đặt chi phí trong giai đoạn chi tiêu trong tương lai sẽ được hưởng lợi, theo nguyên tắc phù hợp.
Vị trí báo cáo tài chính
Tài khoản trách nhiệm được tìm thấy trên bảng cân đối kế toán của công ty và được phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn dựa trên ngày trách nhiệm sẽ đến hạn. Chi phí được tìm thấy trên báo cáo thu nhập. Bởi vì các chi phí được ghi lại trong khoảng thời gian mà chúng liên quan, không cần phải phân tách theo thời gian. Điều quan trọng cần lưu ý là vì tài khoản trách nhiệm thay đổi số dư hàng năm, những thay đổi này cũng được tìm thấy trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ (SoCF). Các chi phí cũng được bao gồm trong SoCF, nhưng chúng không được liệt kê rõ ràng. Khi thu nhập ròng được điều chỉnh để chuyển sang tiền mặt từ hoạt động điều hành trên bảng sao kê, hoạt động chi phí được bao gồm.
Diễn dịch
Khi các nhà phân tích giải thích báo cáo tài chính, nợ và chi phí có ý nghĩa khác nhau. Vì các khoản nợ đại diện cho các nghĩa vụ trong tương lai, các nhà phân tích lo ngại rằng công ty có khả năng đáp ứng các nghĩa vụ trong tương lai này. Chất lượng này được gọi là khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Chi phí, trong và của chính họ, không được xem là tích cực hay tiêu cực; tuy nhiên, các nhà phân tích có thể quan tâm đến cách các chi phí phát sinh. Nếu một công ty có mức chi phí duy trì cao so với doanh thu, điều này có thể gây phiền hà hơn một công ty có một vài chi phí một lần lớn hơn.
Nghĩa vụ thanh toán trong tương lai
Không phải tất cả các khoản thanh toán trong tương lai được phân loại là nợ phải trả. Các khoản thanh toán trong tương lai được yêu cầu bởi một công ty, nhưng nơi công ty chưa nhận được lợi ích, không được ghi vào hồ sơ kế toán, mà thay vào đó được tiết lộ trong thuyết minh báo cáo tài chính. Một ví dụ phổ biến của hiện tượng này là trong kế toán cho các thỏa thuận tài trợ. Mặc dù một công ty có thể có nghĩa vụ theo hợp đồng để tài trợ cho một sự kiện trong năm năm, công ty sẽ không ghi nhận trách nhiệm trước cho thỏa thuận. Công ty sẽ chỉ ghi nhận trách nhiệm đối với lợi ích nhận được nhưng không được thanh toán.
