Bạn phải bảo mật và gửi một số tài liệu khi bạn thanh toán cho ai đó trước năm 1099. Hàng loạt tài liệu bạn cần được sử dụng để xác minh thông tin nhận dạng của người bạn đang trả tiền, báo cáo thu nhập 1099 của người nhận và tóm tắt thông tin bạn báo cáo trên 1099 hình thức.
W-9
Khi bạn bồi thường cho một cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp vào năm 1099, bạn phải có được Mẫu W-9 từ người mà bạn đang trả tiền. Mẫu W-9 có sẵn để tải xuống trên trang web IRS.gov và là mẫu chứng nhận nhận dạng người nộp thuế mà người thụ hưởng sử dụng để cung cấp số nhận dạng người nộp thuế của mình, như số An sinh xã hội hoặc Số nhận dạng người sử dụng lao động, địa chỉ của anh ta và phân loại người nộp thuế, chẳng hạn như một cá nhân, chủ sở hữu duy nhất, công ty hoặc quan hệ đối tác. Bạn có thể sử dụng thông tin được cung cấp trong biểu mẫu này để phát hành 1099 biểu mẫu và chạy báo cáo đối sánh nhận dạng người nộp thuế để đảm bảo số được liệt kê trên W-9 khớp với tên của người hoặc tổ chức bạn phải trả. Không gửi mẫu W-9 đến IRS trừ khi IRS yêu cầu.
1099 mẫu
1099 là mẫu IRS bạn sử dụng để báo cáo các khoản thanh toán bạn phát hành. Người bạn trả tiền nhận được một bản sao của 1099, IRS nhận được một bản sao và bạn giữ lại một bản sao cho hồ sơ kinh doanh của bạn. Có một số loại 1099 hình thức khác nhau và hình thức bạn sử dụng tùy thuộc vào loại thanh toán bạn phát hành. 1099 phổ biến nhất là mẫu 1099-MISC, được sử dụng để báo cáo bồi thường lao động không phải là nhân viên hoặc hợp đồng, thanh toán tiền thuê nhà và các loại thu nhập linh tinh khác. IRS cung cấp danh sách 1099 mẫu có sẵn và cách sử dụng chúng trên trang web IRS.gov (xem Tài nguyên). Nếu bạn nộp mẫu giấy 1099, bạn phải sử dụng mẫu 1099 được in sẵn. Không in 1099 mẫu từ trang web IRS.gov vì máy IRS xử lý thông tin 1099 chỉ đọc một số loại mực nhất định.
Mẫu 1096
Khi bạn phát hành 1099 mẫu, bạn phải đối chiếu tất cả số tiền bạn báo cáo trên 1099 trên Mẫu 1096. Mẫu 1096 là một bảng tóm tắt mà bạn phải đính kèm vào các bản sao IRS 1099 và gửi cho IRS dưới dạng một gói. Nếu bạn phát hành các loại 1099 mẫu khác nhau, bạn phải hoàn thành 1096 riêng cho từng loại 1099. Mẫu 1096 phải được hoàn thành ngay cả khi bạn chỉ phát hành một mẫu 1099 trong năm.
Ngày đáo hạn
Nói chung, hầu hết các biểu mẫu 1099 phổ biến, chẳng hạn như 1099-MISC là do người nhận vào ngày 31 tháng 1 và IRS trước ngày 28 tháng 2. Tuy nhiên, các ngày đáo hạn khác nhau có thể áp dụng tùy thuộc vào biểu mẫu 1099 bạn phải cung cấp và liệu bạn có nộp hồ sơ không 1099 mẫu với IRS điện tử. Bạn phải nộp 1099 mẫu cho IRS nếu bạn cung cấp hơn 250 mẫu 1099 cho người nhận trong năm. Những người quay phim điện tử thường phải đến ngày làm việc đầu tiên vào tháng Tư để gửi 1099 thông tin cho IRS, nhưng không nhận được ngày thay thế để cung cấp 1099 biểu mẫu cho người nhận trừ khi IRS được gia hạn. Tham khảo các hướng dẫn cụ thể cho loại biểu mẫu 1099 mà bạn phải cung cấp để xác định ngày đáo hạn và thông tin gia hạn.
