Cho dù một người là giám đốc điều hành của một công ty hay một giáo dân, rất có thể họ sẽ giải quyết một lá thư thời hạn theo cách nào đó trong suốt cuộc đời của họ. Thư hạn chót có thể đóng vai trò là tài liệu quảng cáo, thông báo cảnh báo và thậm chí là thư cảm ơn. Có một số loại của các chữ cái.
Thời hạn chính
Thư thời hạn chính được gửi trong một vòng tương ứng đầu tiên về thời hạn sắp tới. Họ giới thiệu một dự án hoặc một sự kiện và cho các cá nhân biết rằng thời hạn sắp tới hoặc sắp được thiết lập. Những loại thư thời hạn này có nghĩa là để thông báo và quan tâm, hoặc để hỗ trợ tổ chức một dự án hoặc sự kiện. Chúng thường được viết rất thân mật với ngôn ngữ tích cực. Họ có thể đến trực tiếp từ các CEO hoặc từ các điều phối viên dự án, và đôi khi được gửi đi rất nhiều. Những lá thư này đôi khi được gửi trước nhiều tháng.
Thời hạn cuối cùng
Các chữ cái thời hạn thứ cấp là các chữ cái được viết dưới dạng tiếp theo tương ứng với thời hạn chính. Những lá thư này nhắc nhở ngắn gọn cho một cá nhân rằng thời hạn sắp tới và họ thường thúc giục cá nhân tham dự hoặc quảng bá sự kiện hoặc hoàn thành nhiệm vụ trước ngày hết hạn được đưa ra trong thư chính. Họ có thể cung cấp một tham chiếu đến thư chính, chẳng hạn như ngày mà thư chính được gửi và lý do cá nhân nhận được thư, chẳng hạn như là thành viên của một ủy ban cụ thể.
Thư quá hạn
Thư quá hạn thông báo cho một cá nhân họ đã bỏ lỡ thời hạn đã được đặt. Các chữ cái không cần phải thiếu sự thân mật, nhưng thường thì chúng chặt chẽ hơn các chữ cái thời hạn chính và phụ. Nếu thời hạn bị bỏ lỡ liên quan đến bất kỳ loại thanh toán nào, thư có thể nêu chi tiết bất kỳ khoản phí trễ nào đã phát sinh. Bức thư cũng có thể nêu chi tiết ý định thực hiện hành động pháp lý hoặc đưa ra cảnh báo về những hậu quả khác của việc bỏ lỡ thời hạn.Nếu không có hậu quả, chẳng hạn như nếu thư chính và thư phụ là về thời hạn quyên góp, thì thư có thể thông báo cho cá nhân về cách tiếp tục tham gia vào tổ chức hoặc làm thế nào để đáp ứng thời hạn dự kiến tiếp theo.
Lịch Hạn chót
Không giống như các loại chữ cái thời hạn khác, chữ cái thời hạn lịch phục vụ để phác thảo nhiều thời hạn cùng một lúc. Chúng phục vụ như một phác thảo cho các nhiệm vụ hoặc mục tiêu dự án và giống như một tổng quan. Những bức thư này thường yêu cầu người nhận lưu lại những ngày đã cho trong lịch trình của họ.
Thư xin lỗi thời hạn
Thư thời hạn xin lỗi được gửi từ người nhận đến người đã gửi thư hạn chót. Họ bày tỏ sự hối tiếc về việc bỏ lỡ thời hạn do ông chủ hoặc tổ chức đưa ra. Những thư này đôi khi bao gồm một yêu cầu cho một thời hạn mới hoặc hỏi nếu các yêu cầu vẫn phải được thực hiện.
