Bản ghi nhớ biên chế cung cấp thông tin cho nhân viên về những thay đổi mới trong chính sách của công ty và nhắc nhở nhân viên về chính sách hiện tại. Ví dụ, nếu nhân viên thường xuyên quên ký vào thẻ thời gian của họ, một bản ghi nhớ ngắn có thể nhắc nhở họ về yêu cầu. Nếu, vì một kỳ nghỉ, séc sẽ có sẵn sớm một ngày, bạn có thể sử dụng một bản ghi nhớ để thông báo cho nhân viên. Chỉ gửi bản ghi nhớ cho nhân viên cần thiết. Bộ phận biên chế nên bao gồm các bản ghi nhớ bảng lương với bảng lương của nhân viên hoặc báo cáo thu nhập để đảm bảo rằng nhân viên nhận được bản ghi nhớ.
Viết tiêu đề. Bao gồm ngày, người nhận, từ và chủ đề. Ví dụ: 12/01/2020 Tới: Tất cả nhân viên Từ: Bộ phận biên chế Chủ đề: Ngày trả sớm
Viết phần thân của bản ghi nhớ; đây là lý do của bạn để viết bản ghi nhớ. Ví dụ: "Do ngày lễ Giáng sinh, séc biên chế sẽ có sẵn vào ngày 23". Không gian đơn đoạn văn của bạn và, nếu bản ghi nhớ của bạn có nhiều hơn một, không gian gấp đôi sau mỗi đoạn.
Viết kết thúc của bạn. Mặc dù bạn không cần phải trang trọng như trong thư kinh doanh, hãy bao gồm một tuyên bố kết thúc và tên bộ phận của bạn. Ví dụ: "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với bộ phận biên chế. Cảm ơn bạn." Bao gồm một số điện thoại nếu bộ phận của bạn có phần mở rộng riêng.
Lời khuyên
-
Hãy tính đến, khi bạn đang gửi một bản ghi nhớ cho tất cả các nhân viên nhắc nhở họ về chính sách của công ty, rằng một số nhân viên đang thực hiện hành động một cách chính xác để bạn không muốn từ ngữ ghi nhớ một cách gay gắt. Ví dụ: "Chỉ cần nhắc nhở nhanh về chính sách của công ty là nhân viên phải ký vào thẻ thời gian của họ. Cảm ơn!" Thông báo về các thay đổi chính sách nên đơn giản và chính xác nhưng cung cấp thông tin liên hệ của bạn cho các câu hỏi. Ví dụ: "Bắt đầu từ ngày 28/12/12, nhân viên phải hoàn trả tiền hàng tuần. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với Susie tại số máy lẻ 210. Xin cảm ơn." Nếu bạn gửi một bản sao của bản ghi nhớ cho người khác, chẳng hạn như chủ sở hữu công ty, hãy bao gồm một dòng CC bên dưới chủ đề cho tên của người đó. Đại học Texas A & M khuyên bạn nên sử dụng các tiêu đề phụ cho bản ghi nhớ dài hơn ba đoạn. Sử dụng tiêu đề thư của công ty trên bản ghi nhớ của bạn để giúp người đọc biết rằng đó là một bản ghi nhớ chính thức. Nhận phê duyệt từ quản lý bộ phận của bạn hoặc chủ sở hữu công ty trước khi gửi bản ghi nhớ.
Cảnh báo
Các bản ghi nhớ được viết bằng phông chữ khác thường có thể khó đọc và không chuyên nghiệp. Sử dụng một phông chữ tiêu chuẩn và làm cho văn bản tuôn ra với lề trái để dễ đọc hơn.Ngay cả khi bản ghi nhớ là một khiếu nại, hãy cẩn thận với những từ bạn chọn khi viết. Duy trì sự chuyên nghiệp của bạn mọi lúc.
