Chính sách là một tài liệu thường tập hợp lại một bộ quy tắc, hướng dẫn và nguyên tắc tổ chức. Nó xác định cách mọi thứ được thực hiện trong một nhóm cụ thể và phác thảo các tiêu chuẩn thực hành cho một công ty. Khi tạo chính sách mới, điều quan trọng là lập kế hoạch trước và xác định một phác thảo cho từng phần và thành phần của chính sách. Một số công ty đưa ra các mẫu được thiết kế để tạo thuận lợi cho quá trình hoạch định chính sách bằng cách xác định cấu trúc phác thảo cụ thể không thay đổi từ chính sách này sang chính sách khác.
Xác định loại chính sách bạn đang viết. Thông thường, các chính sách thuộc các loại dịch vụ, nguồn nhân lực hoặc quản trị. Nếu công ty của bạn có các mẫu chính sách, hãy chọn một mẫu thuộc danh mục chính sách mong muốn và điền vào. Nếu không có mẫu nào có sẵn, hãy tiếp tục làm theo các bước tiếp theo.
Xác định các nhu cầu và mục tiêu cho chính sách. Nhiều yếu tố kích hoạt có thể gây ra sự cần thiết cho một chính sách mới. Các yêu cầu bên ngoài hoặc bên trong, các lỗ hổng được xác định, đánh giá chính sách thường xuyên, thay đổi sáng kiến hoặc phát triển đều là những yếu tố phổ biến đảm bảo chính sách mới. Mục tiêu của chính sách của bạn sẽ xác nhận rằng bạn đã chọn đúng loại và nó sẽ hướng dẫn bạn xác định các phần bắt buộc.
Liệt kê các phần chính và các thành phần của chính sách của bạn. Các phần có thể là phạm vi, lịch sử, mục tiêu và mục tiêu, chiến lược, nguyên tắc dịch vụ và quản lý, quy trình, thủ tục, cơ cấu tổ chức, quản trị, đánh giá và phụ lục. Tùy thuộc vào phạm vi và chiều rộng của chính sách, số phần sẽ thay đổi.
Dự thảo các điểm chính cho từng thành phần được liệt kê. Viết các gạch đầu dòng cho mỗi thể loại. Tạo các danh mục phụ nếu một số thành phần thuộc về một danh mục lớn hơn. Ví dụ: dưới phần giới thiệu, bạn có thể bao gồm lịch sử, mục tiêu và mục tiêu cũng như phạm vi chính sách.
Sắp xếp tất cả các mục theo thứ tự hợp lý. Bắt đầu với các nguyên tắc và danh mục chung nhất, sau đó liệt kê các phần chi tiết hơn. Tập hợp lại nội dung tương tự xung quanh các quy trình cụ thể. Giới thiệu luôn luôn ở đầu và các phụ lục nên luôn luôn đến cuối cùng.
Sử dụng phác thảo chính sách của bạn để tạo mẫu cho các chính sách tương tự trong tương lai. Để lại các danh mục và danh mục phụ giống như bây giờ trong phác thảo của bạn, nhưng xóa các điểm đạn quan trọng chính dành riêng cho chính sách của bạn. Thay thế bằng hướng dẫn về loại nội dung thuộc về phần nào.
