Khi bạn chấp nhận công việc của mình, bộ phận nhân sự hoặc người giám sát của bạn đã thảo luận về lịch trình của bạn và rất có thể bạn đã đồng ý với số giờ họ đưa ra. Tại thời điểm bạn chấp nhận lịch trình, có lẽ bạn không có cách nào để biết rằng hoàn cảnh của bạn sẽ thay đổi hoặc đơn giản là bạn sẽ không thể đi làm vào thời điểm mà bạn đồng ý. Nếu bạn liên tục bị trễ hoặc nếu hoàn cảnh cá nhân của bạn yêu cầu bạn báo cáo để làm việc sau đó, thì nên hỏi người giám sát của bạn bằng văn bản cho thời gian bắt đầu muộn hơn. Gửi yêu cầu bằng văn bản sẽ tạo ra một hồ sơ chính thức về yêu cầu của bạn trong trường hợp yêu cầu của bạn bị từ chối hoặc nếu lịch trình của bạn thay đổi và bạn cần bằng chứng về nó.
Sử dụng định dạng thư chính thức cho thư cho phép muộn
Bởi vì đây là một yêu cầu chính thức, hãy soạn yêu cầu bằng văn bản của bạn ở định dạng thư kinh doanh chính xác. Thư tín kinh doanh thường ở định dạng khối, có nghĩa là các đoạn được tuôn ra với lề trái; không thụt lề đoạn văn. Ngày của thư của bạn, tên và địa chỉ của người nhận, dòng chủ đề, nội dung và lời chào kết thúc cũng được tuôn ra với lề trái. Dòng tiêu đề của bạn nên bao gồm tên, vị trí và số nhân viên của bạn nếu nó khác với số An sinh xã hội của bạn - vì lý do bảo mật, không bao gồm An sinh xã hội của bạn trong một lá thư có thể đặt trên bàn của người không cần biết.. Ngoài ra, sử dụng giấy trắng hoặc trắng cho thư của bạn, một phông chữ như Times New Roman hoặc Calibri, và ký tên của bạn bằng mực trước khi bạn cung cấp cho người giám sát của bạn và bộ phận nhân sự các bản sao của họ.
Nếu văn phòng của bạn chủ yếu là không có giấy tờ và được liên lạc qua email, bạn có thể chuẩn bị một email đến muộn để làm việc thay thế. Giữ ngôn ngữ chính thức, hoặc chuẩn bị yêu cầu của bạn dưới dạng một lá thư và đính kèm nó vào một email thay thế.
Nói trực tiếp yêu cầu của bạn
Thay vì người đọc cần quét toàn bộ thư trước khi cô ấy nhận được yêu cầu thực tế của bạn, hãy nêu yêu cầu trong đoạn đầu tiên của thư. Ví dụ: bạn có thể viết: "Tôi bắt đầu làm việc tại Bộ phận mua hàng với tư cách là đại lý cấp nhập cảnh, vào ngày 14 tháng 6 năm 2013 và vào ngày 14 tháng 6 năm 2018, được thăng chức lên đại lý mua hàng cao cấp. Lịch làm việc hiện tại của tôi là từ 8 giờ sáng cho đến 5 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Mục đích của bức thư này là yêu cầu thay đổi lịch trình để giờ của tôi trở thành 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều"
Đừng đến muộn
Khung yêu cầu của bạn trong một giai điệu tích cực và tránh sử dụng từ "muộn". Nếu bạn đang yêu cầu thay đổi lịch trình vĩnh viễn, bạn đang yêu cầu các giờ khác nhau, không được phép trễ mỗi ngày. Và bạn không yêu cầu người giám sát của bạn giảm số giờ làm việc của bạn bằng số thời gian bạn đi làm muộn. Nếu yêu cầu của bạn là trong một khoảng thời gian hữu hạn, hãy cho biết rằng bằng cách nêu rõ, "Mục đích của bức thư này là yêu cầu thay đổi lịch trình để từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 30 tháng 4, năm chèn, giờ của tôi trở thành 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều."
Đưa ra một lý do trung thực
Mặc dù đó cũng là một cách thực hành tốt để thành thật với chủ nhân của bạn, nếu bạn yêu cầu đến một giờ sau vì bạn không phải là người buổi sáng và bạn không thể đến đúng giờ, bạn có thể muốn xem xét lại như một cơ sở hợp lý cho yêu cầu của bạn. Nhưng nếu lý do của bạn là bạn có nghĩa vụ cá nhân hoặc gia đình có thể được phục vụ tốt hơn nếu bạn có thêm thời gian để đi làm, hãy chỉ ra điều đó. Bạn không cần phải quá cá nhân; ví dụ, đón con từ chăm sóc ban ngày hoặc đi chung xe với vợ / chồng của bạn, dường như là một cơ sở hợp lý cho yêu cầu. Tuy nhiên, bạn là thẩm phán dựa trên mối quan hệ của bạn với người giám sát hoặc người quản lý của bạn và liệu họ có thực sự cần biết lý do cụ thể tại sao bạn muốn thay đổi lịch trình hay không.
Làm cho nó xứng đáng với chủ nhân trong khi
Nếu yêu cầu của bạn là vì bạn liên tục trễ và bạn tin rằng đến muộn hơn một giờ so với lịch trình thông thường của bạn sẽ giúp bạn báo cáo công việc đúng giờ, hãy thẳng thắn về những thách thức của bạn với việc đi làm đúng giờ. Đề nghị rằng sự tham dự của bạn có thể cải thiện đáng kể nếu bạn có một lịch trình khác. Đây là một cách để giải quyết một khía cạnh của hiệu suất công việc của bạn và bạn có thể đề cập trong thư rằng bạn đang cố gắng chủ động cải thiện hiệu suất của mình thông qua việc giải quyết vấn đề tham dự. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu câu "Tôi nghĩ rằng giờ làm việc mới sẽ có những tác động tích cực sau đây đối với doanh nghiệp"
Cung cấp đảm bảo
Bạn có thể cảm thấy cần phải đảm bảo với người giám sát của mình rằng thay đổi lịch trình của bạn sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của bộ phận hoặc khả năng xử lý khối lượng công việc của bạn. Có thể bạn đã theo dõi các cuộc gọi của khách hàng mà bạn nhận được và nhận thấy rằng hầu như tất cả các khách hàng của bạn gọi sau 9 giờ sáng, sau đó bạn có thể thêm vào thư của mình rằng bạn đã theo dõi các đỉnh trong các cuộc gọi của khách hàng và việc thay đổi lịch trình có thể có lợi cho tổ chức. Trong thư của bạn, bạn cũng có thể nói rằng bạn thấy trước không có thách thức nào trong việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao, điều này đảm bảo thêm rằng bạn đã nghĩ đến điều này và chắc chắn việc thay đổi lịch trình sẽ không gây ra vấn đề.
Theo sát
Đoạn cuối của lá thư của bạn về muộn đến văn phòng sẽ phục hồi yêu cầu của bạn và nếu thay đổi lịch trình là vĩnh viễn, hãy đề xuất ngày mà bạn muốn thay đổi có hiệu lực. Hỏi xem có thêm giấy tờ nào bạn cần hoàn thành để thực hiện thay đổi lịch trình hay không. Điều này đặt trách nhiệm lên bộ phận nhân sự hoặc người giám sát của bạn để trả lời bạn, ít nhất là về giấy tờ. Ngoài ra, khi được viết theo cách này nghe có vẻ tích cực hơn một lá thư gợi ý bạn không chắc chắn yêu cầu sẽ được chấp thuận. Cảm ơn bộ phận nhân sự và giám sát viên đã xem xét và cho họ biết khi nào bạn sẽ theo dõi để được chấp thuận.
