Một hệ thống theo dõi để làm mới các chứng nhận của nhân viên không chỉ quan trọng đối với việc nộp gia hạn kịp thời, có thể cần thiết để tiếp tục thực hiện một công việc cụ thể, mà còn để đưa ra quyết định về tăng lương và thăng chức. Trong hầu hết các trường hợp, theo dõi điện tử hiệu quả hơn so với sử dụng tệp tickler hoặc ghi ngày gia hạn trên lịch. Mặc dù các tùy chọn điện tử có thể bao gồm phần mềm lập lịch chuyên dụng, bạn cũng có thể tạo hệ thống của riêng mình bằng tùy chọn lịch trong phần mềm năng suất văn phòng như Microsoft Outlook hoặc Lịch Google.
Lịch trình ngày là nhiệm vụ
Nhập hai ngày cho mỗi chứng nhận - và mỗi nhân viên - để đảm bảo việc gia hạn được thực hiện đúng hạn. Cách dễ nhất để làm điều này là bằng cách sử dụng tùy chọn tác vụ để tạo các tác vụ cho mỗi ngày. Tùy chọn này có sẵn trên cả Microsoft Outlook và Lịch Google. Đặt ngày cho nhiệm vụ đầu tiên một tuần trước ngày gia hạn thực tế. Đây là ngày nhân viên nên bắt đầu làm việc để thu thập thông tin gia hạn và điền vào các biểu mẫu. Đối với tác vụ thứ hai, hãy nhập ngày bạn sẽ gửi thông tin. Trong cả hai trường hợp, các tác vụ sẽ hiển thị vào đúng ngày trên lịch của bạn.
Nhắc nhở bản thân
Microsoft Outlook có tùy chọn nhắc nhở bạn có thể đặt sau khi nhập thông tin ngày gia hạn trong tác vụ mới. Đặt dấu kiểm vào hộp nhắc nhở và chọn ngày và giờ bạn muốn phát âm thanh nhắc nhở. Mặc dù các tác vụ trên Lịch Google không có hệ thống nhắc nhở tự động, bạn có thể sắp xếp các tác vụ theo ngày và in danh sách tác vụ hàng ngày từ menu Hành động.
