Ngân sách cung cấp văn phòng là một sự phân chia chi phí có thể phục vụ như một kế hoạch chi tiêu. Ở dạng văn bản, ngân sách chỉ định cách công ty sẽ chi tiền được chỉ định cho các vật tư được sử dụng trong hoạt động văn phòng. Kế hoạch nên thực tế để có thể dễ dàng hiểu và tuân thủ. Ngân sách cung cấp văn phòng là một công cụ cần thiết để đo lường chi phí chung của một doanh nghiệp. Chuẩn bị ngân sách sẽ cho phép bạn quản lý chi phí hiệu quả và duy trì phạm vi chi tiêu hoạt động hợp lý, không vượt quá doanh thu kinh doanh. Ngân sách cung cấp văn phòng cơ bản thường chỉ bao gồm các chi phí hoàn toàn cần thiết để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Ngân sách có thể được tăng lên theo thời gian, khi cần thiết, trong khi doanh nghiệp phát triển.
Xem xét các mặt hàng cung cấp văn phòng cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Tạo một bảng tính để liệt kê các mục như bút, các loại giấy, bút đánh dấu, bút chì, mực máy in, dập ghim và ghim, kẹp giấy, thư mục tệp, vật tư thư, phong bì và băng. Hãy chắc chắn bao gồm các mặt hàng dành riêng cho doanh nghiệp cụ thể của bạn. Ví dụ: nếu bạn cung cấp sao lưu dữ liệu hoặc xử lý lưu trữ phương tiện, bạn sẽ cần đĩa CD hoặc DVD và các vật tư và thiết bị chuyên dụng khác.
Xem lại chi phí của các mặt hàng và nhận tổng số lượng hàng tháng cho mỗi mặt hàng. Tài liệu tính toán trên bảng tính. Thêm tất cả các số riêng lẻ cho từng mục với tổng ngân sách hàng tháng. Sau đó nhân tổng số hàng tháng với 12 cho số tiền ngân sách cung cấp văn phòng hàng năm. Thêm 10 phần trăm để mở rộng.
Nghiên cứu các nhà cung cấp văn phòng khác nhau để tìm giá hiệu quả nhất. Tạo một bảng tính riêng để so sánh dữ liệu từ các nhà cung cấp khác nhau cho các mặt hàng bạn sử dụng thường xuyên để tiến hành kinh doanh. Các nhà cung cấp độc lập thường sẽ cung cấp báo giá để bạn xem xét. Tính toán ước tính của nhà cung cấp cho chi phí trung bình hàng tháng gần đúng. Bao gồm dữ liệu này cộng với 10 phần trăm trên bảng tính.
So sánh tổng ước tính của nhà cung cấp với ước tính hiện tại và ban đầu của bạn. Tạo một bản sao của bảng tính ước tính ban đầu từ Bước 1 để sử dụng trong việc xem xét thay đổi giá. Sử dụng bảng tính mới làm mẫu cho ngân sách hiện tại của bạn. Điều chỉnh giá cho các mặt hàng được tìm thấy ít hơn tại các nhà cung cấp khác nhau. Lưu ý nhà cung cấp, giá và ngày trên bảng tính để theo dõi trong tương lai. Xem xét từng mục trong danh sách và loại bỏ những mục không hoàn toàn bắt buộc.
Đánh giá và xem xét ngân sách hàng tháng. Hãy thử sử dụng một công cụ ngân sách như công cụ do Microsoft cung cấp để quản lý tài chính cung ứng văn phòng. Phát triển một hệ thống giám sát ngân sách cung cấp văn phòng một cách nhất quán. Thường xuyên điều chỉnh và xem xét giá cả và sử dụng cung cấp. Điều chỉnh ngân sách theo những phát hiện mới và cắt bất cứ khi nào có thể. Nếu bội chi xảy ra, hãy thực hiện các bước để tìm cách giảm theo những cách khác bằng cách tận dụng lợi thế bán hàng và các dịch vụ khác của nhà cung cấp.
