Vì vậy, bạn đã nhận được một đơn đặt hàng và đã gửi cho khách hàng của bạn sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã yêu cầu. Xin chúc mừng! Tiếp theo, bạn cần phải có được khách hàng để trả tiền. Quá trình thu tiền bắt đầu bằng một hóa đơn được gửi cho khách hàng hiển thị số tiền đến hạn và các điều khoản thanh toán. Chuẩn bị một hóa đơn tạo ra một tài khoản phải thu.Đây là một điều có giá trị cho doanh nghiệp của bạn, xếp hạng cao trong danh sách tài sản của bạn vì nó dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
Lời khuyên
-
Trong thuật ngữ kế toán, chuẩn bị một hóa đơn tạo ra một tài khoản phải thu. Ngay sau khi thanh toán, hóa đơn sẽ trở thành tiền mặt.
Định nghĩa hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là một tài liệu kinh doanh được soạn thảo bất cứ khi nào bạn cần yêu cầu thanh toán từ khách hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp. Hóa đơn chứa các chi tiết quan trọng như sản phẩm, số lượng, giá cả và điều khoản thanh toán, chẳng hạn như chi tiết ngân hàng của công ty. Theo như tài liệu, nó là một trong những thứ dễ tạo nhất và nó cũng là một trong những thứ quan trọng nhất. Một hóa đơn thiết lập nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. Bằng cách phát hành hóa đơn, bạn đang xác minh hợp đồng tồn tại giữa bạn và khách hàng và bạn đã hoàn thành phần mặc cả của mình. Một khi khách hàng đồng ý với hóa đơn, nó trở thành một khoản nợ hợp pháp mà khách hàng phải trả.
Sự khác biệt giữa Hóa đơn và Hóa đơn là gì?
Điều này đáng để làm sáng tỏ một số thuật ngữ tại thời điểm này bởi vì thường có rất nhiều nhầm lẫn về hóa đơn là gì và hóa đơn là gì. Một hóa đơn luôn được gửi từ người bán đến khách hàng với hy vọng được thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, khi bạn cung cấp hàng hóa và dịch vụ, bạn sẽ luôn tạo hóa đơn. Hóa đơn là thứ khách hàng phải trả. Vì vậy, hóa đơn bạn đã tạo, về phía hàng rào của khách hàng, là một hóa đơn. Đó là cùng một tài liệu nhưng với một tên khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn đang trả tiền hay nhận tiền.
Trong thuật ngữ kế toán, sự phân biệt này là quan trọng. Cả bạn và khách hàng sẽ sử dụng cùng một hóa đơn cho mục đích kế toán. Nhưng, trong khi khách hàng sẽ sử dụng hóa đơn để ghi lại số tiền phải rời khỏi doanh nghiệp, được gọi là tài khoản phải trả, bạn sẽ sử dụng nó để ghi lại số tiền sẽ vào doanh nghiệp, được gọi là khoản phải thu.
Thông tin nào phải được trình bày trên Hóa đơn bán hàng?
Nói chung, bạn có thể chia hóa đơn thành hai phần: tiêu đề hóa đơn và lõi thanh toán. Tiêu đề của hóa đơn chứa:
- Tên và địa chỉ của người bán.
- Tên và địa chỉ của người nhận.
- Ngày của hóa đơn - điều này rất quan trọng! Đồng hồ bắt đầu đánh dấu cho khách hàng vào ngày hóa đơn. Nếu bạn có giới hạn thời gian thanh toán, bạn nên có, kể cả ngày đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang về thời điểm đến hạn thanh toán.
- Một số hóa đơn duy nhất.
- Số PO, nếu bạn sử dụng hệ thống đặt hàng mua để kiểm soát việc mua hàng của doanh nghiệp.
Lõi thanh toán chứa:
- Mô tả chi tiết về dịch vụ được cung cấp hoặc các sản phẩm được cung cấp, bao gồm số lượng và giá cả.
- Bất kỳ thuế bán hàng áp dụng.
- Tổng giá đó là do.
- Điều khoản và điều kiện thanh toán. Ví dụ: bạn có thể chỉ định "net 30", có nghĩa là toàn bộ số tiền đáo hạn trong 30 ngày.
- Phương thức thanh toán, chẳng hạn như chi tiết tài khoản ngân hàng hoặc tên của một người mà khách hàng có thể gửi séc.
Hóa đơn bán hàng trong Điều khoản kế toán là gì?
Nhiều doanh nghiệp có một số lượng lớn khách hàng không trả tiền ngay lập tức. Nếu bạn sử dụng phương pháp kế toán hóa đơn dồn tích, bạn sẽ ghi lại thu nhập khi bạn kiếm được nó, chứ không phải khi tiền rơi vào tài khoản ngân hàng của bạn. Điều này có nghĩa là bạn cần một phương pháp để ghi lại thu nhập mà bạn có quyền nhận nhưng bạn chưa nhận được. Hóa đơn bán hàng theo thuật ngữ kế toán là "khoản phải thu" hoặc "A / R." Các khoản phải thu thể hiện tất cả các khoản thanh toán do doanh nghiệp của bạn chưa được khách hàng thanh toán.
Nếu bạn nghĩ về nó, những gì bạn thực sự làm khi tạo hóa đơn là mở rộng tín dụng miễn lãi của khách hàng trong một thời gian ngắn. Bạn đang cho phép họ có được hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi thanh toán, dựa trên sự tin tưởng rằng thanh toán sẽ được thực hiện vào ngày thanh toán. Một khoản phải thu chỉ đơn giản là một cách ghi lại sự tin tưởng này.
Làm thế nào để bạn ghi lại một hóa đơn?
A / R rất có giá trị đối với doanh nghiệp của bạn vì khi được thanh toán, họ chuyển đổi ngay lập tức thành tiền mặt. Như vậy, bạn sẽ ghi lại chúng dưới dạng tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty. Đó là thông thường để liệt kê các tài sản theo thứ tự thanh khoản, đo lường mức độ nhanh chóng có thể chuyển đổi thành tiền mặt. Vì vậy, trong số tất cả các tài sản kinh doanh của bạn, tiền mặt là chất lỏng nhất và các tài sản như bất động sản, cổ phiếu trong các quỹ phòng hộ và các khoản đầu tư thay thế khác là ít thanh khoản nhất vì các mặt hàng này khó bán hơn nhiều.
Các khoản phải thu được liệt kê là tài sản hiện tại kể từ khi thanh toán đến hạn từ khách hàng trong một năm hoặc ít hơn. Và, vì họ chuyển đổi thành tiền mặt, thời điểm hóa đơn được thanh toán, A / R là một trong những tài sản có tính thanh khoản cao nhất của bạn. Nói chung, bạn sẽ liệt kê chúng dưới dạng tiền mặt trên bảng cân đối kế toán và con số bạn chèn chỉ đơn giản là tổng số tiền của tất cả các hóa đơn chưa thanh toán của bạn.
Sự khác biệt giữa tài khoản phải thu và tài khoản phải trả là gì?
Mặt trái của các khoản phải thu là các tài khoản phải trả. A / Ps xảy ra khi bạn nợ tiền nhà cung cấp vì bạn chưa thanh toán hóa đơn. Là một mục kế toán, nó thể hiện nghĩa vụ của bạn để trả một khoản nợ ngắn hạn. Để minh họa, hãy tưởng tượng một nhà cung cấp gửi cho bạn một trường hợp vật dụng và một vài ngày sau đó sẽ gửi hóa đơn với chi phí 500 đô la. Bạn có nghĩa vụ phải trả số tiền này, vì vậy bạn ghi 500 đô la dưới dạng ghi nợ vào cột tài khoản phải trả và đồng thời ghi có 500 đô la cho chi phí nguyên vật liệu, thường được liệt kê là chi phí bán hàng. Nhà cung cấp của bạn đang chờ để nhận thanh toán, do đó, họ ghi lại hóa đơn trong cột các khoản phải thu.
Sau đó, khi bạn viết séc để thanh toán hóa đơn, bạn sẽ nhập khoản tín dụng 500 đô la vào cột tài khoản phải trả và khoản ghi nợ 500 đô la vào tài khoản kiểm tra. Nếu bất cứ ai nhìn vào báo cáo thu nhập của bạn, họ có thể thấy trong nháy mắt tổng số tiền mà doanh nghiệp đang mang theo trong các hóa đơn chưa thanh toán.
Nếu khách hàng không thanh toán thì sao?
Trong một thế giới lý tưởng, tất cả khách hàng của bạn sẽ trả tất cả hóa đơn đúng hạn, mọi lúc. Trong thế giới thực, khách hàng trả chậm và một số không trả tiền. Vấn đề ở đây là mục tài khoản phải thu của bạn được cho là hiển thị số dư của tất cả các hóa đơn sẽ chuyển đổi thành tiền mặt trong tương lai gần. Nếu một khách hàng không thanh toán trong 90, 120 hoặc 360 ngày - hoặc hoàn toàn không thanh toán - điều này sẽ làm sai lệch tính chính xác của bảng cân đối kế toán của bạn.
Quy tắc số một của việc thu nợ là một khoản thanh toán nợ càng dài thì càng khó thu nợ. Một tính toán quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp nào là tìm ra hóa đơn của bạn bao nhiêu tuổi bằng một quy trình gọi là "lão hóa". Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp, các danh mục thông thường cho loại báo cáo này bao gồm:
- Hiện tại: Do ngay lập tức.
- 1 đến 30 ngày: Do trong vòng 30 ngày tới.
- 31 đến 60 ngày quá hạn.
- 61 đến 90 ngày quá hạn.
- 91 ngày và quá hạn và cứ thế, tăng dần trong 30 ngày.
Mục đích của lão hóa là để xem hóa đơn nào cần theo dõi, chẳng hạn như gọi điện cho khách hàng hoặc gửi tài khoản cho cơ quan thu nợ. Nó cũng cung cấp một số thông tin chi tiết về việc bạn có thu tiền thanh toán quá chậm và chịu quá nhiều rủi ro tín dụng hay không. Nếu các khoản phải thu giảm quá chậm, bạn có thể gặp phải vấn đề lớn về dòng tiền và phải vay tiền để đáp ứng chi phí hoạt động hàng ngày.
