Số lượng các công ty giám sát việc sử dụng internet của nhân viên đang tăng nhanh và vì lý do chính đáng. Khoảng 60 phần trăm nhân viên sử dụng phương tiện truyền thông xã hội trong khi làm việc. Hơn một nửa đang sử dụng thời gian của họ tại nơi làm việc để mua sắm trực tuyến. Những thói quen này có thể ảnh hưởng đến năng suất và hiệu suất tổng thể của họ. Tuy nhiên, một số nghiên cứu cho thấy việc lướt web trong giờ làm việc giúp nhân viên có động lực và gắn kết. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xem xét mức độ quản lý nên theo dõi trang web nào nhân viên truy cập.
Lời khuyên
-
Các nhà quản lý nên xem xét việc sử dụng internet ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên và tìm ra giải pháp.
Sử dụng Internet và năng suất của nhân viên
Đối với nhân viên ngày nay, internet là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày. Hơn 34 phần trăm mọi người sử dụng phương tiện truyền thông xã hội trong giờ làm việc để nghỉ ngơi tinh thần. Chỉ 20 phần trăm sử dụng các mạng xã hội để có được thông tin thực sự giúp họ trong công việc.
Hầu hết các nghiên cứu chỉ ra rằng việc sử dụng internet làm tổn thương năng suất tại nơi làm việc. Không có gì lạ khi nhân viên truy cập các trang web giải trí, mua sản phẩm trực tuyến hoặc trò chuyện trên WhatsApp khi làm việc. Trong năm 2016, 11 phần trăm người sử dụng lao động sa thải công nhân để mua sắm trực tuyến trong mùa lễ. 54 phần trăm khác đã chặn nhân viên truy cập vào một số trang web.
Lãng phí thời gian tại nơi làm việc là một trong những khiếu nại phổ biến nhất giữa các công ty trên toàn thế giới. Lên đến 16 phần trăm nhân viên lãng phí khoảng hai giờ mỗi ngày vì thói quen lướt internet của họ. Nhiều lần, họ phải làm việc muộn giờ hoặc hy sinh giấc ngủ để hoàn thành dự án và hoàn thành công việc. Điều này ảnh hưởng đến năng suất cũng như doanh thu của công ty. Rốt cuộc, thời gian là tiền bạc.
Tuy nhiên, dường như không phải ai cũng đồng ý với những tuyên bố này. Các nghiên cứu gần đây đã phát hiện ra rằng việc lướt web trong khi làm việc đóng vai trò là một cơ chế đối phó nhàm chán và có tác động không đáng kể đến năng suất của nhân viên.
Thói quen này, được gọi là cyberloafing, có xu hướng xảy ra khi khối lượng công việc thấp. Các nghiên cứu khác cho thấy điều ngược lại: Khi các nhà quản lý không hạn chế sử dụng internet, hơn một nửa số công nhân dành ít nhất bốn giờ mỗi tuần để duyệt các trang web không liên quan gì đến công việc của họ.
Là người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp, tùy bạn quyết định xem bạn có nên giám sát nhân viên trên mạng trong giờ làm việc hay không. Hãy suy nghĩ về cách nó sẽ có lợi cho tổ chức của bạn và ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.
Giám sát Email của nhân viên thì sao?
Mặc dù số lượng các công ty giám sát việc sử dụng internet của nhân viên đang tăng lên, nhưng không phải tất cả trong số họ cũng đang theo dõi email của họ. Từ góc độ pháp lý, nhà tuyển dụng được phép theo dõi các email được gửi trong tổ chức. Tuy nhiên, một số công ty đã bị kiện vì làm như vậy.
Xem xét các khía cạnh đạo đức của giám sát email nhân viên. Nếu bạn quyết định làm điều đó và nhóm của bạn phát hiện ra, bạn có thể mất lòng tin của họ. Xem xét việc soạn thảo một tài liệu để mô tả một chính sách hiệu quả cho việc sử dụng email và web để nhân viên của bạn biết những gì mong đợi.
Thực hành này nên được làm rõ ràng cho nhóm của bạn. Nếu họ biết rằng email của họ đang bị theo dõi, họ sẽ sử dụng thận trọng khi trao đổi các thư không liên quan đến công việc của họ.
Cách giám sát việc sử dụng Internet
Từ hệ thống giám sát nội bộ đến ứng dụng trên máy tính để bàn và thiết bị di động, có nhiều cách khác nhau để giám sát việc sử dụng email và internet của nhân viên. Nếu bạn đang tìm kiếm một lựa chọn hợp lý hơn, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ trực tuyến như:
- Duyệt qua dịch chuyển
- Bác sĩ thời gian
- Giám sát hoạt động
- Phần mềm ngọc trai
- Hubstaff
Hubstaff, ví dụ, theo dõi số giờ và phút làm việc.Time Doctor tuyên bố sẽ tăng năng suất tại nơi làm việc bằng một con số khổng lồ 22%. Chương trình này cho phép người dùng chụp ảnh màn hình máy tính của nhân viên, giúp quản lý các nhóm từ xa dễ dàng hơn.
Cho dù bạn chọn phương án nào, hãy cho nhân viên của bạn biết về nó. Nói với họ rằng mục đích của việc giám sát việc sử dụng email và internet của nhân viên là tạo ra một nơi làm việc hiệu quả, phù hợp và không xâm phạm quyền riêng tư của họ.
