Thư tín kinh doanh thường ngắn gọn và được tổ chức tốt, với những suy nghĩ của người viết được trình bày đủ chính xác để phù hợp trên một trang. Tuy nhiên, có những lúc thông điệp bạn cần truyền tải đòi hỏi hai trang. Định dạng đúng trang thứ hai của thư kinh doanh của bạn đảm bảo rằng người đọc không bỏ qua những suy nghĩ cuối cùng của bạn.
Định dạng tiêu đề trang thứ hai
Định dạng tiêu đề trang thứ hai bạn chọn tùy thuộc vào bạn, nhưng nó phải luôn bao gồm ít nhất tên đầy đủ của người mà bức thư được viết. Tiêu đề trang thứ hai cũng có thể bao gồm số trang và ngày của chữ cái.
Một số nhà văn thích sử dụng một dòng trên trang thứ hai của thư kinh doanh của họ. Điều này được gọi là định dạng ngang. Ví dụ: họ nhập tên của người nhận ở lề ngoài cùng bên trái, căn giữa số trang và nhập ngày được chứng minh vào lề phải. Sử dụng định dạng này, có vẻ như bạn đang tạo ba cột.
Một cách khác để định dạng trang thứ hai là sử dụng định dạng khối, nghĩa là bạn nhập tên người nhận ở dòng trên cùng dưới lề một inch và sau đó nhập số trang trên dòng tiếp theo và ngày trên dòng thứ ba. Ví dụ:
Ông Davey Jones
Trang 2
Ngày 1 tháng 10 năm 2018
Thay vì sử dụng lề phải hợp lý, chỉ cần tab qua trung tâm của trang gần như lề phải. Khi người đọc nhìn vào trang thứ hai, điều đầu tiên họ nhìn thấy là tên của họ, số trang và ngày. Bằng cách này, nếu bạn chọn ghim trang đầu tiên và trang thứ hai, khu vực ghim không bao gồm tiêu đề trên trang thứ hai.
Khi bạn có tiêu đề tại chỗ, bạn nên để lại ba dòng trống trước khi bao gồm phần còn lại của thư kinh doanh. Hãy chắc chắn có đủ văn bản để biện minh cho một trang thứ hai. Nếu bạn chỉ có một hoặc hai dòng bổ sung, hãy thử cắt chữ của bạn để vừa với một trang. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn không bắt đầu trang thứ hai của bức thư của bạn ở giữa câu. Khi có thể, hãy bắt đầu một đoạn mới trên trang thứ hai để thư của bạn trôi chảy hơn.
Tạo ký quỹ trang thứ hai
Nếu bạn có một thư kinh doanh hai trang, bạn có thể muốn ghim hai trang lại với nhau. Tuy nhiên, có thể chấp nhận được nếu bạn chỉ cần gấp hai trang thư của bạn để chúng vừa với phong bì. Nếu bạn ghim các trang, người đọc rõ ràng biết có nhiều thông điệp của bạn hơn nội dung trên trang đầu tiên. Tuy nhiên, nếu bạn chọn không ghim, hãy đảm bảo rằng bạn bắt đầu định dạng của mình đủ xa từ cạnh trên của trang thứ hai để người đọc nhận ra trang thứ hai cũng quan trọng như trang đầu tiên. Một lề một inch từ đầu trang là thông thường. Đó là nơi bạn sẽ bắt đầu tiêu đề trang thứ hai.
Nhận thông tin Addressee từ phải
Bởi vì trang thứ hai trong thư kinh doanh của bạn chứa tên của người nhận, điều quan trọng là bạn phải đặt tên người nhận đúng chính tả trên trang đầu tiên của thư, theo sau là tiêu đề và địa chỉ gửi thư chính xác của cô ấy. Trên trang đầu tiên của thư kinh doanh của bạn, thông tin của người nhận theo ngày và địa chỉ trả lại của bạn.
Nếu bạn không chắc chắn về cách đánh vần bất kỳ thông tin nào của người nhận, hãy kiểm tra trang web của công ty hoặc gọi cho thư ký công ty hoặc nhân viên tiếp tân. Đừng mạo hiểm làm xấu hổ bản thân và có thể xúc phạm người nhận bằng cách sử dụng thông tin không chính xác hoặc lỗi thời.
