Phân chia tiền mặt của các nhiệm vụ là một chiến thuật để giảm nguy cơ mất tiền do tai nạn và cố ý của nhân viên. Người có khả năng ăn cắp tiền mặt từ một công ty là một nhân viên dài hạn trong môi trường làm việc thiếu sự phân biệt nhiệm vụ. Phân chia nhiệm vụ bằng tiền mặt là phổ biến nhất trong các tập đoàn lớn hơn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể được hưởng lợi từ sự phân chia nhiệm vụ tối thiểu hoặc có người quản lý giám sát kỹ lưỡng và xem xét các nhiệm vụ tiền mặt. Phân biệt nhiệm vụ thích hợp trong một doanh nghiệp tiền mặt đòi hỏi phải có sự cho phép, lưu ký, ghi chép và hòa giải.
Ủy quyền
Ủy quyền là bước đầu tiên trong chuỗi quyền nuôi con. Chỉ có một người được ủy quyền để thực hiện một nhiệm vụ. Ví dụ, một người có thể nhận thư và séc, nhưng anh ta không nên giữ lại séc trong quyền giám hộ của mình, ghi lại hoặc đối chiếu sổ cái mà séc được nhập vào. Ngoài ra, anh ta có thể ủy quyền hoặc chuẩn bị tiền gửi, nhưng anh ta không thể đến ngân hàng để gửi tiền. Đôi khi, trong một doanh nghiệp nhỏ hơn, người ủy quyền kiểm tra chỉ có thể đối chiếu với nó nếu nhân viên hoặc người quản lý khác ký gửi và ghi lại nó.
Lưu ký
Thời hạn tạm giữ tùy thuộc vào nhiệm vụ. Ví dụ, một nhân viên thu ngân xử lý tiền cho ca làm việc kéo dài tám giờ trong hầu hết các trường hợp không nên điều hòa ngăn kéo tiền mặt của chính mình. Cô ấy có thể chấp nhận đếm và ghi lại tổng số cuối ngày của mình, nhưng cấp trên nên đối chiếu tổng số để xác minh tiền mặt so với biên lai. Điều này đảm bảo rằng tất cả tiền được hạch toán và không thiếu.
ghi âm
Ghi âm là nghĩa vụ tiền mặt yêu cầu người quản lý hoặc nhân viên ghi lại bằng tiền mặt hoặc vật lý tổng cộng tiền mặt vào sổ sách kế toán của công ty. Nhiệm vụ tiền mặt này đảm bảo một dấu vết giấy theo sau tiền. Trong ví dụ trước của chúng tôi, người quản lý đối chiếu ngăn kéo tiền mặt nên nhờ người quản lý khác ghi lại tiền mặt để gửi hoặc tiền mặt. Khi nhiều người đang xử lý tiền mặt, việc tách biệt các nhiệm vụ trong suốt chuỗi hành trình là điều cần thiết.
Hòa giải
Hòa giải là bước cuối cùng trong việc phân tách thuế tiền mặt và chuỗi hành trình sản phẩm. Nó đảm bảo rằng tất cả những người xử lý tiền đều chiếm tiền mặt, séc hoặc tiền gửi một cách chính xác. Khi người quản lý hoặc nhân viên điều chỉnh tổng số tiền mặt trong ngày hoặc tuần, điều đó tạo cơ hội cho doanh nghiệp nắm bắt bất kỳ lỗi nào trong kế toán hoặc phát hiện ra hành vi trộm cắp nội bộ tiềm ẩn. Doanh nghiệp phải luôn có một người hòa giải khác với người đã nhận, xử lý hoặc ghi nhận tiền.
