Cơ cấu tổ chức được Đại học Lamar định nghĩa là hệ thống chính thức của nhiệm vụ và báo cáo các mối quan hệ kiểm soát, điều phối và thúc đẩy nhân viên để họ hợp tác để đạt được mục tiêu của tổ chức. "Quản trị văn phòng có thể sử dụng các cấu trúc tổ chức khác nhau dựa trên loại hình kinh doanh mỗi cấu trúc được sử dụng trong quản trị văn phòng đều có những lợi ích và bất lợi. Đánh giá văn phòng của bạn và xác định cấu trúc nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Cấu trúc chức năng
Một cấu trúc chức năng đặt những người có vị trí, bộ kỹ năng và nhiệm vụ tương tự vào các nhóm khác nhau. Một cấu trúc chức năng phổ biến là một trung tâm dịch vụ khách hàng. Mỗi người đang thực hiện cùng một nhiệm vụ, sử dụng cùng một thiết bị và có một mục tiêu chung là xử lý các vấn đề của khách hàng. Ưu điểm của cấu trúc này là dễ dàng giao tiếp với một nhóm cụ thể, các quyết định được đưa ra nhanh chóng, và đào tạo và phát triển có hiệu quả hơn vì mọi người đều học cùng một điều. Nhược điểm của cấu trúc này là nó hạn chế sự đa dạng trong đội ngũ nhân viên, và nó khó khăn hơn để đáp ứng nhu cầu thay đổi.
Cấu trúc phòng ban
Cấu trúc phân chia có phạm vi rộng hơn so với cấu trúc chức năng. Một cấu trúc chức năng dựa trên một nhóm người có cùng nhiệm vụ, trong khi cấu trúc bộ phận là các bộ phận trong một công ty lớn hơn. Ví dụ: nếu một công ty sở hữu nhiều thương hiệu khác nhau, một thương hiệu có thể được coi là bộ phận riêng và có đội ngũ nhân sự, nhóm tiếp thị, quan hệ công chúng và nhóm điều hành riêng của bộ phận. Điều này cho phép cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, quản lý tùy chỉnh, tăng cường làm việc nhóm và ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, cấu trúc này đòi hỏi chi phí vận hành cao, không thúc đẩy giao tiếp giữa các bộ phận và tăng xung đột.
Cấu trúc bằng phẳng
Một cấu trúc phẳng trong quản trị văn phòng kết hợp quản trị và các thành viên trong nhóm trong các quá trình đưa ra quyết định, động não và phản hồi. Một tổ chức phẳng có mức phân cấp hạn chế khi nói đến cấp hành chính. Cấu trúc này khuyến khích giao tiếp mở và kết hợp các phong cách hành chính dân chủ và ủy nhiệm.
Cấu trúc cao
Một cơ cấu tổ chức cao có nhiều tầng lãnh đạo hành chính. Một tổ chức cao ngăn cản các thành viên của văn phòng tương tác với chính quyền. Phản hồi không được khuyến khích, và nhân viên dự kiến sẽ tuân theo mệnh lệnh của chính quyền mà không có câu hỏi. Một phong cách hành chính có thẩm quyền thường được sử dụng trong các cấu trúc văn phòng tổ chức cao, và thường thấy trong thực thi pháp luật và quân đội.
