Tầm quan trọng của việc có một hệ thống nộp hồ sơ văn phòng được tổ chức tốt không bao giờ rõ ràng hơn khi một tài liệu quan trọng bị mất. Hệ thống nộp đơn không hiệu quả có thể dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và dẫn đến việc ra quyết định kém nếu tài liệu bị thiếu có chứa một phần thông tin không thể thiếu và bạn phải đưa ra quyết định mà không có nó. Một cách để tạo ra trật tự từ sự hỗn loạn là thiết lập một hệ thống lưu trữ văn phòng số, trong đó bạn gán số cho các bản ghi, chẳng hạn như đơn đặt hàng, hàng tồn kho và ước tính, và thông tin tệp theo thứ tự tăng dần hoặc từ số thấp nhất đến cao nhất.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Hệ thống số đếm
-
Tủ đựng hồ sơ
-
Hướng dẫn chia tệp
-
Tab chia tệp
-
Thư mục tập tin, các loại màu
-
Nhãn
Thiết lập danh mục và hệ thống đánh số
Thiết lập danh mục tập tin và gán số kiểm soát. Liệt kê riêng các phòng ban trong tổ chức của bạn. Chỉ định một số kiểm soát chính cho mỗi bộ phận. Ví dụ: một doanh nghiệp nhỏ có thể chọn thiết lập các danh mục, chẳng hạn như "Tài chính", "Bán hàng", "Mua hàng", "Nhân sự" và "Thiết bị". Chỉ định số kiểm soát để xác định từng danh mục chính, chẳng hạn như 100 cho Tài chính; 200, Bán hàng; 300, Mua hàng; 400, Nhân sự; và 500, Thiết bị.
Thiết lập danh mục con tệp và gán số lượng điều khiển phụ để xác định và xác định từng danh mục con. Ví dụ: vào danh mục Bán hàng, bạn có thể thêm 10 cho Báo cáo bán hàng; 20, Dự toán bán hàng; và 30, Biên lai bán hàng.
Thiết lập một hệ thống đánh số trong mỗi danh mục con để xác định các tài liệu riêng lẻ trong danh mục con. Đây sẽ trở thành số bạn in trên tài liệu. Ví dụ: nếu bạn gửi đơn đặt hàng cho các biểu mẫu ước tính bán hàng được in sẵn, bạn sẽ liệt kê số lượng của biểu mẫu đầu tiên là 200-20-01 hoặc 200 20 01, nếu bạn thích. Mỗi tài liệu liên tiếp sẽ tăng thêm một. Ví dụ, bạn sẽ in "200-20-02" trên mẫu ước tính doanh số bán hàng thứ hai.
Tạo một chỉ mục tổng thể của kế hoạch nộp đơn của bạn. Điều này sẽ phục vụ như một bảng nội dung cho tủ hồ sơ của bạn.
Thiết lập tủ
Thiết lập một hệ thống mã màu để xác định các danh mục chính và phụ. Ví dụ: bạn có thể thiết lập quy tắc sử dụng nhãn chia tệp màu xanh để xác định danh mục chính. Các thư mục tệp màu sau đó có thể xác định các danh mục phụ, như trong các thư mục màu đỏ cho báo cáo bán hàng, thư mục màu xanh lục cho ước tính doanh số và thư mục màu vàng cho biên lai bán hàng. Nhãn trên các thư mục tệp sẽ xác định nội dung của nó, chẳng hạn như nhãn hiển thị 01-100, 101-200, v.v.
Tạo các tab chia danh mục chính và đặt trong tủ hồ sơ. Dán nhãn và đặt các thư mục tệp tiểu thể loại ban đầu trong tủ hồ sơ và thêm khi cần thiết.
Tài liệu tập tin theo thứ tự số thích hợp.
Lời khuyên
-
Dành thời gian để xác định nhu cầu của doanh nghiệp của bạn và quyết định một danh mục và hệ thống đánh số có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính và in các biểu mẫu của riêng bạn, bạn có thể cần thay đổi hệ thống đánh số để phản ánh các yêu cầu nộp đơn. Ví dụ: việc đánh số trên các biểu mẫu Ước tính doanh số có thể bắt đầu từ 200-20-01 và tăng thêm một cho mỗi ước tính mới.
Cung cấp một vị trí và thùng chứa cụ thể cho tất cả các tài liệu chưa được nộp, trong trường hợp bạn yêu cầu quyền truy cập vào chúng trong thời gian tạm thời.
Cách tốt nhất để đảm bảo bạn theo kịp các yêu cầu nộp đơn là thiết lập lịch trình, chẳng hạn như hàng ngày hoặc hàng tuần.
