Hệ thống lập hóa đơn là trái tim của các khoản phải thu của doanh nghiệp. Hóa đơn được chuẩn bị dựa trên các sản phẩm hoặc dịch vụ được bán. Dữ liệu từ hóa đơn tương ứng với các tạp chí bán hàng, hồ sơ tài khoản của khách hàng, số dư tài khoản phải thu và tạp chí tài khoản tiền mặt, trong số các hồ sơ kinh doanh khác.
Điện tử và thủ công
Hệ thống phần mềm được sử dụng để lập hóa đơn yêu cầu doanh nghiệp nhỏ nhập dữ liệu ban đầu trước khi in hóa đơn. Mỗi hệ thống đòi hỏi các biến khác nhau và sẽ nhắc người dùng về những gì cần thiết. Hệ thống sau đó sẽ tích hợp điện tử dữ liệu vào các khoản phải thu. Ngược lại, khi thiết lập một hệ thống thủ công, chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc nhân viên kế toán quyết định những gì cần thiết và hình thành điều này như một phần của hệ thống kế toán tương ứng. Bất kể doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ hay bán sản phẩm, một trong những bước sơ bộ trong việc thiết lập hệ thống lập hóa đơn là xác định những gì cần bao gồm trên hóa đơn bên cạnh những thông tin cơ bản như thông tin liên hệ.
Hệ thống số đếm
Mỗi hóa đơn phải chứa một số nhận dạng duy nhất dựa trên thứ tự thời gian bán hàng hoặc theo số khách hàng. Dù bằng cách nào, chủ doanh nghiệp nhỏ chọn, những số duy nhất này có thể được sử dụng để tham chiếu một hóa đơn cụ thể trong tương lai.
Hóa đơn
Trong phần mô tả của hóa đơn, nhân viên kế toán sẽ muốn thêm thông tin được ghi thành từng mục để khách hàng biết chính xác những gì chứng từ hóa đơn. Ví dụ: hóa đơn cho dịch vụ chỉ nêu "cuộc gọi dịch vụ" quá mơ hồ đối với khách hàng hoặc doanh nghiệp nhỏ sử dụng để tham khảo sau này. Tuy nhiên, nếu mô tả cho biết một cái gì đó cụ thể hơn như "Bộ lọc đã thay đổi; quạt được làm sạch; đánh lửa đã được kiểm tra", cả khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ đều biết chính xác công việc được thực hiện. Nếu tính phí theo dịch vụ hoặc theo giờ, chi tiết này sẽ được bao gồm trong mô tả. Khi hóa đơn cho các sản phẩm, bao gồm số lượng và giá mỗi đơn vị. Thông tin này tương ứng với các mục trong tạp chí bán hàng.
Điều kiện tín dụng
Xác định các điều khoản tín dụng khách hàng sẽ được cung cấp và bao gồm điều này trên hóa đơn. Ví dụ: nếu thanh toán được mong đợi kịp thời, hóa đơn sẽ mang ký hiệu "Net do khi nhận." Trong quá trình bán hàng, nếu khách hàng được thông báo anh ta sẽ có 30 ngày để thanh toán, hãy bao gồm đây là ngày đáo hạn trên hóa đơn.
Mang tất cả lại với nhau
Hệ thống lập hóa đơn hoàn tất khi phù hợp với vị trí thích hợp trong quy trình kế toán. Sau khi hóa đơn đã được chuẩn bị, đã đến lúc thu các khoản phải thu. Một bản sao của mỗi hóa đơn được gửi đến khách hàng và doanh nghiệp giữ lại một bản. Số tiền được lập hóa đơn được đăng vào tài khoản của khách hàng trong tạp chí bán hàng. Khi nhận được thanh toán, số tiền được khấu trừ từ tài khoản của khách hàng trong nhật ký bán hàng và được thêm vào tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp. Vào cuối tháng, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xem xét các tài khoản để lưu ý bất kỳ hóa đơn chưa thanh toán nào và cần theo dõi trong việc tìm kiếm thanh toán, chẳng hạn như gửi một bản sao thứ hai của hóa đơn được đánh dấu "quá hạn".
