Cách bạn chọn để sắp xếp các tệp văn phòng của bạn có tác động quan trọng đến hiệu quả và năng suất. Một hệ thống lưu trữ phải dựa trên cách các tệp được sử dụng trong văn phòng, những tính năng nào của tệp thường được nhắc đến nhất và cách các tệp được yêu cầu bằng lời nói. Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định hệ thống tốt nhất để tổ chức các tệp của mình.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tủ hồ sơ
-
Các thư mục tập tin
-
Nhãn tệp
Xác định xem bạn sẽ sắp xếp các tệp theo thứ tự bảng chữ cái theo chủ đề, bằng cách sử dụng hệ thống đánh số được xác định trước hoặc theo thứ tự thời gian theo ngày được tạo hoặc ngày đáo hạn. Tạo tập tin tạm thời và vĩnh viễn. Các tệp tạm thời hiện là các tệp đang hoạt động có ngày kết thúc được chỉ định tại thời điểm tệp có thể bị hủy hoặc được đặt cùng với các tệp được lưu trữ. Ví dụ về các tệp tạm thời bao gồm các dự án hiện tại, các mục hành động và tài liệu sẽ được đọc. Các tệp vĩnh viễn là những tệp không được truy cập thường xuyên nhưng cần được lưu giữ trong kho lưu trữ để tham khảo trong tương lai.
Viết tiêu đề và định nghĩa nhãn của bạn trong một tài liệu có thể được tham chiếu. Ví dụ: nếu bạn sử dụng hệ thống lưu trữ số, hãy viết ra chủ đề mỗi số tương ứng và liệt kê các ví dụ về tài liệu sẽ được bao gồm trong chủ đề đó. Điều này giúp duy trì tính nhất quán khi nộp tài liệu.
Tạo cọc cho các tài liệu tạm thời, tài liệu cố định và rác. Sắp xếp tài liệu trước khi đưa chúng vào hệ thống nộp đơn. Không nộp những gì không cần phải lưu.
Chọn một vị trí lưu trữ tập tin. Bạn có thể quyết định rằng các tệp hoạt động tạm thời cần phải được lưu trong ngăn kéo bàn của bạn, nơi chúng có thể dễ dàng truy cập. Các tập tin được chia sẻ giữa các nhân viên nên được đặt ở trung tâm trong văn phòng. Nếu bạn làm việc với các tệp cần được bảo vệ, chẳng hạn như các tệp chứa thông tin cá nhân của khách hàng, hãy sử dụng tủ tệp khóa và xác định ai trong văn phòng sẽ có quyền truy cập.
Tạo tập tin của bạn. Dán nhãn các tệp với hệ thống chữ cái, số hoặc theo thời gian của bạn. Hãy nhớ rằng trong khi bạn muốn cụ thể với các tiêu đề nhãn của mình, bạn cũng muốn các tiêu đề đủ rộng để bao gồm một số loại tài liệu. Ví dụ, thay vì ghi nhãn một tệp có tên cuộc họp cụ thể, hãy tạo một tệp cho các cuộc họp tham dự trong một năm và lưu trữ tất cả các tài liệu có liên quan trong đó. Điều này giúp bạn không tạo ra nhiều tệp trong đó chỉ có một hoặc hai tài liệu sẽ được lưu trữ.
Lời khuyên
-
Hãy nhớ đơn giản là luôn luôn tốt hơn. Cố gắng tránh các hệ thống nộp đơn phức tạp sẽ gây khó khăn cho bạn và nhân viên. Sử dụng tệp tickler cho các nhiệm vụ cụ thể theo ngày như thanh toán hóa đơn hoặc lập hóa đơn. Sắp xếp tệp tickler của bạn theo tháng hoặc ngày tùy thuộc vào các tác vụ và lọc tệp khi các tác vụ được hoàn thành bằng cách ném tài liệu đi hoặc chuyển chúng vào một tệp vĩnh viễn.
