Tạo séc và số dư là một trong những cách tốt nhất để giúp doanh nghiệp phát triển mạnh. Trong một hệ thống kinh doanh sử dụng kiểm tra và số dư, vai trò được xác định rõ ràng hơn. Tạo séc và số dư cho phép bạn thực hiện một hệ thống kế toán nhằm thúc đẩy phân tách nhiệm vụ. Việc thực hiện kiểm tra và cân bằng trong doanh nghiệp của bạn là công cụ giúp bạn xác định hành vi trộm cắp nội bộ và bên ngoài.
Mua một hệ thống phần mềm kế toán, nếu bạn chưa có sẵn một hệ thống. Một chương trình phần mềm kế toán phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ là phần mềm kế toán Intuit QuickBooks. Hệ thống kế toán của bạn sẽ có thể ghi lại và phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Phần mềm kế toán nên đơn giản và dễ sử dụng, nhưng nó có thể mở rộng khi doanh nghiệp của bạn mở rộng.
Thiết lập vai trò được xác định rõ ràng cho nhân viên. Điều quan trọng nhất cần làm để tạo séc và số dư trong doanh nghiệp của bạn là tách biệt các nhiệm vụ càng nhiều càng tốt. Người chịu trách nhiệm xử lý tiền mặt hoặc làm việc cho thiết bị điểm bán hàng của công ty bạn không nên là người cùng đếm và ghi lại doanh số bán hàng trong ngày.
Tài khoản phải thu thuế phải thu từ tài khoản phải trả. Bạn không muốn người chịu trách nhiệm nhận thanh toán cho hóa đơn và dịch vụ được kết xuất là cùng một người chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn và bảng lương đi. Làm cho các tài khoản phải thu và các khoản phải trả có thể hoán đổi cho nhau có thể dẫn đến việc chiếm dụng tiền mặt nghiêm trọng.
Nhân viên bán hàng không bao giờ được phép quản lý hàng tồn kho hoặc đặt hàng nguyên vật liệu từ một nhà cung cấp. Thực hiện kiểm tra và cân bằng làm cho một nhân viên chịu trách nhiệm mua vật liệu hoặc vật tư và một nhân viên khác chịu trách nhiệm duy trì hàng tồn kho thành phẩm ở mức tối ưu.
Thiết lập kiểm soát hàng tồn kho để giảm thiểu rủi ro trộm cắp nội bộ của công ty bạn. Thiết bị điểm bán hàng của bạn nên hoạt động đồng bộ với hệ thống kế toán của bạn để đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho là chính xác. Bán hàng, về mặt tiền mặt, nên dễ dàng được kết hợp với hàng tồn kho trên tay. Tạo các kiểm tra và số dư thích hợp sẽ giảm thiểu việc doanh nghiệp của bạn bị lừa đảo và các hành vi chiếm đoạt khác.
