Việc cắt giảm sản xuất diễn ra bất cứ khi nào một doanh nghiệp di chuyển từ một hệ thống hoặc ứng dụng hiện có, chẳng hạn như một chương trình quản lý kế toán hoặc hàng tồn kho hoặc một hệ thống sản xuất sản xuất, sang một hệ thống mới. Mặc dù việc triển khai thực tế có thể chỉ mất một hoặc hai ngày, các nhiệm vụ và hoạt động trước và sau khi cắt là rất cần thiết cho sự thành công của dự án. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, một bảng tính rất hữu ích để ghi lại các nhiệm vụ và hoạt động dẫn đến ngày diễn ra trực tiếp và các nhiệm vụ cho ngày hôm đó và những ngày tiếp theo.
Mục tiêu và các thành phần quan trọng
Các thực tiễn tốt nhất của IBM để di chuyển dữ liệu hiệu quả cho biết một kế hoạch cắt giảm sẽ giải quyết ba lĩnh vực chính. Nó nên xác định các nhiệm vụ di chuyển theo thứ tự hoàn thành của chúng, bao gồm các ước tính về việc hệ thống sẽ cần ngoại tuyến trong bao lâu. Nó nên xác định các vấn đề tiềm ẩn và mô tả cách giảm hoặc loại bỏ rủi ro. Và nó nên bao gồm tên và thông tin liên lạc cho các thành viên bên trong và bên ngoài của nhóm cắt, cũng như những người yêu cầu cập nhật và thông tin khi quá trình cắt giảm tiến triển.
Chuẩn bị và hoạt động sơ bộ
Mỗi bước trong mỗi phần của kế hoạch cắt phải được liệt kê theo thứ tự phải hoàn thành. Xác định nhiệm vụ, người lãnh đạo, thời lượng dự kiến, ngày bắt đầu và ngày kết thúc và người liên hệ dự phòng. Bao gồm một khu vực để người dẫn đầu đăng nhập vào các nhiệm vụ đã hoàn thành. Phần đầu tiên của kế hoạch nên xác định các nhiệm vụ và hoạt động phải hoàn thành trước khi bắt đầu cắt. Điều này bao gồm cài đặt và định cấu hình phần cứng, phần mềm và thiết bị ngoại vi, tiến hành đào tạo người dùng cuối, tải dữ liệu cần thiết và sao lưu hệ thống hiện tại.
Hoạt động không giờ
Các hoạt động không giờ diễn ra vào ngày sống. Chúng bao gồm một mốc thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ liên quan đến việc tắt hệ thống cũ và để kích hoạt và thử nghiệm hệ thống mới. Phần này nên có kế hoạch dự phòng, chẳng hạn như các bước để hoàn thành việc khôi phục nếu hệ thống mới bị lỗi. Nếu việc cắt giảm không xảy ra trong giờ thấp điểm, kế hoạch sẽ mô tả một hệ thống để thông báo cho người dùng về bất kỳ sự tắt máy dự kiến nào và thời lượng cũng như hướng dẫn của họ về thời điểm và cách đăng xuất hệ thống cũ.
Giám sát sau cắt
Kế hoạch nên phác thảo một lịch trình để theo dõi và thực hiện thử nghiệm liên tục. Ví dụ: nếu việc cắt giảm xảy ra trong giờ thấp điểm, hãy lên lịch theo dõi và kiểm tra ít nhất một vài ngày trong giờ sử dụng cao điểm. Bao gồm những điều cần theo dõi nói chung, chẳng hạn như làm chậm hệ thống hoặc hành vi không nhất quán, cũng như bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào đã được xác định trước. Liệt kê các bước để thực hiện kế hoạch dự phòng, bao gồm thông báo cho người dùng về việc tắt máy cần thiết và bao gồm một danh sách kiểm tra để quyết định có nên tắt máy và thực hiện bất kỳ sửa chữa hoặc sửa đổi cần thiết nào trong ngày làm việc hoặc trong giờ thấp điểm.
