Làm thế nào để viết bản ghi nhớ cho tình nguyện viên tiệc Giáng sinh

Việc sử dụng các bản ghi nhớ nhân viên để yêu cầu các tình nguyện viên lập kế hoạch lễ hội văn phòng là một cách tốt để thu hút nhiều công nhân và khiến họ cảm thấy được đưa vào đội ngũ văn phòng. Việc sử dụng hiệu quả tình nguyện viên của nhân viên có thể làm cho các sự kiện như tiệc Giáng sinh diễn ra mà không gặp trở ngại nào. Ghi nhớ cũng đảm bảo rằng một tin nhắn hoặc thông báo đến tất cả người nhận dự định. Khi lên kế hoạch cho bữa tiệc Giáng sinh và các sự kiện văn phòng khác, bạn cần đảm bảo rằng tất cả những người được mời tham dự đều biết về ngày và giờ.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Danh sách tình nguyện viên nhân viên tiềm năng
Thông tin liên lạc cho tất cả các tình nguyện viên tiềm năng
Ngày, địa điểm và thời gian của sự kiện
Danh sách thời gian tình nguyện và yêu cầu nhiệm vụ

Xác định loại tiệc Giáng sinh mà văn phòng của bạn sẽ có. Quyết định xem sự kiện sẽ được tổ chức tại văn phòng hay ngoài địa điểm. Thiết lập ngân sách. Xác định số lượng người được mời, bao gồm cả vợ hoặc chồng của nhân viên. Quyết định xem rượu sẽ được phục vụ hay không và có cung cấp đồ uống miễn phí hoặc thanh tiền mặt hay không. Giữ một danh sách chi tiết các thông số của bữa tiệc để hướng dẫn các tình nguyện viên của bạn thiết lập nó.

Xác định có bao nhiêu nhân viên tình nguyện bạn sẽ cần tổ chức và tạo điều kiện cho bữa tiệc. Trong hầu hết các trường hợp, ít nhất 10 tình nguyện viên sẽ được yêu cầu đảm nhận tất cả các chức năng. Chọn một nhà lãnh đạo tình nguyện để giám sát các nhân viên tình nguyện khác. Thảo luận chi tiết về tổ chức trực tiếp với tình nguyện viên chính. Hãy chắc chắn rằng mỗi tình nguyện viên tiềm năng có thời gian và khả năng tham gia trước khi giao vai trò.

Tạo một bản ghi nhớ cho tất cả các tình nguyện viên tiềm năng nêu rõ nhu cầu của bạn để được giúp đỡ với bữa tiệc văn phòng. Cung cấp tên của nhân viên bạn đã chọn để làm người liên lạc tình nguyện. Hãy chắc chắn rằng tất cả các tình nguyện viên hiểu rằng ngoài bạn, sẽ có thêm một người làm việc thông qua công tác hậu cần tổ chức bữa tiệc. Yêu cầu tất cả những người nhận ghi nhớ liên lạc với bạn trong vòng một tuần để cho bạn biết nếu họ có thể tình nguyện. Giữ một danh sách của tất cả những người đã đồng ý giúp đỡ.

Gửi một bản ghi nhớ thứ hai cho những người đã tình nguyện. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của đảng cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ cụ thể. Ví dụ, đặt một nhóm phụ trách việc chọn thực đơn thức ăn; một nhóm thứ hai phụ trách lưu hành thư mời; một nhóm thứ ba phụ trách trang trí, ủng hộ bữa tiệc và quà tặng. Tiếp tục phân chia nhiệm vụ cho đến khi tất cả các khía cạnh của bữa tiệc được bảo hiểm. Bạn có thể cần tranh thủ thêm các tình nguyện viên nếu bữa tiệc của bạn lớn, trang trọng hoặc phức tạp hơn so với một cuộc họp mặt tại văn phòng thông thường.

Trong bản ghi nhớ thứ hai, thông báo lịch trình các cuộc họp của ủy ban tình nguyện, hàng tuần hoặc hàng tháng, để tổ chức và chuẩn bị. Lên lịch cuộc họp đầu tiên ít nhất bốn đến sáu tháng trước sự kiện. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không có chi tiết nào bị bỏ qua và tất cả các tình nguyện viên hiểu trách nhiệm và cam kết về thời gian của họ. Lên lịch các cuộc họp trong thời gian công ty, tại chỗ, nhưng hãy chắc chắn rằng chúng sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến công việc hàng ngày của tình nguyện viên. Yêu cầu tất cả các tình nguyện viên cho bạn biết liệu họ sẽ tham dự cuộc họp bắt đầu.

Sử dụng các bản ghi nhớ để theo dõi thường xuyên với tất cả các tình nguyện viên trong suốt quá trình lập kế hoạch. Nhà nước trong mỗi bản ghi nhớ những gì đã được thảo luận tại cuộc họp cuối cùng và những gì sẽ được thảo luận tại cuộc họp tiếp theo. Yêu cầu các tình nguyện viên liên lạc với toàn bộ nhóm nếu họ có ý tưởng, đề xuất, câu hỏi hoặc mối quan tâm để mọi người sẽ nhận thức đầy đủ về quá trình lập kế hoạch đang tiến triển như thế nào.

Trước sự kiện, hãy gửi một bản ghi nhớ cho mọi người trong văn phòng hoặc công ty của bạn, cảm ơn các nhân viên tình nguyện vì đã chuẩn bị cho bữa tiệc. Biểu hiện của lòng biết ơn này rất quan trọng đối với các tình nguyện viên.

Lời khuyên

Sử dụng ngôn ngữ kinh doanh truyền thống khi soạn thảo bản ghi nhớ, ngay cả đối với các sự kiện vui vẻ như tiệc Giáng sinh. Tránh sử dụng các từ lóng, thô tục và ngôn ngữ nghi vấn khi soạn ghi nhớ.