Mặc dù giao tiếp bằng văn bản có một số lợi thế rõ ràng so với giao tiếp bằng miệng, chẳng hạn như sự không rõ ràng về ý nghĩa, dễ nhân rộng và lâu dài, giao tiếp bằng văn bản không phải luôn luôn là lựa chọn tốt nhất cho giao tiếp kinh doanh, học thuật hoặc cá nhân. Hiểu được những nhược điểm của vị trí giao tiếp bằng văn bản, bạn sẽ xác định chế độ giao tiếp tốt nhất cho mọi tình huống.
Vô danh
Giao tiếp bằng văn bản ít cá nhân hơn giao tiếp bằng miệng, làm cho nó ít lý tưởng hơn cho các thông điệp cảm xúc. Ví dụ, hầu hết mọi người cảm thấy rằng những tin tức quan trọng, chẳng hạn như bị sa thải, được thăng chức, kết thúc một mối quan hệ hoặc đề xuất hôn nhân nên được truyền đạt trực tiếp. Giao tiếp thông qua văn bản hoặc email cũng kém hiệu quả hơn so với giao tiếp trực tiếp trong việc xây dựng các mối quan hệ cá nhân.
Khả năng truyền thông sai
Giao tiếp bằng văn bản không bao gồm các sắc thái của giọng nói hoặc biểu cảm trên khuôn mặt, làm cho việc giao tiếp trở nên dễ xảy ra hơn. Hài hước và châm biếm đặc biệt khó truyền đạt trong giao tiếp bằng văn bản và có thể được hiểu là sự lăng mạ. Điều này buộc mọi người phải viết bằng một giọng điệu trang trọng, nghiêm túc hơn, góp phần vào bản chất cá nhân của giao tiếp bằng văn bản.
Thiếu phản hồi tức thời
Giao tiếp bằng miệng thường tạo ra phản hồi bằng lời nói và phản hồi phi ngôn ngữ tức thời, thường thông báo cho những nhận xét tiếp theo của người nói. Giao tiếp bằng văn bản thiếu yếu tố quan trọng này và thậm chí với một số hình thức giao tiếp kỹ thuật số như nhắn tin hoặc tin nhắn tức thời, các phản hồi bằng văn bản thiếu tính tự phát của giao tiếp bằng miệng. Giao tiếp bằng văn bản không thể được điều chỉnh ngay lập tức để đáp ứng nhu cầu của khán giả, làm rõ câu hỏi hoặc trả lời phản bác. Ngoài ra, nếu thông tin sai lệch xảy ra, người viết có thể không tìm ra kịp thời để sửa nó.
Chi phí, vật liệu và lưu trữ
Giao tiếp bằng văn bản thường mất nhiều thời gian hơn giao tiếp bằng miệng, vì vậy nó có thể tốn kém hơn cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các bản sao cứng của giao tiếp bằng văn bản yêu cầu máy in, mực và giấy, và cũng chiếm không gian lưu trữ.Trong nhiều trường hợp, thông tin liên lạc điện tử cũng phải được lưu trữ, mặc dù chi phí lưu trữ như vậy về không gian và chi phí ít hơn nhiều so với lưu trữ bản sao cứng. Cho dù bản sao cứng hoặc điện tử, tài liệu lưu trữ có thể vô tình bị mất hoặc bị phá hủy.
Trách nhiệm
Sự lâu dài của giao tiếp bằng văn bản có thể tạo ra một vấn đề trách nhiệm pháp lý. Ví dụ, trong khi các nhận xét bằng giọng nói dễ bị lãng quên, email, ghi nhớ và các tài liệu khác có thể được sử dụng làm bằng chứng trước tòa, thậm chí nhiều năm sau khi chúng được viết. Ngoài ra, việc nhân rộng dễ dàng giao tiếp bằng văn bản làm cho nó rủi ro hơn; trong khi một trò đùa không có màu sắc có thể xúc phạm một số người, ví dụ, một email không phù hợp có thể ngay lập tức được chuyển đến hàng ngàn người nhận.
