Tài liệu quy trình là việc ghi lại các quy trình mà một công ty thực hiện một cách thường xuyên. Thường được tạo ra để đào tạo nhân viên, quy trình tài liệu và đào tạo đôi khi có thể mất thời gian từ các hoạt động khác. Tuy nhiên, việc khắc phục các sự cố gây ra bởi các nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc không hiểu đúng cách để thực hiện quy trình cũng có thể mất thời gian trong một ngày.
Hội nhập
Các tổ chức bao gồm một loạt các quy trình được tích hợp với nhau để thực hiện mục tiêu bao quát. Tài liệu quy trình liên quan đến việc ghi lại các quy trình khác nhau này để các tổ chức có thể hiểu cách chúng hoạt động và cũng đưa ra các chiến lược để cải thiện chúng.
Trong trẻo
Các quy trình phải được ghi lại một cách rõ ràng và thuyết phục bởi vì các quy trình này cũng có thể giúp đưa ra những thay đổi cần thiết theo cách mà nhân viên thực hiện chúng. Quản lý đôi khi có thể phát triển các tài liệu quy trình thành các hướng dẫn đào tạo để đào tạo nhân viên mới.
Hành động
Tài liệu quy trình phải có thể hành động để các cá nhân chưa bao giờ thực hiện các quy trình này trước đây có thể thực hiện chúng. Lý do tại sao một số sản phẩm nhất định giống nhau trong toàn bộ chuỗi cửa hàng là vì quá trình tạo ra những sản phẩm đó, một tách cà phê, ví dụ, đã được ghi lại rõ ràng theo cách cho phép người khác tạo ra các bản sao của sản phẩm. Tài liệu quy trình phải có thể hành động để hỗ trợ các nhà quản lý trong việc đào tạo nhân viên.
Nhân quả
Tài liệu quy trình nên được viết để xác định rõ ràng bản chất nguyên nhân và kết quả của các quy trình. Các quy trình phải được ghi lại trong sự cô lập cũng như được ghi lại để giải thích các quá trình khác nhau liên quan đến nhau như thế nào. Ví dụ, một tổ chức có thể muốn hiểu làm thế nào quá trình họp của nó ảnh hưởng đến sự cởi mở của cuộc thảo luận về công ty.
Bỏ xót
Những người tạo tài liệu quy trình cũng phải nhận thức được những gì cần bỏ qua trong tài liệu quy trình. Ví dụ, một số quy trình đơn giản đến mức chúng không cần phải mô tả. Các quy trình khác không nhất thiết phải được thực hiện chính xác mỗi lần.
Quy trình và đào tạo
Thông thường các nhà quản lý có thể kết hợp tài liệu quy trình và đào tạo. Tài liệu quy trình có thể tiết kiệm thời gian cho những công nhân có thể thực hiện các nhiệm vụ khác thay vì sử dụng thời gian trải qua đào tạo. Tuy nhiên, tài liệu quy trình không phải lúc nào cũng giải thích thông tin đủ rõ ràng cho nhân viên. Thông thường nó phải được kết hợp với đào tạo thực hành để đảm bảo rằng thông tin được hiểu rõ bởi một nhân viên mới.
