Kiến thức bộ lạc của người Viking được định nghĩa là bất kỳ thông tin bất thành văn nào mà doanh nghiệp, nhóm, nhóm hoặc bộ lạc của bạn sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Vấn đề với kiến thức bộ lạc là khi bạn mất đi những thành viên chủ chốt của bộ lạc, kiến thức sẽ biến mất cùng với họ. Khi bạn ghi lại các quy trình hoặc quy trình của công ty, bạn có thể bảo vệ kiến thức này và nhanh chóng đưa các thành viên mới tăng tốc. Hiểu nhu cầu ghi chép "Kiến thức bộ lạc" là một yếu tố quan trọng để tạo ra các tài liệu này.
Xác định các sản phẩm của bạn
Tạo một "Tuyên bố phạm vi" bằng cách viết một tuyên bố đơn giản xác định mọi thứ sẽ được đưa vào dự án tài liệu này. Xác định rõ ràng quy trình cụ thể sẽ được ghi lại. Cho biết liệu tài liệu quy trình phản ánh cách thức quá trình thực sự hoạt động ngày hôm nay hoặc xác định cách thức quy trình sẽ hoạt động trong tương lai.
Tạo một "Ma trận quyền sở hữu" cho biết ai sở hữu quy trình hoặc ai sở hữu phần nào của quy trình. Ma trận này có thể đơn giản như sơ đồ tổ chức hoặc sơ đồ quy trình xác định rõ ràng chủ sở hữu và thông tin liên hệ của chủ sở hữu.
Xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể đang được ghi nhận. Đây thường là một danh sách bao gồm tất cả hoặc thông tin thích hợp như số mô hình, số phần và mô tả.
Mô tả vai trò của những người tham gia vào quá trình. Cung cấp một lời giải thích rõ ràng dựa trên chức danh công việc và không phải khả năng cá nhân. Giải thích những gì vị trí này làm và làm thế nào nó phù hợp với quá trình. Đây có thể là một tài liệu duy nhất liệt kê tiêu đề và mô tả công việc hoặc mô tả công việc hoàn chỉnh cho từng vị trí quan trọng trong quy trình được ghi lại.
Ghi lại từng bước của quy trình, từ đầu đến cuối, bằng cách tạo sơ đồ hoặc biểu đồ "Quy trình dòng". Thông thường, biểu đồ luồng cấp cao được tạo cho thấy các bước chính của quy trình và biểu đồ luồng cấp thấp ghi lại các bước quy trình phụ thuộc vào từng bước chính.
Tạo tài liệu "Chính sách và thủ tục" thích hợp cho từng bước của quy trình. Khi bạn khám phá quá trình với các cuộc phỏng vấn và nghiên cứu, các chính sách và thủ tục này sẽ xuất hiện. Giữ các ghi chú chi tiết, sẽ là nền tảng để tạo ra các tài liệu chính sách và thủ tục này.
Bao gồm một tài liệu trong các sản phẩm của bạn cung cấp giải thích về quy trình "Quản lý tài liệu" nội bộ. Tài liệu này sẽ giải thích cách các tài liệu của công ty được xem xét và phê duyệt, cũng như phân phối và lưu trữ trong công ty.
Tạo tài liệu
Kiểm kê các tài liệu hiện có để có được sự hiểu biết rõ ràng về những gì hiện đang diễn ra. Bạn không phải phát minh lại bánh xe bằng cách tạo tài liệu mới nếu thông tin tương tự được đề cập trong các tài liệu hiện có. Xác định tài liệu nào trong số những tài liệu này có thể sử dụng được và có thể được xây dựng và tài liệu nào đã lỗi thời. Với kho tài liệu hiện có đã hoàn thành, bạn sẽ biết tài liệu nào bị thiếu và phải được tạo. Tạo một danh sách tổng thể các tài liệu hiển thị trạng thái của mọi tài liệu là hiện có, lỗi thời hoặc mới. Có "Hàng tồn kho" này trong tay trước cuộc họp đầu tiên của bạn với người quản lý cao nhất.
Tạo "Ma trận quyền sở hữu" bằng cách xem xét mọi thứ đã có sẵn, như biểu đồ tổ chức và thư mục công ty hiện có. Có "Ma trận quyền sở hữu" này trong tay trước cuộc họp đầu tiên của bạn với người quản lý cao nhất.
Gặp gỡ người quản lý hàng đầu và xem xét "Hàng tồn kho" và "Ma trận quyền sở hữu". Mục tiêu của cuộc họp này không chỉ là để người quản lý hàng đầu kiểm tra nghiên cứu của bạn, mà là phê duyệt và đồng ý với kế hoạch của bạn. Hãy chuẩn bị cho cuộc họp này và đừng lãng phí thời gian của người quản lý hàng đầu.
Gặp gỡ với từng trưởng bộ phận sau khi bạn thực hiện tất cả các thay đổi của người quản lý hàng đầu về "Hàng tồn kho" và "Ma trận quyền sở hữu". Mục tiêu của các cuộc họp giữa các bộ phận này là giúp cho bộ phận đó tăng tốc về những gì bạn đang làm và bắt đầu các cuộc thảo luận về vai trò của từng trưởng bộ phận và các bước quy trình mà họ sở hữu. Ghi chép chi tiết hoặc ghi lại cuộc họp để bạn không bỏ lỡ điều gì. Khi bạn tiến về phía trước thông qua các cuộc họp của bộ phận này, quy trình sẽ xuất hiện và bắt đầu củng cố.
Cập nhật tất cả các sản phẩm giao hàng trên cơ sở liên tục khi bạn nhận được thông tin mới hoặc chính xác hơn từ mỗi trưởng bộ phận. Sau cuộc họp trưởng phòng cuối cùng của bạn, bạn nên có khoảng một nửa số lượng hàng giao của bạn.
Gặp gỡ các giám sát viên thích hợp, các thợ thủ công hàng đầu và những người khác tham gia vào quá trình để làm rõ những gì đang thực sự diễn ra trong bước đó của quy trình. Những người này sẽ được xác định bởi trưởng bộ phận của họ trong cuộc phỏng vấn của bạn. Những người thực hành này thường hiểu biết nhiều hơn trong từng bước, từng ngày, các thủ tục trong lĩnh vực trách nhiệm của họ so với người đứng đầu bộ phận tương ứng của họ. Một lần nữa, hãy ghi chú chi tiết và làm mọi thứ có thể được chuẩn bị trước khi gặp gỡ những người này để bạn giảm thiểu thời gian bạn rời khỏi ngày bận rộn của họ.
Hoàn thành bản thảo đầu tiên của bạn về tất cả các tài liệu của bạn. Đây được gọi là bản nháp đầu tiên nhưng những tài liệu này vẫn phải hoàn chỉnh đầy đủ dựa trên tất cả thông tin mà bạn có được cho đến nay.
Phân phối tài liệu dự thảo đầu tiên của bạn, được đánh dấu rõ ràng là bản dự thảo đầu tiên, cho các trưởng bộ phận và cấp dưới tương ứng để họ xem xét. Cung cấp cho họ thời gian để xem xét hoàn toàn các tài liệu này và yêu cầu họ sắp xếp lại bất kỳ thay đổi nào.
Bắt đầu một vòng họp thứ hai của các cuộc họp cá nhân với cùng các trưởng bộ phận và cấp dưới để xem xét tất cả các dòng màu đỏ và chuẩn bị cho bản thảo cuối cùng của các tài liệu này.
Hoàn thành tất cả các phiên bản đường đỏ. Hãy chú ý đến những thay đổi trong một bước, điều này có thể ảnh hưởng đến bước trước hoặc bước tiếp theo và thay đổi những tài liệu, quy trình hoặc các bước lưu chuyển tương ứng. Gửi dự thảo cuối cùng này cho người đứng đầu bộ phận tương ứng và cấp dưới để xem xét cuối cùng của họ.Gửi toàn bộ dự thảo cuối cùng đồng thời cho người quản lý cao nhất để đánh giá người quản lý hàng đầu.
Thực hiện các sửa đổi cuối cùng và gửi lại các tài liệu sửa đổi này cho người khởi xướng để phê duyệt cuối cùng. Có thể có nhiều sửa đổi qua lại trước khi phê duyệt cuối cùng. Bạn cần mỗi cấp dưới và trưởng bộ phận để cung cấp cho bạn sự chấp thuận hoàn toàn đối với các tài liệu hoặc các phần của tài liệu liên quan trực tiếp đến khu vực trách nhiệm của họ. Tuy nhiên, tài liệu của bạn không được xem xét phê duyệt cho đến khi người quản lý cao nhất đã xem xét và phê duyệt nó.
Lời khuyên
-
Các cuộc phỏng vấn có thể rất tế nhị khi bạn làm gián đoạn ngày làm việc của ai đó. Hãy chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn này bằng cách có sẵn các tài liệu thích hợp, chẳng hạn như "Biểu đồ dòng quy trình" hoặc các tài liệu khác sẽ giúp cuộc phỏng vấn tiến lên. Hãy cá tính và luôn đối xử với mọi người với cùng phẩm giá và sự tôn trọng mà bạn mong đợi cho chính mình. Hãy hiệu quả và giữ cho cuộc phỏng vấn tập trung vào mục tiêu cụ thể của cuộc họp.
