Các chính sách và thủ tục cho một văn phòng y tế hoặc phòng khám là rất quan trọng để đưa ra các tiêu chuẩn chăm sóc sức khỏe và hành chính mà các bác sĩ lâm sàng sẽ đáp ứng. Một hướng dẫn chính sách và thủ tục cho các bác sĩ, y tá và nhân viên văn phòng khác cách thực hiện một số nhiệm vụ để họ có thể cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cho bệnh nhân. Vì ngành chăm sóc sức khỏe rất phức tạp và được quản lý bởi nhiều quy định, nên một hướng dẫn về chính sách và thủ tục cũng quy định những luật nào phải được tuân thủ. Viết các chính sách và quy trình y tế là một cách thực hành liên tục, vì luật thay đổi trong chăm sóc sức khỏe thường bắt buộc chính sách của văn phòng y tế của bạn cũng thay đổi.
Lập danh sách các danh mục hoặc phần mà bạn muốn có trong hướng dẫn thủ tục và chính sách của mình. Ví dụ về các danh mục thường thấy trong sách chính sách và thủ tục y tế bao gồm, nhưng không giới hạn ở Bảo hiểm, Nộp hồ sơ y tế, Gửi yêu cầu và thanh toán, An toàn cho bệnh nhân, An toàn cho nhân viên, Tin cậy và Đặc quyền, Dược lý, Quyền của khách hàng, Bảo mật và Đào tạo nhân viên.
Xác định các yêu cầu pháp lý - hoặc yêu cầu cấp phép - liên quan đến dòng công việc y tế của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang viết các chính sách và quy trình cho văn phòng tim mạch, phòng khám của bạn có thể có một bộ quy định cụ thể để tuân theo khác với các quy định mà văn phòng bệnh lý cần tuân thủ. Để viết các chính sách và thủ tục hiệu quả, chính sách của bạn phải phù hợp với các quy định của liên bang.
Tạo một mẫu cho các chính sách và thủ tục của bạn. Mẫu sẽ giúp bạn giữ cho mỗi chính sách bạn soạn thảo nhất quán và chuẩn hóa. Mẫu phải bao gồm tiêu đề hoặc số của chính sách, mục đích của chính sách, khả năng áp dụng và các bước của các thủ tục phải được thực hiện. Bạn cũng có thể bao gồm một thông báo phụ lục nếu chính sách đi đôi với một hình thức y tế cụ thể. Chẳng hạn, nếu bạn đang viết một chính sách và thủ tục cho "lượng bệnh nhân", bạn sẽ đính kèm mẫu đơn tiếp nhận bệnh nhân vào cuối chính sách.
Sử dụng các danh mục chính sách chính của bạn để đưa ra các chính sách riêng lẻ. Nếu danh mục chính sách chính của bạn là Bảo mật, bạn có thể có hai chính sách riêng trong phần đó, chẳng hạn như Tiết lộ Thông tin về Sức khỏe của Bệnh nhân và Thông tin Sức khỏe của Bệnh nhân. Trong danh mục Nộp hồ sơ y tế của bạn, bạn có thể có các chính sách đối với Yêu cầu lưu hồ sơ và hồ sơ y tế kịp thời.
Bắt đầu viết các thủ tục cho từng chính sách bạn muốn đưa vào sách của mình. Viết chúng trực tiếp vào các mẫu và dán nhãn cho chúng phác thảo ngay bây giờ. Hãy cụ thể như bạn có thể cho mỗi chính sách bạn viết. Tất cả các bước nên được phác thảo rõ ràng và dễ hiểu.
Tạo một bảng nội dung cho cuốn sách thủ tục và chính sách y tế của bạn. Một bảng mục lục giúp giữ cho mọi thứ được tổ chức để người đọc có thể tìm thấy chính sách và thủ tục mà họ đang tìm kiếm một cách dễ dàng.
Đảm bảo chính sách của bạn tuân thủ HIPAA. HIPAA, Đạo luật Trách nhiệm và Khả năng Giải quyết Bảo hiểm Y tế, là một quy định của liên bang khiến cho các cơ quan chăm sóc sức khỏe tiết lộ thông tin sức khỏe của bệnh nhân mà không có sự đồng ý của bệnh nhân. Việc không tuân theo các tiêu chuẩn HIPAA có thể dẫn đến việc tổ chức của bạn bị phạt vì không tuân thủ và có thể dẫn đến một vụ kiện nếu bệnh nhân cảm thấy sự bí mật của họ bị vi phạm.
Gửi dự thảo chính sách và thủ tục của bạn cho cơ quan thích hợp trong tổ chức của bạn, chẳng hạn như Giám đốc y tế hoặc Giám đốc y tế, để xem xét và phê duyệt cuối cùng.
Xem xét chính sách và thủ tục của bạn trên cơ sở hàng năm để đảm bảo rằng bạn không phải thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với chúng. Thêm chính sách mới vào sách của bạn khi chúng xuất hiện và xóa những chính sách cũ không còn áp dụng.
