Soạn thảo giấy chứng nhận việc làm là một nhiệm vụ nguồn nhân lực phổ biến. Tuy nhiên, nói chung, nó không phải là một ý tưởng tốt để cung cấp thông tin về nhân viên hiện tại hoặc quá khứ qua điện thoại. Đối với một điều, bạn không có cách nào để xác minh danh tính người gọi. Mặt khác, việc đưa ra thông tin qua điện thoại vi phạm các biện pháp kiểm soát quyền riêng tư mà hầu hết các doanh nghiệp đều có. Một lựa chọn tốt hơn là yêu cầu ủy quyền bằng văn bản từ nhân viên và sau đó cung cấp thông tin việc làm bằng văn bản.
Tại sao Giấy chứng nhận việc làm?
Các công ty và cá nhân đưa ra quyết định một phần dựa trên việc làm hiện tại hoặc trong quá khứ và tiền lương cần một cách để xác minh thông tin được cung cấp bởi một nhân viên. Phổ biến nhất là ngân hàng và các tổ chức cho vay khác, chủ nhà, cơ quan nhân sự và các chủ lao động tiềm năng khác. Người cho vay và chủ nhà thường chỉ cần xác minh tình trạng việc làm và tiền lương hoặc tiền lương. Các công ty tuyển dụng có thể yêu cầu thông tin liên quan đến việc tham dự, vai trò công việc và nhiệm vụ. Chính sách xác minh của bạn sẽ xác định lượng thông tin mà công ty bạn sẵn sàng cung cấp.
Xác minh chính thức tiêu chuẩn Versus
Thông tin bạn đưa vào giấy chứng nhận việc làm thường phụ thuộc vào việc bạn có đang tạo chứng chỉ tiêu chuẩn hay chính thức hay không. Một trong hai phiên bản nên có trên tiêu đề thư chính thức của công ty và bao gồm ngày, tiêu đề và chữ ký của người ban hành xác minh. Một chứng chỉ tiêu chuẩn, chẳng hạn như một chủ nhà có thể yêu cầu, thường bao gồm tên của nhân viên, tình trạng việc làm, chức danh công việc hiện tại và mức lương hàng năm cơ sở. Giấy chứng nhận chính thức được cấp cho người cho vay cũng có thể bao gồm số An sinh xã hội của nhân viên và con dấu hoặc con dấu chính thức của công ty từ một công chứng viên.
Định dạng và Phong cách
Giấy chứng nhận việc làm không có bố cục tiêu chuẩn. Sử dụng một tờ giấy tiêu chuẩn 8,5 x 11 inch, đặt hướng trang thành ngang và lề thành 0,5 inch để xác minh xuất hiện giống như một chứng chỉ truyền thống. Đặt hướng thành dọc và sử dụng lề 1 inch tiêu chuẩn cho giao diện thư kinh doanh. Trung tâm tiêu đề thư, bao gồm tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ, sau đó bắt đầu nhập thông tin xác minh. Bạn có thể định dạng chứng chỉ dưới dạng bảng và nhập từng mẩu thông tin trên một dòng riêng biệt. Ở phía bên trái, hãy nhập các nhãn như Nhân viên của EDI, "Vị trí hiện tại của Thu nhập và Thu nhập hàng năm. Thêm thông tin thích hợp ở phía bên phải.
Tùy chọn giao hàng
Tùy chọn giao hàng thường khác nhau cho các chứng chỉ tiêu chuẩn và chính thức. Đối với một giấy chứng nhận việc làm tiêu chuẩn, hầu hết các doanh nghiệp sẽ gửi thư, fax hoặc gửi email thông tin cho người nhận. Khi chứng chỉ chính thức bao gồm số An sinh xã hội, hầu hết các doanh nghiệp sẽ gửi thông tin qua thư của Hoa Kỳ. Bạn cũng có thể cho phép nhân viên nhận và giao giấy chứng nhận của riêng họ. Việc bạn thông báo cho nhân viên rằng bạn đã giao chứng chỉ tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và số lượng yêu cầu bạn nhận được cho dịch vụ này.
