Bất kể ngành nghề của bạn là gì hay loại công việc bạn làm, nó không thể tránh khỏi rằng đến một lúc nào đó bạn sẽ cần phải tham gia vào một cuộc họp kinh doanh. Một số nơi làm việc, đặc biệt là những nơi trong văn phòng, có một vài cuộc họp mỗi ngày, trong khi những người khác chỉ có thể có họ một lần một vài tuần. Bất kể, điều quan trọng là phải nhận thức được các loại chủ đề được thảo luận trong các cuộc họp tại nơi làm việc của bạn, cách một cuộc họp hiệu quả nên được tiến hành và các quy tắc nghi thức phải tuân theo trong cuộc họp. Nếu bạn có trách nhiệm điều hành một cuộc họp, bạn có thể được yêu cầu đưa ra các tàu phá băng cho những người tham dự hoặc ghi chú, hoặc vài phút, tại cuộc họp.
Cuộc họp kinh doanh là gì?
Về bản chất, một cuộc họp kinh doanh là một tập hợp của hai hoặc nhiều người để thảo luận về ý tưởng, mục tiêu và mục tiêu liên quan đến nơi làm việc. Các cuộc họp kinh doanh có thể được tiến hành trực tiếp tại một văn phòng hoặc tại một địa điểm khác, hoặc thậm chí qua điện thoại và qua hội nghị video. Các cuộc họp diễn ra với nhân viên, người quản lý, giám đốc điều hành, khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp và đối tác và bất kỳ ai khác liên quan đến tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, một cuộc họp cần diễn ra khi vấn đề trong tầm tay là điều không thể truyền đạt chính xác qua điện thoại hoặc qua email và yêu cầu tương tác trực tiếp với một hoặc nhiều người.
Mục đích của một cuộc họp kinh doanh thường là đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến tổ chức. Cho dù đó là quyết định về vấn đề bộ phận, chẳng hạn như làm thế nào để tăng ngân sách tiếp thị hay vấn đề tổ chức lớn hơn, như có bao nhiêu người phải nghỉ việc trong thời gian chuyển đổi, một cuộc họp giúp truyền đạt ý tưởng rõ ràng. Khi nói chuyện trực tiếp với các bên liên quan quan trọng, bạn có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin quan trọng một cách hiệu quả để đạt được quyết định.
Một mục tiêu chung khác cho các cuộc họp bao gồm đưa ra các thông báo quan trọng. Đây có thể là về những thay đổi của tổ chức, kế hoạch hoạt động hoặc thay đổi theo hướng công ty. Thông thường, các cuộc họp được tổ chức khi các giám đốc điều hành cấp cao tham gia hoặc rời khỏi nhóm hoặc khi công ty đang kỷ niệm một cột mốc quan trọng hoặc thành công. Những cuộc họp kiểu này có thể làm việc để tăng sự gắn kết của nhân viên và sự hòa hợp trong tổ chức.
Các cuộc họp kinh doanh cũng giúp giải quyết xung đột và giải quyết các vấn đề phức tạp. Xung đột có thể là một sự xuất hiện phổ biến tại nơi làm việc, với nhiều tính cách khác nhau làm việc cùng nhau trong một nhóm. Trong khi một số xung đột là lành mạnh và có thể thúc đẩy tăng trưởng, nó cũng có thể là không mong muốn và yêu cầu giải quyết nhanh chóng. Tổ chức một cuộc họp có thể giúp các bên không đồng ý đạt được sự hiểu biết. Các vấn đề lớn hơn liên quan đến nhiều bên liên quan có cơ hội được giải quyết tốt hơn trong một cuộc họp kinh doanh khi những người quan trọng trong câu hỏi đều ở một nơi và làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
Xem xét tiến độ công ty hoặc dự án cũng là một mục tiêu chung của các cuộc họp kinh doanh. Tại đây, tổ chức theo dõi cách nhóm thực hiện trong một dự án cụ thể hoặc cách công ty phát triển toàn diện so với các mục tiêu doanh thu theo kế hoạch. Bằng cách có các cuộc họp kiểm tra tiến độ thường xuyên, các tổ chức đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về tình trạng của các sản phẩm quan trọng.
Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp kinh doanh hiệu quả
Trong khi các cuộc họp kinh doanh giúp các tổ chức đưa ra quyết định và giải quyết các vấn đề phức tạp, đôi khi chúng có thể là việc sử dụng thời gian không hiệu quả nếu không chạy đúng cách. Khi mọi người đến các cuộc họp chưa chuẩn bị, don don chú ý và don theo dõi các mục hành động, nó có thể được coi là một sự lãng phí thời gian. Để đảm bảo thời gian được sử dụng hiệu quả, cả người tổ chức và người tham gia các cuộc họp kinh doanh cần phải tích cực tham gia. Nếu bạn tổ chức cuộc họp, hãy chuẩn bị một chương trình họp, phác thảo chính xác những gì sẽ được đề cập. Nếu có những món đồ mà người tham dự nên chuẩn bị, hãy chắc chắn cung cấp cho họ đủ thời gian để làm như vậy. Một số cuộc họp được tổ chức theo thói quen, như các điểm tiếp xúc nhóm hàng tuần. Đối với các loại cuộc họp này, hãy tạo một mẫu cho chương trình nghị sự và điền vào các mục duy nhất mỗi tuần.
Xem xét danh sách người tham dự một cách cẩn thận và chỉ mời các bên liên quan chính đến cuộc họp. Nếu ai đó cần có mặt tại cuộc họp không thể tham dự, bạn có thể cần lên lịch lại để điều chỉnh họ. Mặt khác, điều hành một cuộc họp với một bên liên quan bị thiếu cần thiết cho việc ra quyết định có thể không hiệu quả.
Thời gian là có giá trị, và điều quan trọng là phải tôn trọng rằng những người tham dự cuộc họp của bạn đang dành thời gian ngoài ngày để làm điều đó. Kết quả là, nó rất quan trọng để đảm bảo cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Khi chuẩn bị chương trình nghị sự, hãy quyết định bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi mục và điều hành cuộc họp bằng đồng hồ. Nếu bạn cảm thấy rằng cuộc họp đang đi sai hướng, hãy thống trị nó bằng cách yêu cầu mọi người bám sát các chủ đề trong chương trình nghị sự. Nếu các vấn đề quan trọng khác phát sinh, hãy đặt chúng để thảo luận thêm tại một điểm khác.
Để đảm bảo rằng không có mục quan trọng nào được đưa ra trong cuộc họp của bạn bị bỏ lỡ, hãy ghi chú, còn được gọi là phút. Bạn có thể tự viết hoặc gõ chúng trong cuộc họp hoặc chỉ định người khác trong cuộc họp để ghi chú cho bạn. Bằng cách này bạn sẽ có thể tập trung vào cuộc thảo luận. Sau cuộc họp, hãy chắc chắn xem lại các ghi chú, thêm bất kỳ mục bị thiếu nào và gửi chúng cho các bên liên quan quan trọng. Có một hồ sơ bằng văn bản về những gì đã được thảo luận trong cuộc họp có thể hữu ích nếu các vấn đề phát sinh trong tương lai.
Sau khi cuộc họp kinh doanh kết thúc, hãy nhớ theo dõi bất kỳ mục hành động nào đã được quyết định. Bạn có thể cần gửi lời nhắc đến đồng nghiệp hoặc liên lạc với họ để đảm bảo họ đã hoàn thành nhiệm vụ.Nếu có bất kỳ vấn đề nổi bật nào chưa hoàn thành trước thời hạn, bạn có thể cần phải thảo luận thêm với người đó.
Cuộc họp kinh doanh tàu phá băng
Một số cuộc họp kinh doanh, đặc biệt là những cuộc họp mà những người tham dự don rất hiểu nhau, đòi hỏi phải có máy phá băng. Các câu hỏi thú vị hoặc các hoạt động xây dựng đội nhóm ngắn có thể giúp giảm bớt căng thẳng và đưa mọi người lên một sân chơi bình đẳng. Một trong những cách dễ nhất để phá vỡ băng tại một cuộc họp là đặt một câu hỏi tiết lộ một cách giải thích độc đáo hoặc thú vị về mỗi người. Các câu trả lời cho các loại câu hỏi này giúp mọi người liên quan đến nhau. Một số ví dụ bao gồm:
- Nếu bạn là một con vật, bạn sẽ là con nào và tại sao?
- Đâu là nơi thú vị nhất mà bạn đã từng ở?
- Nếu bạn có thể gặp bất kỳ nhân vật lịch sử nào, đó sẽ là ai và tại sao?
Câu hỏi về tàu phá băng don lồng phải đối phó với chủ đề của cuộc họp. Chúng được thiết kế để khiến mọi người nói chuyện và lắng nghe nhau. Một tàu phá băng cuộc họp tuyệt vời khác liên quan đến mỗi người tham dự nói hai sự thật và lời nói dối, và những người tham dự còn lại phải đoán xem mục nào là lời nói dối. Đây là một cách tuyệt vời để tìm hiểu những người trong cuộc họp. Tàu phá băng cũng có thể đến dưới dạng các hoạt động nhóm. Ví dụ, yêu cầu những người trong cuộc họp tìm một người nào đó trong cuộc họp có điểm chung với họ, như thú cưng hoặc thương hiệu xe hơi. Điều này buộc mọi người rời khỏi chỗ ngồi của họ và nói chuyện với những người khác mà họ có thể không nói chuyện chung.
Một số hoạt động của tàu phá băng liên quan đến một chút chuẩn bị về phần tổ chức cuộc họp. Một hoạt động bao gồm viết tên của những người nổi tiếng trên những mảnh giấy nhỏ và dán tên ở mặt sau của mỗi người tham dự. Trong trò chơi này, mỗi người tham dự phải hỏi có hoặc không có câu hỏi nào về người có tên trên lưng họ, cố gắng đoán xem đó là ai.
Cuộc họp kinh doanh Nghi thức xã giao
Mặc dù văn hóa của tổ chức của bạn sẽ thông báo về cách bạn nên cư xử trong các cuộc họp kinh doanh, có một số khía cạnh của nghi thức xã giao là phổ biến. Một trong những cách tốt nhất để tham dự một cuộc họp là chuẩn bị. Điều này có nghĩa là biết những gì trong chương trình nghị sự và đã thực hiện việc chuẩn bị hoặc nghiên cứu để đi cùng với các mục mà bạn có trách nhiệm. Ví dụ: nếu một mục chương trình nghị sự liên quan đến việc thảo luận về kế hoạch tiếp thị mà bạn đang thực hiện, thì điều quan trọng là phải đi đến cuộc họp với các ghi chú kế hoạch trong tay, sẵn sàng thảo luận chi tiết. Nó cũng quan trọng không kém để đến đúng giờ.
Tập trung vào cuộc họp thay vì điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay của bạn là một cách khác để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, vì vậy hãy tắt điện thoại và tắt máy tính xách tay của bạn trong cuộc họp. Nếu bạn cần truy cập bất kỳ tệp nào trên máy tính xách tay của mình cho cuộc họp, hãy nhớ tắt email để bạn không bị phân tâm bởi các tin nhắn đến. Hãy nhớ rằng cuộc họp đòi hỏi sự chú ý của bạn và phân chia nó giữa điện thoại hoặc máy tính xách tay của bạn sẽ không dẫn đến một cuộc thảo luận hiệu quả.
Trở thành một người lắng nghe tốt và một người tham gia tích cực là những khía cạnh trung tâm của việc tham dự một cuộc họp kinh doanh. Hãy chắc chắn làm theo cùng với những gì mọi người đang nói, đặt câu hỏi khi bạn không chắc chắn về điều gì đó và cung cấp câu trả lời hoặc cái nhìn sâu sắc về các mục mà bạn chịu trách nhiệm. Ngôn ngữ cơ thể của bạn cũng là một phần của việc tham gia tích cực; điều này có nghĩa là ngồi lên cao thay vì ngồi thụp xuống ghế và giao tiếp bằng mắt với những người mà bạn nói chuyện.
Tùy thuộc vào loại cuộc họp bạn tham dự, bạn có thể muốn gửi một lời cảm ơn đến người tổ chức cuộc họp hoặc những người bạn đã gặp. Điều này có thể phù hợp nếu bạn gặp gỡ với một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng quan trọng. Bạn có thể cảm ơn họ vì đã dành thời gian và nhắc lại một số điều quan trọng bạn đã thảo luận trong cuộc họp để thể hiện sự nhiệt tình của bạn.
Mẫu biên bản cuộc họp kinh doanh
Khi bạn có nhiệm vụ ghi lại biên bản cuộc họp, nó có vẻ như là một công việc căng thẳng. Một vài lời khuyên có thể giúp bạn lưu ý tất cả những điểm quan trọng trong cuộc họp mà không bỏ lỡ điều gì. Nó rất quan trọng để hiểu mục đích của phút. Các ghi chú được thực hiện trong một cuộc họp có nghĩa là một bản ghi chép về những gì đã diễn ra ở đó. Những ghi chú này có thể hữu ích cho những người tham dự để nhớ những gì đã nói hoặc họ có thể cung cấp bản phân tích cuộc họp cho những người không thể tham dự. Do đó, điều quan trọng là phải gỡ bỏ tất cả các mục chính được thảo luận trong cuộc họp, bao gồm các quyết định được đưa ra, các nhiệm vụ hoặc các bước tiếp theo được lên kế hoạch và các nghị quyết đạt được.
Trước khi tham dự một cuộc họp, hãy viết ra một mẫu đơn giản mà bạn có thể điền vào trong khi ghi chú. Lấy một bản sao của chương trình nghị sự cho cuộc họp và sử dụng nó như một hướng dẫn. Ở đầu chương trình nghị sự, thêm một khoảng trống để ghi chú tên của tất cả những người tham dự cuộc họp. Nếu thiếu các bên liên quan chính, bạn sẽ muốn lưu ý rằng trong trường hợp bạn cần theo dõi họ sau. Tùy thuộc vào loại cuộc họp và các chủ đề sẽ được thảo luận, có một số mục bạn có thể thêm vào mẫu phút:
- Ngày và thời gian của cuộc họp.
- Ngày và thời gian của cuộc họp tiếp theo, nếu một trong số đó đang được lên lịch.
- Tên của người tham dự và tên của bất kỳ bên liên quan thiếu chính.
- Các quyết định đã được đưa ra hoặc các tùy chọn đã được thảo luận cho từng mục chương trình nghị sự.
- Các bước tiếp theo cho mỗi mục chương trình nghị sự.
- Các mục chương trình nghị sự không được thảo luận tại cuộc họp, nhưng sẽ được chuyển sang cuộc họp tiếp theo.
- Bất kỳ doanh nghiệp mới nào không được chỉ định trong chương trình nghị sự ban đầu.
- Nhiệm vụ hoặc các mục hành động và các cá nhân mà họ được chỉ định, kể cả ngày đáo hạn nếu được chỉ định.
Bằng cách phát triển một mẫu cho biên bản cuộc họp, bạn sẽ ở vị trí tốt hơn để ghi lại các bước quan trọng và theo dõi bất kỳ hoạt động kinh doanh cần thiết nào sau cuộc họp.
