Cục Quản lý An toàn Hãng vận tải Liên bang của Bộ Giao thông Vận tải yêu cầu các hãng vận tải hàng hóa hoặc đại lý của họ chuẩn bị một vận đơn bằng văn bản cho mỗi lô hàng được vận chuyển. Là một tài liệu pháp lý, vận đơn quy định chi tiết về lô hàng và cung cấp hàng tồn kho bằng văn bản và giá trị của các mặt hàng đang được vận chuyển. Nó cung cấp cho người vận chuyển hàng hóa danh hiệu tạm thời cho hàng hóa, và nó có chức năng như hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và người vận chuyển. FMCSA yêu cầu vận đơn chứa các điều khoản, điều kiện và thông tin nhất định.
Thông tin liên lạc
Thông tin liên lạc của các bên phải được đưa vào vận đơn. Tên và địa chỉ của hãng vận tải phát hành vận đơn và bất kỳ hãng vận chuyển nào khác đang vận chuyển lô hàng phải được bao gồm, cũng như tên, địa chỉ và số điện thoại của một văn phòng nơi người gửi hàng có thể liên hệ với người vận chuyển hoặc đại lý đại diện người vận chuyển.
Thanh toán và bằng chứng bảo hiểm
Vận đơn phải ghi rõ hình thức thanh toán cùng với các điều khoản và điều kiện mà hãng vận chuyển sẽ chấp nhận khi giao hàng. Nếu người vận chuyển đang thu tiền thanh toán khi giao hàng, vận đơn phải bao gồm cả số tiền tối đa mà người vận chuyển sẽ tính để giao hàng và thông tin liên lạc cho người được trả tiền mà người vận chuyển có thể liên lạc về các khoản phí. FMCSA cũng chỉ định các quy định thay thế về ngày nhận và ngày giao hàng cho dịch vụ được bảo đảm và không được bảo đảm. Tất cả các vận đơn phải bao gồm ngày nhận hàng thực tế, một tuyên bố về giá trị khai báo của lô hàng và chi tiết về bảo hiểm cho nó.
Dự toán và hàng tồn kho
Ba mặt hàng phải được đính kèm với vận đơn, trừ khi các tệp đính kèm được cung cấp ở nơi khác. Đầu tiên, một ước tính ràng buộc hoặc không ràng buộc về chi phí mà hãng vận chuyển đang tính để vận chuyển hàng hóa; thứ hai, thứ tự dịch vụ và thứ ba, một bản kiểm kê chi tiết về hàng hóa.
Duy trì kỷ lục
Vận đơn là một hồ sơ hoạt động phải còn lại với lô hàng. Cho đến khi người vận chuyển giao hàng cho người nhận hàng, vận đơn sẽ vẫn thuộc sở hữu của tài xế chịu trách nhiệm vận chuyển. Sau khi giao hàng, người vận chuyển phải giữ lại vận đơn trong ít nhất một năm sau ngày tạo.
