Các hoạt động thu gom tạo thành một sự cần thiết phía sau hậu trường khó chịu khi ai đó nợ tiền bạn hoặc doanh nghiệp của bạn và dường như không muốn trả tiền. Thay vì tham gia vào một trò chơi thẻ điện thoại tốn nhiều thời gian và không hiệu quả với một người có mọi lý do để tránh các cuộc gọi của bạn, hãy viết một lá thư kinh doanh, kỹ lưỡng như một lời nhắc nhở hữu hình về khoản nợ. Tin nhắn email có thể mất ít thời gian và chuẩn bị hơn mực trên giấy, nhưng thực tế là bạn nỗ lực liên lạc qua thư nhấn mạnh ý định chân thành và nghiêm túc của bạn để đảm bảo thanh toán.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tiêu đề thư
-
Bản sao hóa đơn
Tạo thư của bạn trên tiêu đề thư chính thức của doanh nghiệp hoặc tổ chức mà người gửi tiền chậm trễ thanh toán. Nếu không có tiêu đề thư như vậy tồn tại, hãy mở thư với tên và địa chỉ của tổ chức của bạn. Theo dõi thông tin đó với tên đầy đủ và địa chỉ của người hoặc tổ chức nợ bạn thanh toán. Liệt kê số tài khoản và hóa đơn hoặc số giao dịch của người nhận thanh toán trước lời chào nhận dạng người nhận.
Sử dụng một lời chào cá nhân chính thức. Địa chỉ người nhận là "Kính gửi bà Jones" hoặc "Kính gửi ông Smith." Bắt đầu với "Gửi đến ai có thể quan tâm" nếu bạn không có thông tin liên hệ đầy đủ cho một cá nhân.
Duy trì một giai điệu chuyên nghiệp, thân mật, lạc quan ngay cả khi bạn cảm thấy một cảm giác thất vọng sâu sắc. Tập trung văn xuôi của bạn vào ý tưởng rằng người được trả tiền đã bỏ qua hóa đơn của bạn và chỉ cần một lời nhắc nhở để thực hiện chuyển tiền thích hợp.
Nêu số tiền và tính chất của khoản nợ, bao gồm đầy đủ chi tiết về giao dịch mua hoặc dịch vụ mà nó trả. Bao gồm ngày giao dịch và ngày giao hàng cũng như bất kỳ thông tin nhận dạng nào khác.
Đánh vần những gì bạn mong đợi từ người gửi, bao gồm cả thời gian bạn mong đợi thanh toán. Làm rõ bất kỳ hình phạt nào, bao gồm cả lãi hoặc phí trễ đã hoặc sẽ áp dụng.
Cung cấp thông tin liên lạc của bạn để người gửi có thể liên lạc với bạn để làm rõ tình huống hoặc yêu cầu gia hạn thanh toán. Ghi rõ số điện thoại và địa chỉ email trực tiếp của bạn ngay cả khi chúng xuất hiện trên tiêu đề thư. Đóng lời cảm ơn về sự chú ý nhanh chóng của người gửi và xác nhận lại giá trị bạn đặt trên mối quan hệ công việc hoặc công việc.
Lời khuyên
-
Người xưa nói rằng "bạn sẽ bắt được nhiều ruồi bằng mật ong hơn với giấm" áp dụng rất nhiều cho lời nhắc thanh toán. Trừ khi lá thư này thể hiện một yêu cầu cuối cùng, hãy chừa chỗ cho khả năng hóa đơn bị sai lệch hoặc người gửi tiền gặp phải một số sai lầm gây cản trở sự chú ý của anh ta đến chi tiết thanh toán.
Kèm theo một bản sao của hóa đơn hoặc tuyên bố có liên quan. Nếu bạn bao gồm một phong bì tự gửi địa chỉ để chuyển tiền, hãy đề cập đến nó trong thư của bạn.
Cảnh báo
Nếu thư của bạn phác thảo hành động cụ thể mà bạn dự định thực hiện như một phần của nỗ lực thu thập, bao gồm các thủ tục tố tụng tại tòa án nhỏ hoặc các biện pháp khác, hãy chuẩn bị để thực hiện theo các biện pháp bạn vạch ra.
