Mặc dù nhiều người coi các cuộc họp là một sự lãng phí thời gian, nhưng chúng là một cách hiệu quả để chia sẻ thông tin, theo dõi tiến trình của một dự án lớn và cải thiện giao tiếp giữa các thành viên của một nhóm. Điều quan trọng là tất cả mọi người tham gia cuộc họp và đến đúng giờ để ngăn chặn sự chậm trễ không cần thiết. Một cách hiệu quả để nhắc nhở những người liên quan đến đúng giờ là gửi cho mọi người lời nhắc nhở về cuộc họp sắp tới một vài ngày trước khi nó được lên kế hoạch.
Gửi email cho tất cả những người tham dự cuộc họp một vài ngày trước cuộc họp.
Nhập địa chỉ email của tất cả những người dự kiến sẽ tham dự trong trường "Tới" của mẫu email, sau đó bắt đầu soạn thư của bạn.
Bao gồm các chi tiết quan trọng như ngày, thời gian và địa điểm. Bạn cũng có thể đính kèm một chương trình nghị sự nếu có. Điều này sẽ giúp người tham dự chuẩn bị cho cuộc họp.
Nếu cuộc họp sẽ chỉ liên quan đến một vài người, bạn có thể muốn gửi tin nhắn văn bản cho mọi người. Điều này cảnh báo những người tham dự cuộc họp theo lịch trình và gửi chi tiết trực tiếp đến điện thoại di động của họ. Bằng cách này, họ có thể kiểm tra các chi tiết như thời gian và địa điểm của cuộc họp chỉ bằng một nút bấm mọi lúc mọi nơi. (Đảm bảo rằng bạn có số điện thoại di động chính xác của mọi người. Tin nhắn vô tình được gửi đến đường dây đất sẽ không được nhận.)
