Cách tạo biểu đồ RACI

Biểu đồ RACI là một ma trận phác thảo các vai trò cho mỗi người hoặc nhóm liên quan đến một bước cụ thể trong quy trình kinh doanh. RACI là viết tắt của Trách nhiệm, Có trách nhiệm, Tư vấn và Thông báo. Biểu đồ RACI thường được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án để đảm bảo trách nhiệm được hiểu giữa các nhóm bên liên quan. Biểu đồ RACI cũng hữu ích khi thực hiện phân công công việc, giải quyết xung đột và tái thiết kế quy trình.

Xác định quy trình hoặc chức năng mà bạn sẽ tạo RACI. RACI được sử dụng tốt nhất cho các dự án hoặc quy trình kinh doanh cụ thể. Cố gắng tạo một RACI cho toàn bộ tổ chức có lẽ quá mơ hồ.

Liệt kê tất cả các hành động liên quan đến quá trình kinh doanh xác định. Các bước nên được tạo bằng các động từ hành động, chẳng hạn như đánh giá, phát triển và phê duyệt. Đối với bất kỳ bước nào yêu cầu phán đoán và nhị phân (có / không, hoàn thành / không đầy đủ), tốt nhất là chi tiết kết quả mong đợi và các tiêu chí nên được sử dụng để thực hiện hành động.

Liệt kê tất cả các bộ phận hoặc vai trò có một số mức độ tham gia vào quá trình kinh doanh xác định. Tùy thuộc vào mức độ cao hoặc chi tiết quy trình kinh doanh của bạn, bạn có thể liệt kê các phòng ban hoặc vai trò cá nhân. Không liệt kê các cá nhân trong biểu đồ RACI, nhưng vai trò của cá nhân đó. Ví dụ: nếu John Doe, phó chủ tịch, cần phê duyệt đơn đặt hàng, biểu đồ RACI của bạn sẽ liệt kê phó chủ tịch chứ không phải John Doe.

Tạo một bảng / ma trận với các vai trò của bạn được liệt kê trong các cột ở trên cùng và các bước được liệt kê trong các hàng dọc bên trái. Bạn có thể tạo RACI trong bảng tính, tài liệu từ hoặc trên giấy. Công cụ này không quan trọng, nhưng sử dụng một cái gì đó có thể dễ dàng chia sẻ trên tất cả các vai trò / bộ phận được liệt kê trên biểu đồ.

Thêm bước RACI có thể áp dụng trong các trường thích hợp trong ma trận của bạn. Bạn nên liệt kê một R, A, C hoặc I tại giao điểm của vai trò và bước được thực hiện.

R = Chịu trách nhiệm: Người thực sự thực hiện công việc. A = Có trách nhiệm: Người chịu trách nhiệm về bước được thực hiện và có quyền phủ quyết. C = Được tư vấn: Một người nên cung cấp thông tin phản hồi hoặc bằng một cách nào đó đóng góp cho bước này. I = Thông báo: Một người cần biết về quyết định hoặc hành động.

Bạn không nên có nhiều hơn một vai trò là Chịu trách nhiệm hoặc Chịu trách nhiệm cho một bước trong quy trình. Nhiều R hoặc As có thể chỉ ra sự không hiệu quả trong quy trình của bạn. Có thể bạn có thể có nhiều vai trò như được tư vấn hoặc thông báo, tùy thuộc vào hành động. Theo nguyên tắc chung, các quy trình hiệu quả nhất sẽ chỉ có một R, A, C và I cho mỗi bước được thực hiện.