Tập trung vào các vấn đề không hài lòng của khách hàng là một trong những điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể làm nếu muốn giải quyết khiếu nại của khách hàng. Một chương trình khiếu nại của khách hàng cho phép theo dõi, tổ chức và giải quyết cuối cùng các vấn đề về dịch vụ hoặc công ty. Theo dõi chương trình khiếu nại của khách hàng một cách thường xuyên là rất quan trọng để phát triển các mối quan hệ khách hàng lâu dài thành công.
Tạo một bảng tính điện tử hoặc tài liệu khác nơi dữ liệu từ các chương trình khiếu nại của khách hàng có thể được ghi lại. Đặt tên tệp máy tính này là "Khiếu nại của khách hàng" hoặc một tiêu đề tương tự và lưu nó vào nơi an toàn trên máy tính của bạn. Một ví dụ về phần mềm bảng tính có thể được sử dụng là Microsoft Excel, cho phép lọc và sắp xếp dữ liệu đã nhập.
Theo dõi các vấn đề quan trọng liên quan đến chương trình khiếu nại của khách hàng bằng cách thu thập dữ liệu từ chương trình và nhập vào bảng tính của bạn. Các ví dụ về các vấn đề cần được cập nhật và theo dõi thường xuyên bao gồm các nguyên nhân khiếu nại của khách hàng, trong đó khách hàng nộp đơn khiếu nại nhiều nhất, tần suất họ nộp cũng như nhanh chóng và nếu vấn đề được giải quyết.
Sắp xếp dữ liệu chương trình khiếu nại của khách hàng trong bảng tính của bạn để có thể nhìn thấy nó một cách rõ ràng và có tổ chức. Phân loại các loại khiếu nại khác nhau để xem vấn đề nào cần được giải quyết nhiều nhất. Sắp xếp giá trị đồng đô la của bất kỳ giao dịch tiền tệ nào dẫn đến khiếu nại của khách hàng.
Phát triển các chính sách giải quyết các khiếu nại của khách hàng chưa được giải quyết và quyết định những kỹ thuật giữ chân khách hàng nào bạn sẽ sử dụng. Cung cấp giảm giá đặc biệt cho khách hàng, các mặt hàng miễn phí hoặc các ưu đãi một lần khác để cứu mối quan hệ khách hàng là tất cả các ví dụ về cách xử lý khiếu nại chưa được giải quyết.
Tìm kiếm phản hồi của khách hàng từ các chương trình khiếu nại của khách hàng từ cả khách hàng hài lòng và không hài lòng. Điều này nên được thực hiện bởi một thành viên quản lý vì các vấn đề chưa được giải quyết thường sẽ liên quan. Tuy nhiên, nhận phản hồi của khách hàng về chương trình của bạn là một bước tốt để cải thiện chương trình khiếu nại của khách hàng.
Tích hợp chương trình phần mềm khiếu nại của khách hàng sẽ cho phép bạn theo dõi và sắp xếp cũng như giải quyết các khiếu nại. Những công cụ này cho phép cung cấp cho đại diện công ty các công cụ họ cần để xử lý các vấn đề khiếu nại. Ví dụ bao gồm Quản lý Khiếu nại của Khách hàng Everest bởi Phần mềm Lynk và Phần mềm Khiếu nại của Khách hàng của Master Control.
