Trước khi nhóm bán hàng có thể kết nối hiệu quả với khách hàng tiềm năng và giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, một người nào đó phải thiết lập một cuộc hẹn cho cả đại diện bán hàng và khách hàng (hoặc người mua khách hàng) cho cuộc gọi bán hàng đó diễn ra. Cuộc gọi bán hàng thường được lên lịch bởi một người nào đó tại công ty bán hàng gọi điện cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng và sắp xếp để đại diện bán hàng gọi điện cho khách hàng tiềm năng vào một ngày và giờ cụ thể và tại địa điểm ưa thích của khách hàng tiềm năng. Trong khi cài đặt cuộc hẹn nghe có vẻ khá dễ dàng và đơn giản, sự thật có thể phức tạp hơn nhiều. Các nhân viên bổ nhiệm hoặc người lên lịch hẹn triển khai các kỹ năng giao tiếp, giao tiếp và thuyết phục mạnh mẽ trong việc xác định khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và thuyết phục họ đồng ý lắng nghe giới thiệu bán hàng của công ty.
Lời khuyên
-
Người đặt lịch hẹn là thành viên của chức năng bán hàng của một doanh nghiệp có trách nhiệm chính là liên hệ với khách hàng tiềm năng, sơ tuyển họ và thuyết phục họ đồng ý các cuộc hẹn với đại diện bán hàng để thảo luận về các sản phẩm của công ty.
Một cuộc hẹn Setter là gì?
Một người thiết lập cuộc hẹn, hoặc người lên lịch hẹn, là một thành viên của nhóm bán hàng ít nhất là về chức năng, nếu không phải là một phần của bộ phận bán hàng theo sơ đồ tổ chức của hãng.
Những cá nhân này sử dụng dữ liệu liên hệ mà họ đưa ra, thường là một bảng tính hoặc tài liệu in nào đó, bao gồm một danh sách các khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng cho công ty. Tài liệu có thể được sắp xếp theo mã vùng, mã ZIP hoặc một số số liệu khác. Sau đó, người đặt cuộc hẹn bắt đầu liên hệ với từng khách hàng tiềm năng theo bất kỳ tham số ưu tiên nào đã được chỉ định, với các mục tiêu song sinh. Đầu tiên, người đặt cuộc hẹn cố gắng xác định người mua thích nhất trong danh sách khách hàng tiềm năng. Đây là một quá trình được gọi là trình độ chuyên môn, và mục đích duy nhất của nó là loại bỏ những người hoặc doanh nghiệp chưa sẵn sàng để mua hàng từ những người sẵn sàng mua. Thứ hai, người thiết lập cuộc hẹn muốn có được những khách hàng tiềm năng đủ điều kiện để đồng ý một cuộc hẹn cụ thể cho một cuộc gọi bán hàng.
Nói cách khác, chỉ với vài phút trò chuyện, người đặt cuộc hẹn phải có khả năng đánh giá mức độ quan tâm thực sự của khách hàng tiềm năng, khả năng mua hàng và sự sẵn sàng để mua hàng.
Những mục tiêu song sinh này có nghĩa là các setters cuộc hẹn không chỉ là những nhân viên văn thư. Họ phải đủ quen thuộc với công ty để giải thích các mặt hàng hoặc dịch vụ để bán. Họ cũng phải đủ sức thuyết phục để thuyết phục một khách hàng tiềm năng đủ điều kiện khác để có cơ hội vào công ty và cho phép một trong những đại diện bán hàng của công ty chiếm thời gian và sự chú ý trong giờ làm việc.
Mặc dù có một số điểm tương đồng nhất định giữa người hẹn gặp và người tiếp thị qua điện thoại, nhưng có một điểm khác biệt quan trọng giữa hai người. Các nhà tiếp thị qua điện thoại thực hiện các cuộc gọi (thông thường là các cuộc gọi lạnh) đến các khách hàng tiềm năng để bán sản phẩm hoặc dịch vụ trực tiếp cho khách hàng tiềm năng. Các nhân viên bổ nhiệm gọi khách hàng tiềm năng để xác nhận các cuộc họp mà tại đó đại diện bán hàng sẽ trình bày, giải thích và cố gắng bán các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty cho khách hàng tiềm năng, nhưng họ không tham gia trực tiếp vào việc bán hàng.
Một điểm khác biệt quan trọng khác giữa người bán hàng qua điện thoại và người đặt cuộc hẹn là người đặt cuộc hẹn làm việc với khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và có thể trực tiếp tham gia vào các hoạt động sơ tuyển trong suốt cuộc gọi điện thoại. Điều này giúp các chuyên gia bán hàng, những người cuối cùng chịu trách nhiệm đóng cửa bán hàng bằng cách đảm bảo họ dành phần lớn thời gian và công sức của họ cho những khách hàng tiềm năng thực sự quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ được đề cập.
Nhiệm vụ chung của một cuộc hẹn Setter
Mặc dù định nghĩa trên có vẻ khá đơn giản, câu hỏi vẫn còn là: Người lên lịch hẹn làm gì?
Để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ công việc của người đặt cuộc hẹn, sẽ giúp hiểu vị trí của người đặt cuộc hẹn phù hợp với mối quan hệ chung của công ty với bất kỳ khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng nào. Mặc dù các công ty và ngành công nghiệp riêng lẻ điều chỉnh và tinh chỉnh quy trình kênh bán hàng phù hợp với nhu cầu của riêng họ và sự khác biệt theo ngữ cảnh có thể yêu cầu một cách tiếp cận khác nhau, nói chung, một công ty phát hiện ra hoặc nắm bắt được khách hàng tiềm năng (nghĩa là khách hàng tiềm năng và tất cả các khách hàng tiềm năng có liên quan liên hệ và thông tin khác) thông qua tiếp thị.
Bộ phận tiếp thị sau đó thu thập thông tin và dữ liệu về tất cả các khách hàng tiềm năng và chuyển dữ liệu đó đến người đặt cuộc hẹn, người sau đó tiếp tục với khách hàng tiềm năng và tìm cách đủ điều kiện cho anh ta hoặc loại bỏ anh ta. Khi người đặt cuộc hẹn đảm bảo sự đồng ý của khách hàng tiềm năng đủ điều kiện cho một cuộc gọi bán hàng (hoặc tương đương với cuộc gọi), khách hàng tiềm năng được chuyển cho nhóm bán hàng. Những người dẫn đầu không được coi là đủ điều kiện trong cuộc gọi setter Cuộc gọi có thể được đưa trở lại tiếp thị để được nuôi dưỡng và phát triển hơn nữa. Cuối cùng, khi một khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trả tiền, anh ta được chuyển qua quản lý tài khoản và dịch vụ khách hàng.
Trong chuỗi sự kiện này, người đặt cuộc hẹn đóng một vai trò quan trọng. Chức năng công việc chính là thực hiện các cuộc gọi điện thoại đến các khách hàng tiềm năng được liệt kê, đủ điều kiện hoặc loại bỏ chúng và đảm bảo một cuộc hẹn cho một cuộc gọi bán hàng. Trong cuộc gọi quan trọng này, người đặt cuộc hẹn cũng sẽ được mong đợi có thể trả lời các câu hỏi quan trọng có thể có về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
Để giúp các setters cuộc hẹn thực hiện thành công các chức năng công việc của mình, các công ty thường cung cấp cho họ một kịch bản được chuẩn bị để sử dụng làm khung cho mỗi cuộc gọi. Tuy nhiên, setters cuộc hẹn thành công không bao giờ chỉ dựa vào các kịch bản. Thay vào đó, họ sử dụng các tập lệnh làm bản sao lưu và hỗ trợ trong khi vẫn cảnh giác và tham gia đủ để trả lời chính xác nhưng chuyên nghiệp cho các câu hỏi và mối quan tâm mới được đưa ra bởi các khách hàng tiềm năng.
Setters cuộc hẹn cũng có thể được dự kiến sẽ nhận cuộc gọi đến từ khách hàng tiềm năng có câu hỏi hoặc muốn tìm hiểu thêm về các sản phẩm của công ty. Điều này xảy ra thường xuyên nhất trong các tình huống mà khách hàng tiềm năng nhận được tài liệu tiếp thị, bằng bản in hoặc có thể trực tuyến thông qua phiếu giảm giá hoặc chiến dịch quảng cáo. Nếu khách hàng tiềm năng chủ động gọi cho công ty thay vì chờ đợi để được liên lạc cho một cuộc gọi bán hàng, mức độ quan tâm của cô ấy thường được coi là đủ cao để đủ điều kiện cho một cuộc hẹn bán hàng.
Các công ty cũng thường mong đợi setters cuộc hẹn của họ thực hiện nhập dữ liệu cơ bản vào các chương trình máy tính được gọi là ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng. Các chương trình này giúp nhân viên bán hàng và tiếp thị của công ty giám sát, theo dõi, liên hệ và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng trong suốt quá trình mua hàng của công ty với hy vọng chuyển đổi họ thành khách hàng hài lòng. Thông tin liên quan đến các cuộc hẹn được đặt ra và các câu hỏi được đặt ra trong cuộc trò chuyện về setter với người dẫn cũng có thể được nắm bắt tại đây.
Làm thế nào để trở thành người bổ nhiệm
Cài đặt cuộc hẹn thường được coi là một vị trí cấp đầu vào, là một phần của chức năng bán hàng trong công ty và là cơ sở chứng minh cho các đại diện trong tương lai thể hiện kỹ năng bán hàng và khả năng đại diện cho công ty theo cách tích cực giúp phát triển thương hiệu. Do đó, công ty xem xét cả các kỹ năng công việc cơ bản - những kỹ năng làm cho một cá nhân có thể tuyển dụng, chẳng hạn - và tiềm năng như một đại diện bán hàng.
Các yêu cầu cơ bản để tìm kiếm một vị trí như một người đặt cuộc hẹn bao gồm bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, năng lực với các chương trình máy tính cơ bản (bàn phím, sử dụng chuột, nhập dữ liệu, v.v.) và kỹ năng giao tiếp và điện thoại tuyệt vời. Vì hầu hết các công việc của một người đặt cuộc hẹn diễn ra trong hai bối cảnh chính - nói chuyện với khách hàng tiềm năng trên điện thoại trong khi nhập dữ liệu cụ thể trên máy tính - nhà tuyển dụng đánh giá cao năng lực của ứng viên và sự tự tin trong cả hai bối cảnh.
Để tối đa hóa cơ hội của bạn để đảm bảo vị trí thiết lập cuộc hẹn, hãy làm theo các mẹo sau:
- Nghiên cứu công ty trước cuộc phỏng vấn của bạn. Hiểu được vai trò của người thiết lập cuộc hẹn, các dòng sản phẩm và dịch vụ chính của công ty và một chút về lịch sử của công ty. Để thực sự nổi trội ở đây, hãy biết ai là đối thủ cạnh tranh quan trọng của công ty.
- Vào ngày phỏng vấn của bạn, hãy ăn mặc chuyên nghiệp và đến sớm. Hãy thân thiện và hướng ngoại như bạn có thể tự nhiên ở bên mọi người bạn gặp. Bạn sẽ được đánh giá lâu trước và sau cuộc phỏng vấn thực tế, vì vậy hãy chính xác và có chủ ý trong thái độ của bạn và đặc biệt là các tương tác với người khác.
- Sau cuộc phỏng vấn, theo dõi với một lời cảm ơn cá nhân. Kết nối với các cá nhân bạn đã gặp trên LinkedIn, nếu có thể. Tìm một bài viết mới thú vị về một cái gì đó bạn đã thảo luận trong cuộc phỏng vấn của bạn và gửi email cùng với lời cảm ơn của bạn.
Làm thế nào nhiều lên lịch làm một giờ?
Mức lương trung bình cho một người đặt cuộc hẹn ở Hoa Kỳ dao động từ $ 18,000 đến $ 33,000 mỗi năm. Mức lương trung bình là khoảng 21.000 đô la. Đối với các công ty bồi thường setters cuộc hẹn trên cơ sở hàng giờ trái ngược với mức lương hàng năm, mức giá trung bình mỗi giờ cho setters cuộc hẹn mới là từ $ 11 đến $ 13 mỗi giờ.
Setters cuộc hẹn có thể làm việc trực tiếp cho một công ty bán sản phẩm và dịch vụ của riêng mình hoặc cho một công ty gia công, ký hợp đồng cung cấp dịch vụ thiết lập cuộc hẹn cho nhiều khách hàng.
Mẹo cải thiện hiệu suất của bạn
Hầu hết các setters cuộc hẹn tìm kiếm vị trí như một bước đệm trên đường đến một vị trí bán hàng. Để tối đa hóa cơ hội đạt được vị trí cuối cùng đó, bạn sẽ muốn đảm bảo bạn làm tốt nhất có thể, đặc biệt là đối với chức năng cốt lõi của bạn: đặt thành công các cuộc hẹn bán hàng với khách hàng tiềm năng.
Để làm điều này, trước hết, bạn nên tinh chỉnh kịch bản của mình cho phù hợp với tính cách và kiểu nói của bạn trong khi vẫn giữ nguyên bản chất của các từ của công ty, nhưng luôn đảm bảo bạn có quyền trước khi cá nhân hóa kịch bản của mình. Một số công ty có thể nhấn mạnh vào việc giao hàng từng từ. Các kịch bản tốt nhất trong bối cảnh này sẽ luôn luôn âm thanh thoải mái và xác thực và không bao giờ học vẹt hoặc diễn tập.
Trừ khi bạn hướng dẫn khác, hãy thử cung cấp tập lệnh của bạn bằng cách sử dụng từ vựng và cấu trúc tự nhiên cho bạn. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo cuộc trò chuyện với khách hàng tiềm năng diễn ra tốt đẹp và giữ cho bạn một khung suy nghĩ cho phép bạn đi theo dòng chảy và trả lời từng khoảnh khắc cho các nhu cầu và câu hỏi của khách hàng tiềm năng. Một bài đọc nguyên văn có thể nghe có vẻ gượng ép và có thể khiến bạn khó ở lại trong thời điểm này với khách hàng tiềm năng.
Làm việc để hoàn thiện một giọng hát nhiệt tình để làm cho bạn dường như phấn khích về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đại diện. Những thay đổi về giọng hát, âm sắc, âm lượng và sự căng thẳng làm cho giọng nói của bạn trở nên thú vị hơn để lắng nghe và không khuyến khích treo máy.
Lắng nghe cẩn thận khách hàng tiềm năng của bạn. Hãy chú ý đến giọng nói, giai điệu, tốc độ, cao độ và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác sẽ giúp bạn biết được liệu có đủ điều kiện dẫn đầu này hay vượt qua dẫn đầu trở lại tiếp thị.
Cũng tôn trọng quyết định của người lãnh đạo, cho dù câu trả lời là một công ty không có doanh nghiệp hay một người không phải là ngay bây giờ, và trả lời tương ứng. Đồng thời, điều quan trọng là phải biết cách phản ứng với các biểu hiện kháng cự hoặc đẩy lùi. Có một câu trả lời được chuẩn bị cho những phản đối phổ biến nhất. Nếu khách hàng tiềm năng nói rằng đó không phải là thời điểm tốt để nói chuyện, hãy yêu cầu lên lịch cuộc gọi vào thời gian thuận tiện hơn.
Nếu khách hàng tiềm năng khiến bạn thất vọng, bạn nên hỏi thăm một cách lịch sự đối với cơ sở của khách hàng tiềm năng. Trong tổng hợp, thông tin này giúp bạn biết khi nào và làm thế nào để thay đổi cao độ của bạn.
