Một số tình huống có thể yêu cầu bạn viết thư chứng nhận, chẳng hạn như xác minh việc làm của công nhân hoặc hoàn thành khóa học của sinh viên. Thư xác nhận về cơ bản là thư xác nhận, và lý tưởng nên trực tiếp và súc tích. Nếu bạn phải làm thư chứng nhận cho bất kỳ mục đích nào, hãy sử dụng định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn và càng cụ thể càng tốt. Bởi vì loại thư này có thể được sử dụng như một hồ sơ chính thức, điều quan trọng là thông tin rõ ràng và ngôn ngữ rõ ràng.
Nhập chữ cái trên văn phòng phẩm với tiêu đề thư chuyên nghiệp của bạn. Nếu bạn chưa có, hãy tạo một tiêu đề ở đầu tài liệu bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email chuyên nghiệp của bạn.
Nhân đôi không gian và gõ ngày hiện tại. Nhân đôi không gian một lần nữa và nhập tên của người nhận và chức danh công việc của anh ta, tên công ty của anh ta và địa chỉ của công ty.
Mở bằng một lời chào chính thức, địa chỉ người nhận bằng tên với tiền tố thích hợp. Ví dụ: "Ông Jones thân mến."
Nhập một dòng chủ đề và một tiêu đề ngắn cho biết những gì lá thư được tham chiếu đến. Ví dụ: "Chủ đề: Thư xác nhận việc làm cho Mary Charleston."
Nhập một đoạn giới thiệu và giải thích chính xác những gì bạn đang chứng nhận. Nếu vấn đề liên quan đến tên của cá nhân hoặc công ty và ngày, hãy đưa chúng vào đây. Ví dụ: "Điều này là để xác nhận rằng Mary Charleston đã được Roberts Bank thuê từ ngày 3 tháng 11 năm 2008 đến ngày 4 tháng 3 năm 2010."
Nhập một đoạn thứ hai và giải thích về thẩm quyền mà bạn đang viết thư; nói cách khác, tại sao bạn là cá nhân được yêu cầu xác nhận yêu cầu. Trong ví dụ trước, người gửi có thể là ông chủ của bà Charleston tại Ngân hàng Roberts.
Cảm ơn người nhận đã dành thời gian và kết thúc bằng một kết thúc chính thức, chẳng hạn như "Trân trọng". Nhân đôi không gian hai lần và nhập tên của bạn. In thư và ký tên của bạn trên tên đánh máy của bạn.
