Cấu trúc của một tổ chức mua sắm bao gồm từ một người có trách nhiệm mua cho một bộ phận tập trung lớn hoặc tổ chức phi tập trung với các chuyên gia mua sắm làm việc tại các địa điểm hoặc đơn vị kinh doanh riêng biệt. Tham khảo cấu trúc phù hợp là điều cần thiết, bởi vì mua sắm thường chiếm một nửa chi tiêu của tổ chức, theo Tài liệu tham khảo cho doanh nghiệp. Nó cũng đóng một phần quan trọng trong chiến lược cạnh tranh của công ty.
Trách nhiệm mua hàng cá nhân
Trong một doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ, một người như giám đốc tài chính có thể chịu trách nhiệm mua sắm. Ngoài ra, các thành viên cá nhân của nhóm quản lý, chẳng hạn như giám đốc sản xuất, quản lý văn phòng hoặc quản lý tiếp thị, có thể mua sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng các yêu cầu của bộ phận. Trong kịch bản này, công ty sẽ không có quy trình mua phù hợp và sẽ không có bất kỳ sức mua nào để đàm phán các giao dịch tốt hơn từ một nhóm các nhà cung cấp phân mảnh.
Phòng thu mua
Khi phát triển, công ty có thể chỉ định một người quản lý mua sắm có trình độ chuyên môn. Công ty cũng có thể tuyển dụng một hoặc nhiều trợ lý mua hàng nếu quy mô mua sắm tăng lên. Người quản lý hoặc nhóm chịu trách nhiệm mua vật tư cho tất cả các bộ phận, thảo luận về các yêu cầu của họ, xác định nhà cung cấp và xử lý đơn đặt hàng. Bằng cách phối hợp mua sắm, công ty có thể đặt hàng lớn hơn với các nhà cung cấp ưa thích. Nó có thể có thể đàm phán mức giá thấp hơn và áp đặt tiêu chuẩn chất lượng phù hợp cho các nhà cung cấp.
Cơ cấu mua hàng tập trung
Các công ty có một số địa điểm, bộ phận điều hành hoặc đơn vị kinh doanh có quyền lựa chọn vận hành các cấu trúc tập trung hoặc phi tập trung. Trong mô hình tập trung, một bộ phận mua sắm duy nhất chịu trách nhiệm mua thay mặt cho công ty. Bộ phận, có thể bao gồm một giám đốc mua hàng, người quản lý và trợ lý, áp đặt các chính sách và thủ tục tiêu chuẩn trong toàn tổ chức với mục đích giảm chi phí, tăng hiệu quả mua hàng và đạt được chất lượng phù hợp. Để cải thiện dịch vụ đến các địa điểm khác nhau, bộ có thể chỉ định các chuyên gia chịu trách nhiệm mua các loại cung ứng cụ thể.
Cơ cấu đấu thầu phi tập trung
Trong mô hình phi tập trung, công ty ủy quyền mua cho các địa điểm và các bộ phận. Quản lý mua sắm và trợ lý mua vật tư cho nhu cầu địa phương, mặc dù họ có thể nhận được hỗ trợ từ một đơn vị trung tâm nhỏ. Trong khi một cấu trúc phi tập trung mang lại sự tự chủ và giảm bớt các nút thắt, nó có thể dẫn đến việc mua không hiệu quả, các tiêu chuẩn không nhất quán và tăng chi phí mua sắm tổng thể.
Mô hình tìm nguồn cung cấp chiến lược
Các công ty cần nguồn cung cấp thiết yếu như các thành phần kỹ thuật quan trọng hoặc muốn hài hòa chất lượng trên một loạt các nhà cung cấp đã chuyển từ thực tiễn mua sắm truyền thống sang mối quan hệ lâu dài với các đối tác cung cấp chiến lược. Các thành viên của nhóm mua sắm chịu trách nhiệm tìm nguồn cung ứng chiến lược tập trung vào các nguồn cung cấp quan trọng, để lại việc mua vật tư hàng hóa cho các thành viên khác trong nhóm. Nhóm tìm nguồn cung ứng chiến lược đặt các hợp đồng cung cấp dài hạn và hợp tác với các đối tác cung ứng để giảm chi phí, hài hòa chất lượng và mức độ sản xuất và thực hiện các dự án phát triển sản phẩm chung.
