Hệ thống thông tin quản lý (MIS), hoặc hệ thống quản lý thông tin, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động cùng với các doanh nghiệp khác, vì vậy hai người phải chia sẻ thông tin hoặc chuyển thông tin cho nhau. Ngoài ra, các doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc đơn vị có thể sử dụng MIS để biên dịch thông tin ở một vị trí trung tâm, do đó ngăn ngừa mất thông tin. Một MIS có bốn tính năng chính.
Thu thập dữ liệu
Các tổ chức sử dụng MIS để lưu trữ dữ liệu. MIS lưu trữ thông tin trong một trong hai hệ thống cơ sở dữ liệu. Loại cơ sở dữ liệu đầu tiên, cơ sở dữ liệu quan hệ, lưu trữ đầu vào từ người dùng, sau đó liên kết thông tin đó với thông tin khác trên toàn hệ thống. Cơ sở dữ liệu sau đó đưa thông tin đó vào biểu đồ hoặc biểu đồ để người dùng có thể so sánh dữ liệu. Loại cơ sở dữ liệu thứ hai, cơ sở dữ liệu phân cấp, lưu trữ dữ liệu theo thứ tự nhận được, nhưng không cung cấp bảng so sánh cho người dùng.
Tạo báo cáo
Mặc dù MIS phục vụ để lưu trữ dữ liệu, nó cũng sử dụng dữ liệu đó để tạo báo cáo. Người dùng của hệ thống xác định các loại báo cáo, với các mẫu cụ thể có sẵn trong hệ thống cho các loại báo cáo khác nhau. Khi được người dùng nhắc nhở, hệ thống sẽ biên dịch báo cáo cần thiết, chèn dữ liệu vào mẫu, sau đó in báo cáo cho doanh nghiệp.
Khả năng tiếp cận và tích hợp
Các chức năng MIS với truy cập mở. Truy cập mở có nghĩa là MIS chính có thể được kết nối hoặc tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, cho phép thay đổi dữ liệu từ các nguồn khác nhau và từ nhiều địa điểm. Chức năng này cung cấp hai kết quả quan trọng. Các tổ chức có thể cập nhật hệ thống để cung cấp thông tin kết hợp với các chính sách và quy định, và hệ thống có thể được duy trì mà không cần nhân viên phục vụ chuyên nghiệp.
Khả năng mở rộng
Một tính năng quan trọng của MIS là các doanh nghiệp có thể mua một phiên bản nhỏ của hệ thống và sau đó, theo thời gian, thêm vào đó khi tài chính cho phép. Các doanh nghiệp có thể thêm các khả năng dữ liệu gia tăng, cũng như các tính năng hệ thống, vào hệ thống ban đầu khi doanh nghiệp phát triển, loại bỏ nhu cầu chủ doanh nghiệp phải mua một hệ thống hoàn toàn mới cứ sau vài năm.
