Kế toán sẽ dễ dàng nếu bạn chỉ giảm báo cáo tài chính xuống một vài dòng: tiền kiếm được trong tháng này, tiền chi tiêu, đây là những gì còn lại và đây là giá trị tài sản của chúng tôi. Đơn giản, nhưng không nhiều thông tin. Mặc dù một số nguyên tắc kế toán rất phức tạp, việc phân loại tài khoản là cơ bản: Bằng cách tạo các tài khoản khác nhau cho các loại nợ, doanh thu và tài sản khác nhau, kế toán cung cấp thêm thông tin về công ty. Điều đó làm cho sổ cái và báo cáo tài chính hữu ích hơn cho các giám đốc điều hành, nhà đầu tư và người cho vay.
Ghi chép trong kế toán
Trong kế toán, mọi giao dịch, từ mua giấy photocopy cho đến bán hàng tồn kho trị giá 1 triệu đô la, đều đi vào sổ cái của công ty. Ý nghĩa của việc ghi chép trong kế toán là viết ra các giao dịch giữ cho mọi thứ chính xác. Quản lý của tập đoàn có thể thấy công ty đang hoạt động như thế nào và liệu nó có kiếm được nhiều hơn số tiền họ chi không. Các nhà đầu tư và người cho vay có thể xem xét các cuốn sách và báo cáo tài chính và quyết định xem công ty có thể được tin cậy bằng tiền của họ hay không.
Cách đơn giản nhất để ghi lại các giao dịch là viết chúng vào một tạp chí kế toán, điều chỉnh các phân loại tài khoản khác nhau cho phù hợp. Nếu, giả sử, một khách hàng nợ bạn 500 đô la thanh toán hóa đơn, điều đó ảnh hưởng đến hai loại, các khoản phải thu (nhỏ hơn 500 đô la) và tiền mặt (lớn hơn 500 đô la). Tham gia mọi giao dịch đơn lẻ khi nó xảy ra sẽ mất thời gian và tăng khả năng sai lầm. Với phần mềm kế toán, kế toán đơn giản có thể ghi vào phần mềm khi công ty nhận được hóa đơn của nhà cung cấp hoặc tiền lương đi ra ngoài. Phần mềm sau đó tự động ghi nợ hoặc ghi có các phân loại tài khoản phù hợp.
Phân loại tài khoản làm cho kế toán phức tạp hơn, nhưng cũng nhiều thông tin và chi tiết hơn. Trong một số cách, nó làm cho kế toán đơn giản hơn xuống đường. Giả sử bạn đã mua một thư viện phần mềm máy tính phong phú cho các máy tính của công ty. Tất cả các phần mềm là một tài sản cố định, vô hình. Khi bạn yêu cầu khấu hao do mất giá trị của phần mềm do tuổi tác, tất cả các phần mềm sẽ khấu hao theo cùng một tỷ lệ. Ghi lại tất cả các chương trình trong một phân loại tài sản giúp dễ dàng áp dụng khấu hao cho cả lớp.
Phân loại tài khoản
Phân loại tài khoản của bạn tổng hợp tài chính của bạn thành các loại khác nhau trong sổ cái và báo cáo tài chính của bạn. Nó phá vỡ hồ sơ của bạn thành nhiều phân loại rộng.
- Tài khoản tài sản: Danh sách này bao gồm tài sản và thiết bị của doanh nghiệp, từ đất đai đến tiền mặt, bằng sáng chế và nhiều hơn nữa.
- Tài khoản trách nhiệm: Chúng bao gồm tiền mà công ty bạn nợ nhưng chưa thanh toán, chẳng hạn như các tài khoản phải trả, thế chấp, các khoản vay và các hóa đơn chưa thanh toán khác.
- Tài khoản vốn hoặc chủ sở hữu của chủ sở hữu: Đây là cổ phần sở hữu mà chủ sở hữu, chủ sở hữu hoặc cổ đông có trong doanh nghiệp. Cổ phần tăng và giảm với giá trị của tài sản và số nợ.
- Rút tiền tài khoản: Điều này bao gồm tiền lấy ra từ các chủ doanh nghiệp để sử dụng cá nhân. Nó bao gồm các tài khoản bản vẽ trong quan hệ đối tác và tài khoản cổ tức trong các tập đoàn.
- Tài khoản doanh thu: Những báo cáo và theo dõi thu nhập từ bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Chúng cũng bao gồm doanh thu không hoạt động như thu nhập từ các khoản vay hoặc đầu tư.
- Tài khoản chi phí: Điều này bao gồm tiền lương, tiền thuê nhà, tiền lương, vật tư và các chi tiêu khác.
Phân loại tài khoản có thể đi vào chi tiết hơn nhiều. Ví dụ, phân loại tài sản, chia tài khoản tài sản thành nhiều loại phụ:
- Tiền mặt: Điều này bao gồm tiền trong tay trong việc kiểm tra tài khoản, tài khoản tiền gửi và tiền lẻ của công ty.
- Các khoản phải thu: Trừ khi bạn điều hành kế toán của mình một cách nghiêm ngặt trên cơ sở tiền mặt, bạn sẽ báo cáo tiền khi bạn kiếm được nó, chứ không phải khi bạn nhận được nó. Giả sử bạn bán hàng tồn kho trị giá 1.500 đô la cho một khách hàng, nhưng bạn cho họ 30 ngày để thanh toán. Bạn báo cáo $ 1.500 ngay khi bạn kiếm được nó. Nó được phân loại là thu nhập trên báo cáo thu nhập và các khoản phải thu (một tài sản) trên bảng cân đối kế toán.
- Hàng tồn kho: Danh mục này bao gồm hàng hóa để bán, hàng hóa hoàn thành một phần và nguyên liệu.
- Tài sản cố định: Phân loại tài sản này bao gồm những thứ bạn mua không thể dễ dàng chuyển thành tiền mặt theo cách mà hàng tồn kho có thể. Các tài sản được giữ trong dài hạn, không giống như, nói, vật tư văn phòng. Ví dụ về tài sản cố định bao gồm máy tính, xe hơi, đồ nội thất, tòa nhà và đất đai.
Phân loại cũng phân tách tài sản thành các loại hiện tại và dài hạn. Tài sản hiện tại là những tài sản sẽ được sử dụng hết trong năm tới. Tài sản dài hạn kéo dài hơn 12 tháng tới. Kế toán cũng phân loại tài sản hữu hình và vô hình một cách riêng biệt. Tài sản hữu hình bao gồm các mặt hàng vật lý như xe tải, máy in 3D và hàng tồn kho. Tài sản vô hình là tài sản phi vật lý như bằng sáng chế, bản quyền và thiện chí của khách hàng.
Phân loại và báo cáo tài chính
Một ý nghĩa khác của ghi chép trong kế toán là dữ liệu được ghi trong sổ cái cuối cùng trở thành cơ sở của báo cáo tài chính. Ba báo cáo tài chính hợp nhất hồ sơ tài chính của một công ty theo những cách khác nhau và phân loại tài khoản theo những cách khác nhau.
Bảng cân đối kế toán có ba lớp kế toán lớn: tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, là những gì còn lại sau khi trừ các khoản nợ khỏi tài sản. Việc phân loại tài khoản thường chia chúng ra xa hơn, thành các mục như thu nhập giữ lại, các khoản phải thu, nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Bạn không cần phải sử dụng mọi phân loại tài sản hoặc phân loại trách nhiệm có thể có trên bảng cân đối kế toán. Nếu, giả sử, công ty của bạn chưa bao giờ có bất kỳ tài sản vô hình nào, bạn không cần phải viết "Tài sản vô hình: $ 0" để chỉ ra điều này. Bằng cách so sánh tài sản và nợ phải trả của công ty, bảng cân đối kế toán đưa ra một ảnh chụp nhanh về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
Báo cáo thu nhập cho thấy lợi nhuận: Công ty mang lại bao nhiêu doanh thu mỗi tháng? Các phân loại trên báo cáo thu nhập bao gồm doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và doanh thu không hoạt động. Doanh thu không hoạt động có thể được chia thành các lớp như lãi, tiền thuê và doanh thu cổ tức. Phân tích phân loại doanh thu theo cách này phân biệt giữa doanh thu kiếm được từ ngành kinh doanh của bạn và doanh thu kiếm được từ các khoản đầu tư tốt. Bất cứ ai nghĩ đến việc đưa tiền vào công ty của bạn đều muốn biết liệu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có kiếm được tiền hay không, vì vậy nó giúp phân biệt thu nhập đó với các nguồn khác.
Các doanh nghiệp chỉ ghi lại các giao dịch tiền mặt không cần báo cáo lưu chuyển tiền mặt. Các doanh nghiệp sử dụng kế toán dựa trên dồn tích cần một vì báo cáo thu nhập ghi nhận doanh thu và mua hàng, không phải thanh toán bằng tiền mặt. Theo dõi số lượng tiền mặt di chuyển vào và ra khỏi công ty cho thấy liệu công ty có đủ tiền trong tay để thanh toán khoản vay hay trả lương. Nếu dòng tiền chảy vào ít hơn đáng kể so với thu nhập, có thể công ty không làm tốt công việc thu thập các khoản phải thu. Các phân loại dòng tiền bao gồm tiền từ đầu tư, tiền từ hoạt động và tiền từ tài chính.
Phân loại tài khoản trong sổ cái giúp bộ phận kế toán tạo báo cáo tài chính. Nếu việc bán và mua tài sản đã được ghi lại đúng cách, điều đó giúp dễ dàng xem các phân loại tài sản bạn cần báo cáo trên bảng cân đối kế toán.
Biểu đồ tài khoản là một phần quan trọng trong việc chuyển đổi sổ cái thành báo cáo tài chính. Biểu đồ là danh sách tất cả các tài khoản được sử dụng trong sổ cái chung, xác định từng tài khoản theo số. Phần mềm kế toán của bạn sử dụng biểu đồ để xác định các tài khoản như doanh thu, cổ phiếu phổ thông, tiền mặt và khấu hao phải được đưa vào trong bảng cân đối kế toán.
Khi bạn vẽ biểu đồ cho các tài khoản của mình, hãy thiết lập nó để bạn không phải thay đổi nó trong vài năm. Nếu, giả sử, bạn không sở hữu bất kỳ tòa nhà nào nhưng dự định mua một tòa nhà vào năm tới, thì nó đáng để bao gồm loại tài sản đó trong biểu đồ. Đừng bao gồm các lớp bạn không có kế hoạch sử dụng. Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ và không có hàng tồn kho, chẳng hạn, sẽ không bao gồm phân loại hàng tồn kho trong biểu đồ. Nếu bạn có tài khoản chỉ bao gồm số tiền nhỏ, hãy xem liệu bạn có thể cuộn chúng vào các lớp tài khoản khác không. Điều đó sẽ giữ cho biểu đồ không quá phức tạp.
