Trong môi trường máy tính ngày nay, nhiều tính toán tích lũy kỳ nghỉ được thực hiện tự động trong chương trình phần mềm nhân sự của tổ chức. Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty đều sử dụng một chương trình phần mềm như vậy. Thay vào đó, họ có thể sử dụng bảng tính tích lũy kỳ nghỉ trong một chương trình như Excel để theo dõi kỳ nghỉ mà mỗi nhân viên đã kiếm được. Các tính toán nên được xác minh để đảm bảo nhân viên có được số giờ nghỉ phép chính xác và công ty chỉ trả cho số giờ chính xác.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chính sách tích lũy kỳ nghỉ
-
Bảng tính tích lũy kỳ nghỉ
-
Máy tính (nếu muốn)
Xem lại chính sách tích lũy kỳ nghỉ của tổ chức của bạn. Xác định xem kỳ nghỉ tích lũy có thể được thực hiện từ các năm trước hay không và nếu có, liệu có giới hạn hay không. Xác định số tiền nghỉ phép kiếm được trên mỗi kỳ thanh toán và liệu thời gian làm việc của nhân viên có ảnh hưởng gì đến số tiền nghỉ phép kiếm được hay không.
Xác minh rằng bảng tính bao gồm được mang theo trong giờ nghỉ trong tích lũy.
Kiểm tra tính toán tích lũy của kỳ nghỉ dựa trên số tiền tích lũy thích hợp cho mỗi kỳ thanh toán cho mỗi nhân viên. Ví dụ, một nhân viên kiếm được 10 ngày nghỉ mỗi năm kiếm được gấp 10 lần số giờ làm việc mỗi ngày. Vì vậy, nếu bạn làm việc 8 giờ mỗi ngày, nhân viên kiếm được 80 giờ nghỉ mỗi năm. Nếu bạn làm việc 7,5 giờ một ngày, nhân viên kiếm được 75 giờ nghỉ mỗi năm.
Tính số giờ nghỉ cần được tích lũy cho mỗi kỳ thanh toán. Ví dụ: nếu nhân viên của bạn được trả hai tuần một lần, có 26 kỳ trả lương trong một năm. 80 giờ nghỉ phép kiếm được trong 26 kỳ thanh toán có nghĩa là nhân viên nên tích lũy 3.077 giờ nghỉ phép cho mỗi kỳ thanh toán (80 chia cho 26 là 3.077).
Xác minh rằng bảng tính trừ đi số giờ nghỉ được sử dụng trong thời gian thanh toán. Ví dụ, nhân viên có thể kiếm được 3.077 giờ lương trong kỳ nghỉ nhưng sử dụng 8 giờ lương nghỉ trong kỳ thanh toán đó. Bảng tính sẽ hiển thị "tín dụng" là 3.077 giờ nghỉ và "ghi nợ" là 8 giờ nghỉ cho tổng số tiền tích lũy cho khoảng thời gian đó là -4.923 giờ nghỉ. Bảng tính phải giữ một kiểm đếm hoạt động để bạn và nhân viên biết có bao nhiêu giờ nghỉ phép mà nhân viên có sẵn bất cứ lúc nào.
