Làm thế nào để viết một quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Quy trình hoạt động tiêu chuẩn hoặc "SOP" là tài liệu chứa các hướng dẫn về cách thực hiện một nhiệm vụ. Nó đảm bảo rằng các công việc thường xuyên được thực hiện một cách an toàn và tuân thủ các quy định hiện hành. Bạn có thể viết một Quy trình hoạt động tiêu chuẩn có thẩm quyền bằng cách làm theo các bước sau.
Hỏi nhân viên sử dụng SOP cho đầu vào của họ về cách thực hiện công việc. Dự kiến tài liệu sẽ trải qua một vài bản nháp trước khi một trận chung kết có thể được tạo ra. Có nhân viên tự xem xét các bản nháp cho các đề xuất bổ sung.
Chuẩn bị một bản thảo đầu tiên. Dự thảo này nên vạch ra tất cả các bước cần thiết trong thủ tục. Xác định nếu bất kỳ bước lớn có thể được chia thành các bước nhỏ hơn. Tạo một biểu đồ dòng đơn giản để phục vụ như một bản nháp đầu tiên có giá trị.
Viết trang đầu tiên bao gồm phần giới thiệu ngắn đưa ra một cái nhìn tổng quan về toàn bộ công việc. Bằng cách này, nhân viên thường đọc và thực hiện từng bước một phải xem trước công việc từ đầu đến cuối trước khi bắt đầu.
Chuẩn bị một tiêu đề trên trang đầu tiên. Nó phải bao gồm tên công ty và logo đơn vị kinh doanh, tiêu đề tài liệu, ngày tạo và số tài liệu cụ thể theo sự phân công của nhân viên kiểm soát tài liệu. Cũng bao gồm một số vấn đề được tạo ra bởi kiểm soát thay đổi.
Tạo một bảng trực tiếp dưới tiêu đề có tên, "Lịch sử sửa đổi và phê duyệt." Bao gồm các cột cho ngày phát hành của SOP, mô tả các thay đổi và chữ ký cho người khởi tạo SOP, người quản lý bộ phận và người quản lý Kiểm soát chất lượng. Mô tả ngắn gọn về các thay đổi sẽ tóm tắt bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện đối với SOP kể từ khi được tạo. Mỗi sửa đổi phải được ký bởi người khởi xướng của nó.
Bắt đầu trang thứ hai với mục đích của SOP. Bao gồm phạm vi của nó, nội dung của tài liệu, định nghĩa các thuật ngữ hoặc chữ viết tắt được sử dụng trong SOP, trách nhiệm của nhân viên liên quan đến thủ tục và tham chiếu đến các tài liệu mà SOP dựa vào, như tiêu chuẩn thương mại.
Kết thúc SOP bằng cách mô tả quy trình trong các bước ngắn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh mô tả nhiều bước trong cùng một câu. Khi nhiệm vụ đã được chi tiết, hãy ghi ngày vào tài liệu và ký tên bởi nhân viên quản lý thích hợp. Gửi email cho bộ phận kiểm soát tài liệu và người quản lý chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục.
