Nếu bạn muốn một cái gì đó được thực hiện đúng, hãy viết một Quy trình hoạt động tiêu chuẩn tốt, hoặc SOP. Một hướng dẫn quy trình vận hành tiêu chuẩn được viết tốt giúp các công ty hoạt động hiệu quả và nhất quán bằng cách cho nhân viên biết các thủ tục quan trọng phải được thực hiện chính xác. Duy trì chất lượng và tính nhất quán thông qua các hướng dẫn từng bước dễ hiểu cũng có thể mang lại lợi ích như tăng năng suất, loại bỏ chất thải và giảm thương tích tại nơi làm việc. Một hướng dẫn sử dụng SOP có thể giúp các doanh nghiệp tuân thủ các quy định và cải thiện đào tạo cho nhân viên.
Bước 1: Chọn các SOP của bạn
Xác định các quy trình cần được chuẩn hóa, như lắp ráp các bộ phận cho sản phẩm hoặc xử lý khiếu nại của khách hàng. Tập trung mỗi SOP vào một hoạt động. Chỉ viết về các thủ tục mà bạn biết cách làm chính xác. Hoặc, tìm một người có trình độ để họ có thể chỉ cho bạn cách làm các thủ tục. Tổng hợp tất cả các thông tin sẽ cần.
Bước 2: Chuẩn bị viết
Cung cấp cho mỗi SOP một tiêu đề có ý nghĩa, như cách Cách lắp ráp sản phẩm của bạn, hoặc Cách xử lý khiếu nại của khách hàng. Bao gồm các số hoặc danh mục của SOP nếu cần, chẳng hạn như SOP - Sản xuất - Lắp ráp hoặc SOP. Điều này sẽ cho phép bạn nhóm các thủ tục liên quan cho nhân viên. Vẽ sơ đồ sơ bộ cho các quy trình để xác nhận rằng bạn có tất cả thông tin và nó theo đúng thứ tự. Tập trung vào nhân viên sẽ thực hiện các thủ tục khi chuẩn bị phương pháp của bạn.
Bước 3: Chuẩn hóa các phần
Phác thảo các SOP của bạn. Mỗi SOP nên có các phần sau:
- Tiêu đề
- Mục đích
- Phạm vi
- Tài liệu tham khảo
- Định nghĩa
- Trách nhiệm
- Thủ tục
- Phụ lục
- Lịch sử sửa đổi
- Chữ ký phê duyệt
Bước 4: Quy trình chi tiết Từng bước
Chia nhỏ từng thủ tục từng bước theo thứ tự chúng nên được thực hiện. Bắt đầu với các bước chính, chẳng hạn như Nhận các bộ phận cho sản phẩm, hoặc Trả lời điện thoại. Sau đó chia chúng thành các bước nhỏ hơn, như xác nhận rằng mỗi bộ phận đều chính xác, xác nhận hoặc cảm ơn khách hàng đã gọi điện. Giáo dục
Bước 5: Viết từng bài luận
Viết đơn giản. Sử dụng các từ nhỏ và câu ngắn. Đặt ý chính lên hàng đầu. Theo dõi với các chi tiết. Sử dụng động từ hành động và một giọng nói tích cực. Tránh sự mơ hồ và nhầm lẫn. Don lồng sử dụng chữ viết tắt, từ viết tắt hoặc biệt ngữ.
Bước 6: Định dạng các SOP một cách nhất quán
Mỗi SOP nên được viết trong cùng một phông chữ và cỡ chữ. Chia đoạn văn dài thành đoạn ngắn. Sử dụng các gạch đầu dòng thay vì các câu dài. Thêm các phương tiện trực quan như sơ đồ. Làm nổi bật thông tin quan trọng, chẳng hạn như sử dụng kiểu chữ đậm hoặc chữ nghiêng.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả của từng SOP
Kiểm tra các tiêu chí về mức độ dễ đọc, dễ đọc và dễ hiểu.
- Tính dễ đọc: Loại này có đủ lớn và dễ đọc không?
- Khả năng đọc: Hướng dẫn có đơn giản không? Hay các giao thức có một ưu thế của các khái niệm phức tạp và các từ khó hiểu?
- Tính toàn diện: Người đọc có học được những gì họ cần biết để thực hiện thủ tục một cách chính xác không?
Bước 8: Xem xét, Sửa đổi và Phê duyệt
Yêu cầu nhân viên thực hiện các quy trình xem xét các SOP để xác nhận rằng họ hiểu mọi thứ. Hãy hỏi những nhân viên không quen thuộc với các thủ tục để đọc các bài viết. Một độc giả không nên làm thủ tục để biết cách thức mà Google thực hiện. Có từng bộ thay đổi được xem xét bởi cùng một độc giả cho đến khi chúng được chấp nhận. Các nhà quản lý, những người sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các SOP được tuân thủ nên ký tắt trước khi chúng được phát hành.
Trong kinh doanh, hệ thống đồng phục làm việc. Tạo sổ tay Quy trình vận hành tiêu chuẩn đảm bảo rằng mọi nhân viên tuân theo mọi bước trong hệ thống theo cùng một cách, mọi lúc.
